Medlemshåndtering
Medlemshåndtering
Medlemshåndtering
Medlemshåndtering

Denne vejledning illustrerer, hvordan du opsætter og anvender elektronisk fakturering i ForeningsAdministrator. Det inkluderer, hvordan du sender elektroniske fakturaer til virksomheder via NemHandel-netværket eller det europæiske Peppol-netværk.

Bemærk: Elektronisk fakturering er en del af RegnskabPro som er et tillægsmodul.

Om elektronisk fakturering

En elektronisk faktura er en faktura i et standardiseret elektronisk format, der sendes til virksomheder eller organisationer (f.eks. offentlige institutioner) via standardiserede fakturanetværk. I ForeningsAdministrator kan du identificere disse virksomheder eller organisationer ved hjælp af deres CVR-nr. eller EAN/GLN-nr., og vi kan sende elektroniske dokumenter via NemHandel-netværket eller det europæiske Peppol-netværk.

Historisk set har elektroniske fakturaer primært været brugt til fakturering til det offentlige, hvor det har været obligatorisk siden 2005. Men det er også blevet mere udbredt blandt virksomheder, og nye regler for standard bogføringssystemer, der træder i kraft i 2024, kræver at alle bogføringssystemer skal kunne sende og modtage elektroniske fakturaer, derfor forventes det også at blive endnu mere brugt fremover.

Det er vigtigt at forstå, at en elektronisk faktura i denne sammenhæng ikke blot er en e-mail, og det kan ikke bruges til opkrævning til privatpersoner.

Som forening kan du have behov for elektronisk fakturering, hvis nogle af dine medlemmer kræver det. I så fald kan du enten bruge den gratis fakturablanket på virk.dk, hvor du kan indtaste fakturaen manuelt, du kan bruge et indlæsningsbureau, som kan konvertere en almindelig faktura til en elektronisk faktura mod et gebyr, eller du kan bruge et økonomisystem, der understøtter direkte afsendelse af elektroniske fakturaer, som for eksempel vores E-faktura modul.

Du kan også vælge at aktivere modtagelse af elektroniske fakturaer, hvis du ved, at nogle af dine leverandører gerne vil sende jer E-faktura. Så får du fakturaer direkte ind i ForeningsAdministrator.

Når vi specifikt nævner elektronisk faktura eller E-faktura, er det vigtigt at nævne, at der også kan både sendes og modtages kreditnotaer i dette modul.

I ForeningsAdministrator benytter vi Sproom, en faktureringsplatform fra Visma e-conomic A/S. Du behøver ikke selv en konto eller login hos Sproom, men hvis du vil benytte vores e-fakturering, skal du acceptere, at dine data i forbindelse med e-fakturering håndteres af Sproom.

Tidligere var det muligt at sende op til 10 gratis fakturaer om året. Dette er desværre ikke længere en mulighed med de nye funktioner, som vores e-faktureringsplatform tilbyder. Derfor kræver adgang til funktionerne beskrevet i denne guide, at du har modulet for elektronisk fakturering.

Opsætning

Når du har købt modulet for elektronisk fakturering, får du adgang til opsætningen, som findes under 'Indstillinger' - 'Elektronisk fakturering'. Her skal du først aktivere modulet og acceptere betingelserne for oprettelse på Sproom-platformen.

Når du accepterer betingelserne og gemmer, bliver du automatisk oprettet på Sproom. Efter få timer kan du begynde at sende elektroniske fakturaer og kreditnotaer via ForeningsAdministrator.

Indstillinger for modtagelse af fakturaer

Den næste sektion af indstillingerne handler om modtagelse af elektroniske fakturaer.

Her kan du vælge, om du ønsker at kunne modtage dokumenter via NemHandel, og om du ønsker at kunne modtage dokumenter via Peppol-netværket. Der er ingen gebyrer eller lignende forbundet med disse tilmeldinger, så det er op til dig, om du ønsker at kunne modtage dokumenter. Hvis du aktiverer det, vil andre kunne se, at dit CVR-nr. kan modtage dokumenter.

For at få besked, når du modtager noget i ForeningsAdministrator fra andre virksomheder, kan du angive en eller flere e-mailadresser (adskilt med komma). Disse vil modtage besked, når du modtager dokumenter eller opdateringer på dokumenter.

Indstillinger for afsendelse af fakturaer

Under overskriften "Send elektroniske fakturaer" kan du se de oplysninger, der vil blive angivet på de fakturaer, du sender. Ud over navn, adresse og CVR-nr., kan du også angive kontaktperson, e-mail og telefonnummer for den person, som modtageren af fakturaen kan kontakte ved spørgsmål eller lignende. Har du ændringer til jeres navn, cvr nr. osv skal det rettes under Indstillinger - Generelle indstillinger.

