Medlemshåndtering
Medlemshåndtering
Medlemshåndtering
Medlemshåndtering

Elektronisk fakturering

Denne guide viser hvordan der opsættes elektronisk fakturering i ForeningsAdministrator, samt hvordan det bruges til at sende elektroniske faktura til medlemmer med EAN nr.

Hvad er en elektronisk faktura

En elektronisk faktura også kaldet en EAN faktura, er en faktura i et bestemt digitalt format (OIOUBL), som oftest bruges i det offentlige hvor det har været obligatorisk siden 2005. Det specielle format og måden at sende på gør at man ikke blot kan sende en pdf eller en e-mail, men det skal foregå via den specielle teknologi, hvor modtageren identificeres med et såkaldt EAN nr.

Når man har brug for elektronisk fakturering som forening er det ofte fordi nogle i ens medlemsliste har et krav om at opkrævning skal foregå med elektronisk fakturering, og det må man så efterleve. Her har man mulighed for at bruge den gratis fakturablanket på virk.dk, hvor man kan taste fakturaen manuelt, bruge et læs-ind bureau som kan konvertere en normal faktura til en EAN opkrævning imod et gebyr, eller benytte sig af et økonomisystem der understøtter afsendelsen af elektronisk faktura direkte.

Fra Juli 2017 understøtter ForeningsAdministrator dette, så elektroniske faktura kan sendes direkte fra systemet, og denne guide gennemgår opsætningen og anvendelsen af elektroniske faktura, så i kan komme hurtigt i gang.

Modulet Elektronisk fakturering

Alle kunder i ForeningsAdministrator kan gratis sende op til 10 elektroniske faktura pr. år. Ønsker man at sende flere end dette skal man købe modulet elektronisk fakturering. Køber man dette modul vil man kunne sende et ubegrænset antal faktura uden yderligere omkostning. Det betyder at alle kan bruge denne guide og komme i gang med elektronisk fakturering gratis, men har man et behov for at sende mere end 10 faktura på et år, skal man tilkøbe modulet.

Opsætning - Profil typer

For at bruge elektronisk fakturering er det et krav at man aktivere såkaldte "Profil typer". En profiltype fortæller hvilken slags medlem der er tale om i medlemslisten. Der er pt. 3 typer der kan vælges imellem:

  • Person
  • Virksomhed
  • Offentlig institution
Med profil typer kan man vælge hvilken type et medlem er, og det giver systemet mulighed for at vide hvilke informationer der kan indsamles og hvad der er relevant funktionalitet for det enkelte medlem. Standarden er at alle medlemmer er af typen Person. Ændre man det til virksomhed eller offentlig institution, vil man ikke længere kunne angive fødselsdag, men kan i stedet angive CVR og EAN nr. Ved virksomhed eller offentlig institution er det heller ikke længere fornavn, mellemnavn og efternavn der skal angives, men navnet på virksomheden samt en kontaktperson (att), og ikke mindst er det lettere at se forskel på medlemmets tilhørsforhold.

For at kunne bruge elektronisk fakturering skal profil typer aktiveres, og de medlemmer der skal kunne opkræves skal have ændret deres profiltype til virksomhed eller offentlig institution, samt have valgt at de skal opkræves elektronisk.

Profil typer aktiveres under Indstillinger - Medlemsindstillinger, hvor der skal sættes kryds i afkrydsningsboksen under punktet "Profil typer".

Opsætning - Elektronisk fakturering (EAN)

Næste punkt der skal opsættes er elektronisk fakturering. Punktet dukker op under indstillinger så snart Profil typer er aktiveret. Gå ind under Indstillinger - Elektronisk fakturering.

Først vælges der at aktivere elektronisk fakturering, og det vil så folde de relevante indstillinger ud.

