|
 Forsiden
 Guider
 Kontakt os
 Log ind
|
 REFERENCER   KONTAKT  DEMO  PRISER  OM PROGRAMMET |
|
|
Forsiden
Guider
Kontakt os
Log ind
|
|
REFERENCER KONTAKT DEMO PRISER OM PROGRAMMET |
I ForeningsAdministrator er opkrævningsindstillingerne stedet, hvor I sætter de grundlæggende informationer op for jeres opkrævningsmodul. Disse indstillinger danner fundamentet for, hvordan systemet håndterer betalinger i jeres forening.
Opkrævningsindstillingerne spiller sammen med mange andre dele af systemet, før der dannes konkrete opkrævninger til jeres medlemmer. Det er dog et godt sted at starte og eventuelt vende tilbage til, når I ønsker at justere på jeres opkrævningsopsætning.
Hvor finder I indstillingerne?
I finder opkrævningsindstillingerne under:
Indstillinger → Opkrævningsindstillinger
Næste skridt efter opsætning
Når I har konfigureret de grundlæggende opkrævningsindstillinger, er det en god idé også at gennemgå:
TIP! I kan altid komme tilbage og tilpasse indstillingerne, så hellere lav en hurtig basis-opsætning og så kom tilbage og fyld flere detaljer på senere, evt. når i tester de første opkrævninger.
Første valg i opkrævningsindstillingerne handler om, hvordan systemet som standard skal sende opkrævninger ud til jeres medlemmer. De tilgængelige muligheder afhænger af, hvilke moduler I har adgang til i jeres løsning.
TIP! Bemærk at kreditkort og MobilePay Faste betalinger ikke vises her, da disse er betalingsmetoder og ikke måder at sende opkrævninger på.
I kan vælge mellem følgende opkrævningsmetoder:
Er I i tvivl, er e-mail-opkrævning et godt sted at starte.
En central indstilling i kontingentopkrævningen er at bestemme, hvor ofte I ønsker at danne og sende opkrævninger i systemet.
I kan vælge at danne kontingent hver måned eller præcis de måneder, I har behov for at opkræve jeres medlemmer.
Hvis alle måneder er markeret, vil systemet danne en kontingentperiode for hver måned i året. Dette er en god basisindstilling, men hvis der er måneder, hvor I ikke opkræver eller sender noget ud, kan I fjerne markeringen for disse måneder.
TIP! Opkræver I kun to gange årligt, fx i januar og juli, kan I markere kun disse måneder. Så vil systemet kun give mulighed for at lave perioderne januar-juni og juli-december for hvert år.
Systemet vil opkræve alle medlemsydelser, der skal betales inden for de valgte måneders intervaller. Hvis I har ydelser, som opkræves på forskellige tidspunkter inden for samme periode (fx hvis et hold afregnes i januar og juli, men I kun danner opkrævninger i januar), vil et medlem som udgangspunkt få dannet både en januar- og en juliopkrævning.
Ved at aktivere indstillingen "1 faktura pr. periode" kan I sørge for, at ydelser, der falder i forskellige måneder inden for samme periode, sættes på én samlet faktura. Alternativt bør I overveje at danne opkrævninger oftere.
Alle ydelser, der opkræves, har deres egen fakturatekst, som skrives på fakturaen. Derudover kan systemet automatisk tilføje datoen for ydelsen.
Som standard skriver systemet både start- og slutmåned (inkl. år) på fakturaen, fx "Kontingent Januar - December 2026".
I kan også vælge at:
I systemet kan I opsætte to typer betalingsfrister:
For salgsfakturaer kan I angive, hvor mange dage frem i forhold til dags dato fristen skal være.
For kontingentbetalingsfrister har I to muligheder:
Til sidst kan I vælge, hvilken dato der skal bruges som fakturadato:
Hvis I ønsker at opkræve et generelt indmeldelsesgebyr for alle nye medlemmer, kan I aktivere og konfigurere det her i opkrævningsindstillingerne.
TIP! Bemærk at det også er muligt at opsætte individuelle indmeldelsesgebyrer for hver enkelt medlemstype eller ydelse. Hvis I både aktiverer det generelle gebyr her og har opsat gebyrer på medlemstyperne, vil medlemmet blive opkrævet begge gebyrer. Derfor bør I vælge, om I vil opsætte gebyret her eller på de enkelte medlemstyper.
