Medlemshåndtering
Medlemshåndtering
Medlemshåndtering
Medlemshåndtering

Betalings Service

1. Sådan fungerer Betalings Service

Betalings Service modulet i ForeningsAdministrator gør jer i stand til at sende betalinger afsted via Betalings Service fra Nets. Måden det foregår på, er at i får en aftale hos Nets som giver adgang til deres betalings service system. Her kan i sende filer med betalinger og hente indbetalings filer. En gang om måneden, kan i så downloade en fil med jeres betalinger fra ForeningsAdministrator, som i sender til Nets. Nets sender jeres opkrævninger ud, enten til automatisk betaling for dem der har tilmeldt sig det, eller med et fysisk girokort, for dem der ikke har en automatisk betalings aftale. Når jeres medlemmer betaler opkrævningen bliver det registreret af Nets, og i kan så downloade filer med informationer om hvilke opkrævninger der er betalt. Disse filer lægges ind i ForeningsAdministrator, som sørger for at opdatere jeres faktura-oversigt og regnskab automatisk.

2. Forberedelse

Som ny bruger af Betalings Service, skal i have en aftale med Nets om brugen af Betalings Service. For at benytte Betalings Service sammen med ForeningsAdministrator skal i både have en Kreditoraftale og en Dataleverandør aftale. Kreditoraftalen giver jer lov til at benytte Betalings Service til at opkræve med, og Dataleverandøraftalen giver jer adgang til systemet hvor i sender og henter data mellem ForeningsAdministrator og Nets.

Før i går gang med at ansøge om disse aftaler er det en god ide at læse mere om de priser og vilkår der er vedr. Betalings Service:

Du kan herefter begynde tilmeldingen til Betalings Service her.

Har i allerede begge aftaler, er i klar til at gå i gang med ForeningsAdministrator med det samme. I skal da blot udtrække en leverance med alle jeres betalings service aftaler, fra Nets system, og uploade den til ForeningsAdministrator. ForeningsAdministrator kender så til alle jeres eksisterende aftaler, og kan benytte dem når der sendes nye opkrævninger.

3. Opsætning

Når i er godkendt af Nets modtager i forskellige informationer om jeres nye aftale, samt instruktioner i hvordan i tilgår Nets system. I skal nu have sat ForeningsAdministrator op til at benytte jeres Betalings Service aftale.

Under Indstillinger - Betalings Service kan i opsætte Betalings Service modulet. De første 6 felter er informationer i har givet til Nets eller fået tilbage med jeres aftale. Det er jeres CVR nr, det PBS nr. Nets har tildelt jer, samt delsystem og debitorgruppe nr. fra jeres dataleverandøraftale. Derudover skal i indtaste jeres bankkontos reg. Nr. og konto nr. som er knyttet til jeres Betalings Service aftale.

De yderligere indstillinger på siden gør det muligt at sætte en ekstra tekst på Betaling Service opkrævningerne. Denne tekst vil fremgå på opkrævninger der sendes ud, og den kan skiftes fra gang til gang, hvis i ønsker at opdatere teksten.

Der er derudover mulighed for at sætte 2 forskellige betalingsgebyrer på. Et gebyr der trækkes for alle der ikke har en betalings service aftale, og som derfor ikke bliver trukket automatisk, og et gebyr til dem der trækkes automatisk.

Når disse indstillinger er sat, kan i gemme dem og i er nu klar til at benytte Betalings Service modulet.

4. Send opkrævninger med Betalings Service

For at sende opkrævninger ud med Betalings Service, skal opkrævningerne først oprettes. Her er de trin du normalt skal gå igennem for at oprette og sende opkrævningerne.

  • Generer alle opkrævninger: Sørg for at alle opkrævninger der skal sendes ud den efterfølgende måned bliver oprettet i systemet. Dvs, kør kontingent, opkræv nye medlemmer og opret evt. salgsfaktura, der skal opkræves via Betalings Service.
  • Tjek at opkrævninger: Tjek at opkrævningerne ser korrekte ud i betalings oversigten, hvis der skal ændres på faktura eller beløb er det nu i har mulighed for at gøre det for at undgå at lave kreditnotaer
  • Opret en Betalings Service fil: I er nu klar til at oprette en fil med alle jeres opkrævninger. Der er forskellige muligheder for at vælge hvilke betalinger der skal med, og alle opkrævninger der kommer i denne fil, vil blive sendt til opkrævning gennem Betalings Service.
  • Send opkrævningsfil til Nets: Når filen er genereret i ForeningsAdminisrator skal den downloades til din computer. Du kan så logge ind i Nets system og uploade filen. Bemærk at Nets normalt skal have filen senest omkring d. 20. for at de kan nå at sende opkrævningerne til betaling d. 1. Når filen er sendt kan opkrævningerne ikke trækkes tilbage, det er derfor vigtigt at man har husket alt man ønsker at få opkrævet.
  • Nets sender opkrævninger til jeres medlemmer: De medlemmer som har en automatisk betalingsaftale vil blive trukket automatisk, og vil kunne se detaljerne på deres Betalings Service oversigt. De resterende medlemmer uden aftale vil modtage et fysisk girokort, hvor der også er informationer om hvordan man tilmelder Betalings Service.
5. Modtag og registrer indbetalinger

Når opkrævningerne bliver betalt vil beløbet automatisk blive sat ind på jeres konto, og Nets registrere indbetalingerne. I kan herefter downloade informationer om indbetalingerne hos Nets. Filerne bliver tilgængelige som opkrævningerne bliver indbetalt så i kan ajourføre med ForeningsAdministrator så ofte i har lyst.

Når jeres opkrævninger er sendt afsted sker følgende:

  • Medlemmer betaler opkrævninger: Som medlemmerne indbetaler deres opkrævninger vil Nets registrere indbetalingerne. I vil modtage beløbet på jeres konto, og i Nets system kan i hente data-filer med information om hvem der har betalt, og hvor meget de har betalt.
  • Upload til ForeningsAdministrator: I kan nu downloade data-filerne fra Nets og uploade dem til ForeningsAdministrator. ForeningsAdministrator vil så gå igennem hver indbetaling og opdatere fakturalisten og regnskabet med betalingsinformationerne.
  • Næste fil: Måneden efter kan i starte forfra, opret opkrævninger, send osv.