Som det første tjekker man sine afsender oplysninger, som er de samme oplysninger der er angivet under Indstillinger - Generelt. Er der ændringer til dem skal man derfor huske at opdatere dem under dette punkt. Derudover kan man angive navn, e-mail og telefonnr. på den kontaktperson der skal angives på de elektroniske faktura der sendes. Dvs har en EAN modtager spørgsmål til en faktura er det disse oplysninger der vil blive brugt til kontakt.

Det næste punkt er faktura note, hvor der vælges hvilken følgetekst der skal sættes på en elektronisk faktura. Der er her 3 muligheder og de kombineres i den rækkefølge de står i, dvs man kan aktivere alle 3 samtidig og så bliver de tilføjet teksten efter hinanden, eller man kan nøjes med at bruge 1 eller 2.

Faktura tekst afkrydses hvis i ønsker at benytte den tekst der normalt står nederst på jeres PDF faktura. Så afkrydses denne vil samme tekst blive sat på EAN fakturaen.

Anden standard tekst afkrydses hvis der skal angives en standard tekst der sættes på alle EAN faktura. Krydses denne mulighed af vises der en tekstboks hvor standard teksten angives, og den vil så blive sat på alle EAN faktura der sendes.

Benyt ekstra-felt afkrydses hvis der skal flettes medlemsoplysninger med ind på en faktura. Fx kan det være at ens medlemmer ønsker at have påtrykt konto, afdeling eller anden oplysning ifm deres interne håndtering. I kan så opbevare disse informationer i et ekstra-felt, og vælge dette felt i opsætningen, og så bliver det automatisk sat på faktura teksten, så modtagerens information sættes på, og de kan bruge dem ved modtagelse.

Det sidste der opsættes er indstillinger til betaling. Her skal det vælges hvordan i ønsker at en EAN faktura skal betales, og der kan vælges imellem Nemkonto, bankoverførsel og FI indbetaling.

Nemkonto kræver at i har en registreret nemkonto, og det anbefales kun at bruge denne hvis i udelukkende bruger EAN fakturering til det offentlige

Bankoverførsel vælges hvis i ikke har et FI kreditor nr, og modtageren vil blot overføre beløbet til jeres bankkonto. Bemærk at jeres kontonr skal opsættes under Indstillinger - Betalings indstillinger

FI indbetaling anbefales hvis i har et FI kreditor nr. ForeningsAdministrator vil automatisk indsætte FI linjen der skal benyttes i den elektroniske faktura, og indbetalingen kan registreres ved normal FI import. Bemærk at FI indbetaling skal være aktiveret under Indstillinger - Betalingsindstillinger

Til sidst skal der altid være en fremdateret betalingsfrist når man sender en EAN faktura. Defor skal der angives en minimum betalingsfrist der skal benyttes når en faktura sendes, så er betalingsfristen allerede overskredet eller mindre end det, sættes betalingsfristen frem med det valgte antal dage, fra den dag den sendes. Vi anbefaler at sætte indstillingen til 10 dage, men det kan ændres efter behov.

Når EAN indstillingerne er opdateret er man klar til at opdatere sine medlemmer så der kan sendes EAN faktura.

Opdater medlemmer

Efter profil typer og elektronisk fakturering er aktiveret vil medlemsvinduet have ændret sig en smule.

Øverst er der nu en profiltype vælger, her kan der fx vælges offentlig instutition. Gøres dette ændres der på navnefelterne, så der angives navn på institution og evt. en kontaktperson (ikke påkrævet). Derudover kan der også angives CVR og EAN nr samt feltet hvor der vælges om medlemmet skal opkræves med elektronisk faktura. Kun hvis denne afkrydsningsboks er valgt, vil et medlem kunne opkræves med elektronisk fakturering.

Har man allerede lavet ekstra felter til EAN og CVR kan man kontakte supporten og få hjælp til at få overført disse felter til de nye standard-felter, da EAN nr i ekstra felter ikke kan benyttes, informationerne skal være angivet i standardfelterne før de kan bruges til elektronisk fakturering.

