Betalingsindstillinger

Betalingsindstillingerne fortæller ForeningsAdministrator, hvornår og hvordan I ønsker at opkræve kontingent fra jeres medlemmer. Dvs. ikke hvornår jeres medlemmer skal betale – det markerer I under de forskellige medlemstyper – men hvornår I vil udsende opkrævningerne til dem.

1.0 Opkrævningsmetode

Start med at indikere, hvilken metode I vil bruge til at opkræve jeres medlemmer

I kan vælge mellem tre forskellige opkrævningsmetoder:

1. E-mail opkrævning: Med e-mail opkrævning kan I udsende jeres opkrævninger via mail til jeres medlemmer. Dvs. når I genererer kontingentopkrævninger og trykke ”send” vil alle jeres medlemmer modtage en mail med en oversigt over netop det, som de skal betale samt et kontonummer, de skal overføre pengene til. Den helt store fordel ved e-mail betaling er, at I slipper for alle udgifter forbundet med porto og lign.
2. Girokort betaling: Med girokort betaling kan I printe girokort og sende dem til jeres medlemmer. ForeningsAdministrator understøtter kun +04 girokort i kortart 471, hvor OCR-linjen (den sorte linje nederst på girokortet) er fortrykt, og hvor der er tre girokort på én A4 side.
3. PBS opkrævning: Hvis I tilkøber tillægsmodulet ”BetalingsService”, kan I opkræve jeres medlemmer via PBS/NETS. Det sker ved, at I genererer en særlig PBS-fil i ForeningsAdministrator, som I sender til PBS/NETS, hvorefter de vil stå for opkrævningen af jeres medlemmer. Den rigtige fordel er dog, at I efterfølgende kan hente en fil med betalingsoplysninger fra PBS/NETS, så jeres regnskab automatisk opdateres med alle nye indbetalinger.

2.0 Betales senest

Hvornår er sidste betalingsdato for jeres kontingentopkrævninger? I kan frit indstille en dato som kan ligge i samme måned, som opkrævningen falder eller i månederne før eller efter.

Dvs. hvis et medlem skal betale kontingent for juli måned, og I har sat sidste betalingsdato til den 7. i samme måned, vil sidste betalingsdato være 7. juli. Hvis I i stedet har valgt d. 7. i næste måned, vil sidste betalingsdato være d. 7. august.

3.0 Betalingsperioder

Betalingsperioder omhandler, hvor ofte I ønsker at udsende kontingent til jeres medlemmer. Dvs. hvor tit vil I udskrive girokort, hvis det er girokort I anvender.

Betalingsperioderne er uafhængige af de betalingsmåneder, som I definerede under medlemstyperne – et medlem kan godt skulle betale kontingent hver måned, mens I kun udsender opkrævninger én gang i kvartalet.

OBS: I ForeningsAdministrator er der forskel på betalingsmåneder og betalingsperioder. Dvs. det kan godt være, at en medlemstype skal betale hver måned, men at I som forening kun ønsker at opkræve kontingent én gang i kvartalet. Så skal I krydse af i alle betalingsmånederne under [Indstillinger] – [Medlemstyper], men kun krydse af i hver tredje måned under betalingsperioder under betalingsindstillinger.

4.0 Betaling af tilmeldinger

Nye medlemmer er ofte særlige i forhold til betalinger. Her kan I frit bestemme, hvordan nye medlemmer skal opkræves første gang, og uanset hvilken indstilling, I vælger, vil ForeningsAdministrator automatisk beregne, hvor meget nye medlemmer skal opkræves:

I har forskellige valgmuligheder i forhold til første opkrævning af nye medlemmer:

1. Betal for hele perioden der er tilmeldt i:

Med denne indstilling vil nye medlemmer blive opkrævet for hele den betalingsperiode, som de er tilmeldt i. Det betyder, at hvis I opkræver hvert kvartal og medlemmet bliver meldt ind i den sidste måned i kvartalet, vil medlemmet stadig blive opkrævet for hele perioden.

2. Betal for næste periode, ikke start-perioden:

Med denne indstilling vil det nye medlem først blive opkrævet fra og med næste betalingsperiode. Dvs. hvis I opkræver en gang i kvartalet, og det nye medlem er meldt ind i starten af et kvartal, vil medlemmet først skulle betale fra starten af næste kvartal.

3. Betal fra d. 1. i den pågældende måned:

Med denne indstilling vil nye medlemmer blive skulle betale fra og med den første i den måned, hvor de er blevet indmeldt. Dvs. hvis et nyt medlem bliver indmeldt d. 21. i en måned, vil han/hun blive opkrævet fra d. 1. ForeningsAdministrator regner selv ud, hvor meget det beløb er, ud fra den medlemstype medlemmet har.