Sådan opsætter I indmeldelsesgebyret:
Hvis I bruger momsmodulet, kan I vælge, om der skal beregnes moms af gebyret
Indmeldelsesgebyret opkræves automatisk, når I laver kontingentkørsel for nye medlemmer. Det bliver ikke opkrævet for eksisterende medlemmer.
Når nye medlemmer melder sig ind, skal systemet vide, hvordan de skal opkræves første gang. Her kan I vælge mellem forskellige metoder for, hvornår betalingen skal starte og hvordan beløbet beregnes.
1. Betal for hele perioden der er tilmeldt i:
Nye medlemmer opkræves for hele den betalingsperiode, de er tilmeldt i. Eksempel: Hvis I opkræver kvartalsvis, og et medlem indmeldes i den sidste måned i kvartalet, vil medlemmet blive opkrævet for hele kvartalet.
2. Betal for næste periode, ikke start-perioden:
Det nye medlem opkræves først fra og med næste betalingsperiode. Eksempel: Ved kvartalvis opkrævning vil et medlem, der indmeldes i første kvartal, først blive opkrævet fra starten af andet kvartal.
3. Betal fra d. 1. i den pågældende måned:
Nye medlemmer betaler fra den første i den måned, hvor de er blevet indmeldt. Eksempel: Et medlem, der indmeldes den 21. juni, opkræves fra den 1. juni. Systemet beregner automatisk beløbet baseret på medlemstypen.
4. Betal fra den 1. i den efterfølgende måned:
Nye medlemmer betaler fra den første i måneden efter indmeldelse. Eksempel: Et medlem, der indmeldes den 8. juni, betaler først kontingent fra den 1. juli.
5. Betal pr. halve måned (rund ned til 1. eller 15.):
Systemet runder første betalingsdato ned til den 1. eller 15. i indmeldelsesmåneden. Eksempel: Et medlem, der indmeldes den 8. i en måned, betaler fra den 1., mens et medlem, der indmeldes den 23., betaler fra den 15.
6. Betal pr. halve måned (rund op til 1. eller 15.):
Systemet runder første betalingsdato op til den 1. eller 15. Eksempel: Et medlem, der indmeldes den 8. i en måned, betaler fra den 15., mens et medlem, der indmeldes den 23., betaler fra den 1. i efterfølgende måned.
7. Betal pr. dato (betal beløb svarende hvad der er tilbage af dage i måneden):
Nye medlemmer betaler fra præcis den dato, de er meldt ind. Systemet beregner det nøjagtige beløb baseret på de resterende dage i måneden og indstillingerne under medlemstypen.
Har man perioder hvor man skifter mellem at opkræve for hele sæsonen, til at opkræve næste sæson skal det pt. opsættes manuelt, dvs man skifter den dato man ønsker at ændre hvordan nye medlemmer opkræves, og så ændre man tilbage igen når alle medlemmer er opkrævet i den nye periode.
Her vælger I, hvordan ForeningsAdministrator skal håndtere den første opkrævning for et nyt medlem. Der er flere muligheder, som tilgodeser forskellige behov i jeres forening.
Almindelig opkrævning:
Den første opkrævning håndteres præcis som alle andre opkrævninger. Systemet følger de regler, I har opsat under medlemstyper og betalingsindstillinger. Dette er den enkleste løsning, hvor nye medlemmer behandles ligesom eksisterende medlemmer.
Opkræv for flere måneder på første opkrævning:
Her kan I vælge at opkræve et bestemt antal måneder ved første opkrævning. Eksempel: I kan indstille systemet til at opkræve for 6 måneder ved første opkrævning, uanset hvornår medlemmet melder sig ind. Eller I kan sikre, at nye medlemmer altid opkræves minimum 3 måneder frem, så de automatisk kommer med i næste kontingentperiode.