For at komme i gang med elektronisk fakturering skal man derfor sørge for at oprette nye medlemmer med den rigtige profil type, og evt. gå sin eksisterende medlemsliste igennem og ændre profil type fra medlem til virksomhed eller offentlig institution, for at kunne aktivere elektronisk fakturering. Bemærk at det er EAN nr. der benyttes til at identificere modtageren, så det skal udfyldes for at der kan sendes en elektronisk faktura til medlemmet.

Muligheder med profil typer

Det er ved udgivelse af modulet ikke muligt at indsamle profiltypen under ekstern tilmelding eller indmeldelse via medlemsportal, men denne information skal sættes manuelt efterfølgende.

Det er muligt at søge på profil typer samt om der benyttes elektronisk opkrævning i medlemslisten ved at vælge "Vis ekstra felter", og angive mulighederne under "Andre søgekriterier".

Debitorer

Det er også muligt at bruge elektronisk fakturering for debitorer, her skal man blot åbne en debitor, sørge for at CVR og EAN nr er udfyldt, og afkrydse boksen "Benyt elektronisk fakturering via EAN nr."

Opkrævning via Elektronisk fakturering

Selve dannelsen af opkrævninger fungerer som normalt med EAN faktura, det er udelukkende afsendelsesmetoden der er anderledes. Dvs at opkrævninger dannes som normalt under fanen Opkrævning, eller i kan lave manuelle faktura. Når de er oprettet og tjekket som normalt, klikker man "Gå til opkrævning.." for at frembringe det normale opkrævnings vindue, som også bruges til at sende e-mails.

I vinduet til at afsende opkrævninger kan man se at medlemmet der er offentlig institution og har fået valgt at der benyttes elektronisk fakturering, placeres under sin egen overskrift, og ikke sammen med normale medlemmer der fx opkræves via e-mail. Bemærk at et medlem kun kan opkræves med EAN faktura hvis det står under denne overskrift, gør medlemmet ikke det er der ikke valgt en rigtig profil type eller ikke krydset af at de skal bruge EAN fakturering.

For at sende en elektronisk faktura klikker man på overskriften "Elektronisk fakturering (EAN)" for at folde listen med modtagere ud, og se at det er dem man ønsker at sende til. Herefter klikker man på "vælg" ud for overskriften, og herefter "alle". Så er alle EAN modtagere valgt.

Herefter vælger man punktet "Handlinger" i menuen, og klikker på "Send elektronisk faktura".

Det vil åbne vinduet til at afsende EAN faktura. De bliver nu tjekket for om de kan dannes korrekt, samt om der er EAN afsendelser nok tilbage i indeværende år (hvis i ikke har modulet til elektronisk fakturering). Er der problemer med fakturaen eller medlemmets informationer vil det står her før afsendelse og man må lukket vinduet og redigere informationerne før man kan prøve at sende igen.

Er der ikke nogle problemer, kan man blot klikke på "Send faktura", og så vil fakturaen blive sendt.

Efter afsendelse

Når en EAN faktura er afsendt vil der gå nogle minutter før afsendelsen er udført, man kan følge med i det ved at se på den status der står ud for fakturaen i afsendelsesvinduet.

Her er den fx netop sendt, og systemet er i gang med at forberede og udføre afsendelse. Den status der kan stå her er:

  • Afventer afsendelse: systemet er i gang med at klargøre afsending
  • Afsender: systemet er i gang med at sende fakturaen
  • Afsendt: EAN faktura er afsendt og der er modtaget kvittering fra modtager
  • Fejl: Der er opstået en fejl ved afsendelse, kontakt supporten for yderligere information

Afrunding

Elektronisk fakturering i ForeningsAdministrator skulle gerne gøre det let også at have virksomheds eller offentlige kunder, som ikke skal håndteres i andre systemer, og muligheden for at benytte profil typer kan anvendes af mange, også selvom man ikke bruger elektronisk faktura.