4. Betal fra den 1. i den efterfølgende måned:

Med denne indstilling vil nye medlemmer skulle betale fra og med d. 1. i måneden efter de er meldt ind. Dvs. bliver et medlem meldt ind d. 8. juni, skal han/hun først betale kontingent fra og med d. 1. juli.

5. Betal pr. halve måned (rund ned til 1. eller 15.):

Med denne indstilling runder ForeningsAdministrator første betalingsdato ned til d. 1. eller 15. i den måned, hvor det nye medlem er meldt ind. Dvs. hvis et nyt medlem er meldt ind d. 8. i en måned, skal han/hun betale fra og med d. 1. Bliver det nye medlem meldt ind d. 23., skal han/hun således betale fra og med d. 15.

6. Betal pr. halve måned (rund op til 1. eller 15.):

Med denne indstilling runder ForeningsAdministrator første betalingsdato op til d. 1. eller 15. Dvs. hvis et nyt medlem er meldt ind d. 8. i en måned, skal han/hun betale fra og med d. 15. Bliver det nye medlem meldt ind d. 23., skal han/hun således betale fra og med d. 1 i den efterfølgende måned.

7. Betal pr. dato (betal beløb svarende hvad der er tilbage af dage i måneden):

Med denne indstilling skal nye medlemmer betale fra og med den dato, hvor de er meldt ind. ForeningsAdministrator vil således regne det præcise beløb ud, som medlemmet skal betale, ud fra indstillingerne under medlemstype.

5.0 Første opkrævning

Hvordan skal ForeningsAdministrator håndtere den første opkrævning af et nyt medlem:

5.1 Almindelig opkrævning

I kan vælge, at første opkrævning skal håndteres som en helt normal opkrævning. Dvs. ForeningsAdministrator følger blot de regler, I ellers har opsat under medlemstyper og betalingsindstillinger.

5.2 Opkræv for flere måneder på første opkrævning:

I har også mulighed for at opkræve for et valgfrit antal måneder ved første opkrævning. Det kunne f.eks. være, at alle jeres medlemmer skulle betale for 6 måneder ved første opkrævning.

5.3 Sæt alle måneder på 1 opkrævning

Hvis I krydser af i denne indstilling, vil ForeningsAdministrator automatisk samle alle betalinger ved første opkrævning på én opkrævning. Dvs. hvis jeres medlemmer f.eks. skal betale kontingent hver måned, og I har et nyt medlem, som udfyldte sin indmeldelsesblanket for tre måneder siden, men først nu er blevet meldt ind i ForeningsAdministrator, så vil medlemmet modtage én opkrævning med de tre måneder på og ikke tre separate opkrævninger. På den måde slipper medlemmet for at skulle betale af tre opgange.

5.4 Lav opkrævninger op til nærmeste betalingsperiode

Med denne indstilling vil nye medlemmer altid blive opkrævet frem til nærmeste betalingsperiode. Dvs. hvis jeres almindelig medlemmer er blevet opkrævet frem til f.eks. 1. september og et nyt medlem meldes ind i slutningen af juli, vil ForeningsAdministrator automatisk opkræve det nye medlem frem 1. september også. På den måde er alle jeres medlemmer altid opkrævet frem til samme dato.

6.0 Indmeldelsesgebyr

Hvis I har et overordnet indmeldelsesgebyr i jeres forening – dvs. et indmeldelsesgebyr som alle medlemstyper skal betale – kan I indtaste det her. ForeningsAdministrator vil så automatisk lægge dette til nye medlemmers første opkrævning.

7.0 Send kvittering

Med denne indstilling har I mulighed for at lade ForeningsAdministrator sende en mail-kvittering til jeres medlemmer, når deres betaling registreres. Dvs. hver gang en faktura markeres som betalt, vil ForeningsAdministrator ved midnat sende en kvittering til medlemmet.

8.0 Rykkere

Her kan I indstille, hvordan I ønsker at opkræve rykkere og hvilke rykkergebyrer, der skal tilskrives 1., 2. og 3. rykker.

I skal også angive, hvornår ForeningsAdministrator skal betragte nogen som ”dårlige betalere”. Dvs. når disse dage er overskredet fra sidste betalingsdato, vil fakturaen blive markeret med rød farve som ”overskredet”.

Sidst kan I markere, om I ønsker at skjule udmeldte medlemmers betalinger i betalingsoversigten.

9.0 E-mail notifikation

Den sidste indstilling under ”Betalingsindstillinger” er muligheden for at blive notificeret via mail, hvis der er uoverensstemmelser i regnskabet, som ellers er svære at opdage. Dette gør sig især gældende, hvis I anvender ”Betalingsservice”-modulet. Hvis I importerer en PBS-fil til systemet, hvor der er betalingsnumre, som ikke stemmer med betalingsnumrene i ForeningsAdministrator, vil I således få en mail, som fortæller jer hvilke betalinger, det drejer sig om.