Sæt alle måneder på 1 opkrævning:
Med denne indstilling samler systemet automatisk alle betalinger for tidligere måneder på én opkrævning ved første fakturering. Eksempel: Hvis et medlem skulle have betalt kontingent for de seneste tre måneder (fordi indmeldelsen først bliver registreret nu), vil medlemmet modtage én samlet opkrævning i stedet for tre separate. Dette gør det nemmere for det nye medlem, som slipper for at skulle betale flere gange.
Lav opkrævninger op til nærmeste betalingsperiode:
Denne indstilling sikrer, at nye medlemmer altid opkræves frem til samme dato som jeres eksisterende medlemmer. Eksempel: Hvis jeres medlemmer er opkrævet frem til 1. september, og et nyt medlem melder sig ind i slutningen af juli, vil systemet automatisk opkræve det nye medlem frem til 1. september. På denne måde er alle medlemmer altid opkrævet til samme dato, hvilket gør den fremtidige administration enklere.
TIP! For foreninger med sæsonbaserede aktiviteter (som sportsklubber) kan det være en fordel at vælge "Lav opkrævninger op til nærmeste betalingsperiode", så alle medlemmer kommer i samme betaling rytme. For kulturforeninger med løbende aktiviteter kan "Opkræv for flere måneder" være en god løsning til at sikre medlemmernes engagement i en længere periode.
Som udgangspunkt kan systemet opkræve udmeldte medlemmer i bestemte situationer. Dette kan ske i to typiske scenarier:
Når et medlem er registreret som udmeldt på en fremtidig dato (fx 1 år frem), kan systemet stadig danne kontingent for den indeværende periode.
Når I danner kontingent med tilbagevirkende kraft, og medlemmet ikke længere er aktivt, men var aktivt i den periode, der opkræves for, vil systemet også danne en opkrævning.
I kan deaktivere opkrævning til udmeldte medlemmer ved at markere afkrydsningsfeltet "Opkræv aldrig udmeldte medlemmer". Når denne indstilling er aktiveret, vil systemet ikke længere lave eller sende fakturaer til medlemmer, der er registreret som udmeldte - uanset om de var aktive i opkrævningsperioden eller først udmeldes senere.
Dette er særligt nyttigt for foreninger, der ønsker at minimere administrationen omkring udmeldelser og sikre, at tidligere medlemmer ikke modtager uventede opkrævninger.
Det kan i nogle tilfælde være nødvendigt at medlemmer bindes sammen i relationer, fx hvis man har familiemedlemskaber, firmamedlemskaber eller nogle medlemmer skal betale for andre medlemmer. Er det tilfældet kan man aktivere "Firma/familiemedlemskab".
Aktiveres denne indstilling kan hvert medlem relateres til et andet medlem på medlemmets stamdata.
Her er medlemsnr 4 fx blevet tilknyttet nr 5 via en familie/firma tilknytning. Med disse tilknytninger binder man medlemmerne sammen, det er dog vigtigt at man vælger et hovedmedlem som der det medlem der relateres til, i dette tilfælde 5. Det betyder at medlem 4 skal have lavet en relation til 5 som herover, men 5 skal ikke have lavet en relation til medlem 4, da hovedmedlemmet (også kaldet det primære medlem) ikke skal have en relation. Er der til gengæld andre medlemmer i virksomheden/familien, skal de andre også have en relation til medlem 5.
At lave denne tilknytning har 2 primære formål:
1. Se hvem der hører sammen
Når man aktiverer firma/familiemedlemskab vises fanen "Relationer" under et medlem.
Her ser vi den fx for medlem nr. 5 som er hovedmedlemmet, og har medlem 4 tilknyttet sig.
2. Opkrævning
Når man opkræver med firma/familiemedlemskab, vil alle personer i relationen få dannet deres kontingent individuelt, men systemet vil så samle det på en faktura som oprettes under hovedmedlemmet. Dvs. undermedlemmer får ikke en faktura, det vil altid være hovedmedlemmet som fakturaen oprettes under. Så vidt muligt oprettes der kun 1 faktura pr. periode til modtageren, hvor alle medlemmernes opkrævning er på. Den eneste ændring er at undermedlemmets navn skrives først i fakturalinjen, så man kan se hvilken person hver linje er tilknyttet.
