SMS og breve

Udover e-mail som primær kommunikationskanal tilbyder ForeningsAdministrator også mulighed for at sende SMS-beskeder og traditionelle breve til jeres medlemmer. Disse funktioner er særligt nyttige i situationer, hvor e-mail ikke er tilstrækkeligt - for eksempel når I skal sende hurtige påmindelser via SMS eller formelle dokumenter som skal printes og arkiveres. Denne guide gennemgår opsætning og anvendelse af begge funktioner.

1. SMS-funktionalitet

1.1 Opsætning af SMS-modulet

SMS-modulet skal aktiveres før første gang I skal bruge det. Naviger til Indstillinger → SMS i hovedmenuen for at komme til opsætningssiden.

På opsætningssiden finder I følgende muligheder:

Venstre side: Her vises jeres aktuelle SMS-saldo, så I altid ved, hvor mange beskeder I kan sende. Under saldoen kan I angive et afsendernavn (maksimalt 11 tegn), som modtagerne vil se når de får SMS'en. Dette kunne være jeres foreningsnavn eller en genkendelig forkortelse.

Midten: Købsmuligheder for nye SMS-pakker. Systemet viser forskellige pakkestørrelser med priser, og når I køber en pakke, bliver SMS'erne øjeblikkeligt tilføjet til jeres konto.

Til højre: En tænd/sluk-knap til aktivering af SMS-modulet. Når modulet er aktiveret, bliver SMS-funktionen tilgængelig overalt i systemet, særligt i medlemslisten.

Nederst: Historik og statistik:

• Oversigt over alle afsendte SMS'er
• Tidligere købte SMS-pakker
• Forbrugsstatistik til planlægning og budgettering

1.2 Afsendelse af SMS-beskeder

Når modulet er aktiveret, kan I sende SMS'er direkte fra medlemslisten. Marker de ønskede modtagere og klik på "Send SMS" for at åbne afsendelsesvinduet.

I afsendelsesvinduet kan I skrive jeres besked mens systemet løbende viser:

• Antal brugte tegn og resterende plads
• Hvor mange SMS'er beskeden fylder (lange beskeder opdeles automatisk)
• Den samlede pris baseret på antal modtagere og beskedlængde
• Liste over valgte modtagere til verificering

Dette giver jer fuld kontrol over både indhold og omkostninger før afsendelse.

Klik “Send” for at sende sms ud til de valgte modtagere.

2. Brevfunktionalitet

2.1 Oprettelse og afsendelse af breve

Brevsystemet i ForeningsAdministrator håndterer al jeres formelle skriftlige kommunikation. Fra medlemslisten klikker I på "Send brev" for at vælge mellem at oprette et nyt brev eller bruge et eksisterende standardbrev.

Systemet arbejder med tre brevtyper:

Standardbreve: Genanvendelige skabeloner til ofte brugte formål (velkomstbreve, indkaldelser, påmindelser). Alle administratorer kan se og sende disse, hvilket sikrer ensartet kommunikation.

Offentlige breve: Specifikke breve til udvalgte medlemmer, som andre administratorer også kan tilgå. Perfekt til svar på henvendelser eller information til medlemsgrupper.

Personlige breve: Private breve som kun den oprettende bruger kan se. Ideelt til fortrolige sager.

Alle brevtyper administreres via undermenuen "Breve", hvor I også finder:

• Brevarkiv til opbevaring af vigtige dokumenter
• Brevhistorik med komplet oversigt over al sendt korrespondance

2.2 Redigering af breve

Breveeditoren åbnes når I opretter eller redigerer et brev. Her skal I først træffe nogle grundlæggende valg:

Grundopsætning:

1. Vælg brevtype (standard, offentlig eller personlig)
2. Giv brevet et beskrivende navn
3. Vælg en brevskabelon (oprettes under Indstillinger → Brevskabeloner)

Brevskabeloner definerer papirformat, margener og plads til sidehoved/sidefod. I kan have forskellige skabeloner til forskellige formål.

Grafisk materiale: Under Indstillinger → Grafisk materiale kan I uploade logoer, brevhoveder og endda konvolutskabeloner som automatisk genereres sammen med brevet.

2.3 Tekstbehandling og brevfletning

Breveeditoren fungerer som et almindeligt tekstbehandlingsprogram med en velkendt værktøjslinje:

Formateringsmuligheder:

• Fed, kursiv og understreget tekst
• Farver på tekst og baggrund
• Forskellige skrifttyper og størrelser
• Justering, indrykning og opstillinger

Brevfletning er editorens stærkeste funktion. Ved at indsætte specielle elementer som [NAVN] eller [ADRESSE] kan I sende personlige breve til mange medlemmer samtidig. Systemet erstatter automatisk disse pladsholdere med korrekt information fra medlemsdatabasen.

Nederst i editoren kan I:

• Se eksempel på det færdige brev
• Gemme jeres arbejde løbende
• Gå direkte til udskrivning
• 2.4 Udskrivning af breve

Der er to måder at håndtere udskrivning på:

Fra medlemslisten: Marker modtagere → "Send brev" → Vælg brev → "Download brev" (genererer PDF)

Fra breveeditoren: Her får I mere kontrol over processen. Først vælger I modtagere i modtagerfanen:

Her kan I søge efter specifikke medlemmer, vælge hele grupper eller bruge filtre til præcis målretning. Systemet viser antal valgte modtagere til verificering.

Derefter skifter I til udskrivningsfanen hvor brevene kan hentes til udskrift

Afslutning

SMS og brevfunktionerne i ForeningsAdministrator giver jer fleksibilitet til at vælge den rette kommunikationsform til hver situation. SMS'er er ideelle til hurtige påmindelser og vigtige beskeder, mens brevsystemet håndterer formelle henvendelser og dokumenter, der kræver arkivering.

Husk at teste begge funktioner før I sender til mange medlemmer. Start med at sende til jer selv eller et testmedlem for at sikre, at opsætningen er korrekt og indholdet ser ud som forventet. Ved spørgsmål eller problemer kan I altid kontakte supporten for assistance.