Bemærk: Opretter man salgsfaktura direkte på et undermedlem, vil det fortsat være undermedlemmet der vil stå som modtager af fakturaen, medmindre man benytter afkrydsningsboksen "Benyt firma/familie modtager" på faktura formularen.
Det er muligt at aktivere brugen af rabatter i systemet. Med rabatter har I mulighed for at give prisnedsættelser på medlemstype kontingent samt kontingent for hold og tillægsydelser.
Når rabatfunktionen aktiveres i betalingsindstillingerne, får I adgang til at konfigurere, hvordan rabatter skal håndteres.
Under "Angiv rabatter som" kan I vælge mellem:
Beløbsrabat: Vælger I beløb i kr, kan I skrive fx "25" for at give 25 kr rabat, hvilket gør opkrævningen 25 kr mindre. I kan også bruge negative rabatter, hvis noget skal koste mere. Skriver I "-25", bliver medlemmet opkrævet 25 kr mere.
Procentvis rabat: Giver I en procentvis rabat på fx 25%, ser systemet på det beløb, der skal opkræves. Er det fx 200 kr, vil systemet trække 25% fra, hvilket giver en rabat på 50 kr. Også her kan I bruge negative procenter for at øge det opkrævede beløb.
Under "Opkrævning" kan I vælge mellem:
Med den sidste mulighed kan I bestemme, om medlemmet tydeligt skal kunne se, at de har fået en rabat. Vises rabatten som en separat linje, er det tydeligt, at der er givet en rabat, og medlemmet kan se både den oprindelige pris og rabatten, der trækkes fra eller lægges til. Trækkes rabatten fra prisen, vil det stå på én linje, hvor prisen blot er korrigeret med rabatten.
Når I skal give et medlem rabat på en medlemstypes kontingent, skal I:
Åbne medlemmet - Gå ind under fanen "Hold/ydelser"
Her finder I feltet "Generel rabat til medlemstype kontingent". Hvis rabatter er opsat til at skulle angives i %, skal I skrive fx "10" i feltet for at give 10% rabat. Husk at gemme medlemmet og eventuelt tjekke på medlemmets fremtidige betalinger, at rabatten slår igennem som forventet.
Efterlades feltet tomt eller med 0, gives der ingen rabat.
Rabatter på hold og tillægsydelser gives også på medlemmet under fanen "Hold/ydelser". Når I har valgt et hold eller en ydelse, som medlemmet skal tilmeldes, kan I angive hvilken rabat, der eventuelt skal gives.
I kan altid opdatere dette felt, også når medlemmet allerede er tilmeldt holdet/ydelsen, for at korrigere rabatten på fremtidige opkrævninger.
TIP! Brug rabatter strategisk, fx til at tiltrække familier ved at give rabat til søskende, eller til at belønne frivillige med rabat på deres kontingent. Det er også en god mulighed for at give rabat til medlemmer med særlige behov eller i særlige situationer.
Under overskriften "Brug bankoverførsel" kan I aktivere muligheden for at bruge jeres kontonummer til almindelige kontooverførsler på opkrævninger i ForeningsAdministrator.
Bemærk: Her fortæller I blot systemet, at I vil kunne bruge kontooverførsel, og I angiver jeres kontonummer. Hvor denne information skal bruges, skal fortsat sættes op de steder, hvor der er behov for det.
Det kan fx være under:
TIP! Vi anbefaler at bruge kontooverførsler, hvis I ikke har andre betalingsmuligheder, og I kun har få overførsler at håndtere, da denne betalingsmetode er den mest tidskrævende at registrere manuelt i systemet.
TIP! For hobbyforeninger og mindre foreninger kan bankoverførsel være en enkel løsning uden ekstra omkostninger. Husk dog at overveje den ekstra administrative tid, det kræver at afstemme indbetalinger manuelt.
Under overskriften "FI Indbetalinger" kan I aktivere muligheden for at bruge FIK-numre til opkrævning. Vælger I denne mulighed, får I mulighed for at angive jeres FI Kreditornummer, som I har fået fra jeres bank.
Hvad sker der, når I aktiverer FI indbetalinger?
Når I aktiverer FI indbetalinger, sker der to vigtige ting:
Punkt 1 gør det muligt for jer at vælge, hvor I vil benytte FI-opkrævning. Punkt 2 gør det muligt at indlæse filer fra netbank med FI-indbetalinger, hvorefter systemet automatisk sørger for registrering af indbetalingerne i filen.
TIP! Vi anbefaler FI-indbetalinger som udgangspunkt, da det er en billig og nem betalingsmetode at administrere. Den kan eventuelt kombineres med andre betalingsmuligheder for at give jeres medlemmer flere valgmuligheder.
TIP! For mellemstore foreninger er FI-indbetalinger særligt fordelagtige, da I sparer tid på manuel registrering af indbetalinger og samtidig undgår de gebyrer, der kan være forbundet med betalingskort og MobilePay.
Under overskriften "MobilePay" kan I angive jeres MobilePay-nummer, hvis I har et. Dette kan både være et almindeligt mobilnummer eller et nummer til MobilePay MyShop.
Hvad sker der, når I aktiverer MobilePay?
Ved at aktivere denne mulighed og angive et nummer, låses der op for, at der forskellige steder i systemet kan indsættes betalingsadvisering med jeres MobilePay-nummer.
Registrering af indbetalinger
Modtager I MobilePay-indbetalinger, skal disse registreres som almindelige kontooverførsler - dvs. enten manuelt eller via en netbank-import. Systemet understøtter import af filer fra MobilePay i netbank-importen.
TIP! MobilePay er en meget populær betalingsmetode blandt medlemmer i alle aldre. Det kan derfor være en god idé at tilbyde denne betalingsmulighed, selv hvis I primært bruger andre metoder.
Ønsker I det, kan I få systemet til at sende en kvittering til medlemmer, når de har betalt. Dette aktiveres under "Betalingskvittering". Når I registrerer en indbetaling, vil systemet næste morgen sende en e-mail til de medlemmer, der har fået deres faktura betalt, med en bekræftelsesbesked.
Opsætning af kvitteringstekst
Beskeden kan tilpasses i indstillingerne med både emne og indhold.
Bemærk: Der autogenereres detaljer om indbetalingen under det indhold, I skriver. I behøver derfor ikke at medtage tekniske detaljer om beløb eller fakturanummer i jeres tekst.
Valgmuligheder for kvitteringer
Der er følgende muligheder for, hvilke fakturaer der sendes e-mail-kvitteringer på:
TIP! Betalingskvitteringer giver medlemmerne en ekstra tryghed og kan reducere antallet af henvendelser om, hvorvidt en betaling er registreret. Det er særligt nyttigt i perioder med mange indbetalinger, fx ved sæsonstart.
TIP! For kulturforeninger kan I bruge kvitteringsmailen til også at informere om kommende arrangementer eller andre relevante nyheder, så mailen får dobbelt værdi. Husk så at opdatere teksten løbende.
Her kan I vælge, hvilken måned betalingsoversigten skal starte i. Hvis I har en sæson eller et regnskabsår, der ikke følger kalenderåret, kan I vælge at se betalingsoversigtens 12 måneder med forskellige startmåneder.
TIP! Tilpas startmåneden, så den passer til jeres forenings aktivitetscyklus. For sportsforeninger med sæsonstart i august kan det give mening at lade betalingsoversigten starte her, mens foreninger med regnskabsår fra juli til juni med fordel kan vælge juli som startmåned.
TIP! Denne indstilling påvirker kun visningen i betalingsoversigten og ændrer ikke på, hvornår eller hvordan opkrævninger genereres. Den hjælper jer blot til at få et mere relevant overblik over indbetalingsmønstre i jeres forening.
Her kan I indstille, hvordan I ønsker at opkræve rykkere, og hvilke rykkergebyrer der skal tilskrives 1., 2. og 3. rykker.
Først vælges, om I ønsker at bruge rykkermodulet. Vælges det til, kan yderligere indstillinger opsættes.
Udsendelsesmetode
Først vælges, hvordan I som udgangspunkt ønsker at sende jeres rykkere:
Opkrævningsmetode
Herefter vælges det, hvordan rykkeren skal opkræves. Her er følgende muligheder:
1. Opret rykker som ny betaling
De opkrævninger, som medlemmet skylder for, bliver annulleret med en kreditnota, og der oprettes en ny opkrævning, som samler det annullerede beløb og markeres som rykker.
Fordel: Man kan samle flere fakturaer på samme rykker og kan få lagt rykkergebyr på
Ulempe: Gamle betalingsreferencer vil ikke ramme den nye rykker
2. Udsend samme betaling igen som rykker
Den skyldige faktura vil få en ny betalingsfrist og blive markeret som rykker og kan så sendes igen. Betalingsreferencer forbliver de samme.
Fordel: Det er simplere at styre
Ulempe: Der kan ikke tillægges rykkergebyr, og hver skyldige faktura sendes ud for sig selv og kan ikke samles på én rykker
3. Opret rykkergebyr som ny faktura
Som mulighed 2, den gamle faktura udsendes på ny, men da den ikke kan få lagt rykkergebyr til, bliver det oprettet på en ny faktura ved siden af, som skal betales selvstændigt.
Rykkergebyr
Vælger I mulighed 1 eller 3, får I muligheden for at angive, hvilket rykkergebyr der skal tilskrives de forskellige rykkere.
Derudover skal der angives en konto, som rykkergebyr bogføres på.
Visning i rykkeroversigt
De sidste 2 muligheder styrer, hvilke opkrævninger der vises under rykkeroversigten:
Venteperiode
Angiver hvor mange dage der går fra en fakturas betalingsfrist er overskredet, til den vil stå under rykkere. Har en faktura fx betalingsfrist d. 5. juni og ikke betales, og venteperioden er 7 dage, vil fakturaen først dukke op i rykkermodulet og kunne få en rykker d. 13. juni.
Med denne periode kan I tage højde for, hvor lang tid der normalt går fra et medlem betaler, til I har registreret indbetalingen, for at undgå at sende rykkere på opkrævninger, hvor indbetalingen er på vej.
TIP! Overvej jeres rykkerprocedure nøje. Mange vælger kun at sende påmindelser og ikke deciderede rykkere, men i mange tilfælde kan det både være passende at lave rigtige rykkere og have rykkergebyr.
TIP! En passende venteperiode på 2-5 dage giver jer rimelig tid til at få registreret deres betaling, og det sikrer jer at I ikke danner rykkere på nogen der har nået at betale inden for fristen.
Den sidste indstilling under "Betalingsindstillinger" er muligheden for at blive notificeret via e-mail, hvis der er uoverensstemmelser i regnskabet, som ellers er svære at opdage.
Dette gør sig især gældende, hvis I anvender "Betalingsservice"-modulet. Hvis I importerer en PBS-fil til systemet, hvor der er betalingsnumre, som ikke stemmer med fakturanumrene i ForeningsAdministrator, vil I således få en e-mail, som fortæller jer hvilke fakturaer, det drejer sig om.
TIP! Aktiver altid denne funktion, hvis I bruger Betalingsservice. Den kan hjælpe jer med at fange fejl tidligt og dermed undgå større problemer med afstemningen af jeres regnskab senere hen.
TIP! Sørg for at angive en e-mailadresse, som jeres kasserer eller økonomiansvarlige tjekker regelmæssigt, så I kan reagere hurtigt på eventuelle uoverensstemmelser.
Nu har vi gennemgået alle de grundlæggende opkrævningsindstillinger i ForeningsAdministrator. Med disse indstillinger på plads har I skabt fundamentet for et velfungerende opkrævningssystem, der passer til netop jeres forenings behov.
Husk, at I altid kan vende tilbage og justere disse indstillinger, efterhånden som jeres forening udvikler sig eller jeres behov ændrer sig. Det er en god idé at evaluere jeres opkrævningsindstillinger en gang om året eller før en ny sæson starter.
Som næste skridt anbefaler vi, at I gennemgår de relaterede indstillinger, som blev nævnt i indledningen:
God fornøjelse med jeres opkrævninger i ForeningsAdministrator!
TIP! Overvej at teste jeres opsætning ved at danne opkrævninger, tjekke dem og fjerne dem igen, så i ved hvordan jeres næste opkrævninger vil se ud.
Registreringsnr. på bogføringsprogram: |
Har du nogle spørgsmål? Lad os hjælpe dig!
|