Det næste punkt er fakturanote. Her vælger du, hvilken følgetekst der skal sættes på en elektronisk faktura. Der er tre muligheder, og de kombineres i den rækkefølge, de står i. Du kan aktivere alle tre samtidig, og så bliver de tilføjet teksten efter hinanden, eller du kan vælge kun at bruge en eller to af dem.

Fakturatekst afkrydses, hvis du ønsker at benytte den tekst, der normalt står nederst på dine PDF-fakturaer. Hvis du afkrydser denne, vil samme tekst blive sat på e-fakturaen.

"Anden standard tekst" afkrydses, hvis der skal angives en standard tekst, der sættes specifikt på alle E-fakturaer. Hvis du afkrydser denne mulighed, vises der en tekstboks, hvor du kan angive standardteksten. Denne vil så blive sat på alle e-fakturaer, der sendes.

"Benyt ekstra-felt" afkrydses, hvis der skal flettes medlemsoplysninger ind på en faktura. F.eks. kan det være, at dine medlemmer ønsker at have påtrykt konto, afdeling eller anden oplysning i forbindelse med deres interne håndtering. Du kan opbevare disse oplysninger i et ekstra felt og vælge dette felt i opsætningen. Så vil det automatisk blive sat på fakturateksten, så modtagerens informationer kommer med, og de kan bruge dem ved modtagelse.

Det sidste, der skal opsættes, er indstillingerne for betaling. Her skal du vælge, hvordan du ønsker, at en E-faktura skal betales. Du kan vælge mellem NemKonto, bankoverførsel og FI-indbetaling.

NemKonto kræver, at du har en registreret NemKonto. Det anbefales kun at bruge denne, hvis du udelukkende bruger e-fakturering til det offentlige, da private virksomheder ikke kan betale til den.

Bankoverførsel vælges, hvis du ikke har et FI-kreditor-nr., og modtageren vil simpelthen overføre beløbet til din bankkonto. Bemærk, at dit kontonummer skal opsættes under 'Indstillinger' - 'Betalingsindstillinger'.

FI-indbetaling anbefales, hvis du har et FI-kreditor-nr. ForeningsAdministrator vil automatisk indsætte FI-linjen, der skal benyttes i den elektroniske faktura, og indbetalingen kan registreres ved normal FI-import. Bemærk, at FI-indbetaling skal være aktiveret under 'Indstillinger' - 'Betalingsindstillinger'.

Til sidst skal der altid være en betalingsfrist i fremtiden, når du sender en E-faktura. Derfor skal du angive en minimum betalingsfrist, der skal benyttes, når en faktura sendes. Hvis betalingsfristen allerede er overskredet, eller er mindre end det angivne antal dage, sættes betalingsfristen frem med det valgte antal dage fra den dag, den sendes. Vi anbefaler at sætte indstillingen til 10 dage, men det kan ændres efter behov.

Når indstillingerne er opdateret, er du klar til at opdatere dine medlemmer, så der kan sendes E-fakturaer.

Profiltyper

Når du aktiverer e-fakturering, bliver indstillingen "Profiltyper" under 'Indstillinger' - 'Medlemsindstillinger' også aktiveret. Denne indstilling skal være aktiveret, når du bruger e-fakturering.

En profiltype angiver, hvilken type medlem der er tale om i medlemslisten. Der er i øjeblikket tre typer at vælge imellem:

  • Person
  • Virksomhed
  • Offentlig institution

Med profiltyper kan man vælge hvilken type et medlem er, og det giver systemet mulighed for at vide, hvilke oplysninger der kan indsamles, og hvad der er relevant funktionalitet for det enkelte medlem.

Standarden er, at alle medlemmer er af typen 'Person'. Hvis du ændrer det til 'Virksomhed' eller 'Offentlig institution', vil du ikke længere kunne angive fødselsdag og køn, men kan i stedet angive CVR- og EAN-nr. For 'Virksomhed' eller 'Offentlig institution' er det ikke længere fornavn, mellemnavn og efternavn, der skal angives, men navnet på virksomheden samt en kontaktperson (att).

For at kunne bruge elektronisk fakturering skal de medlemmer, der skal kunne opkræves, have ændret deres profiltype til 'Virksomhed' eller 'Offentlig institution'. Desuden skal de have valgt, at de skal opkræves elektronisk.

E-faktura modtagere

Når profiltyper og elektronisk fakturering er aktiveret, vil medlemsvinduet se lidt anderledes ud.

Øverst er der nu en vælger for profiltype, hvor du f.eks. kan vælge 'Offentlig institution'. Gør du det, ændres navnefelterne, så du kan angive navnet på institutionen og eventuelt en kontaktperson. Derudover kan du angive CVR- og EAN-nr. samt vælge, om medlemmet skal opkræves med elektronisk faktura. Kun hvis denne afkrydsningsboks er valgt, vil et medlem kunne opkræves med elektronisk fakturering.

Hvis du allerede har oprettet ekstra felter til EAN og CVR, kan du kontakte supporten og få hjælp til at overføre disse felter til de nye standardfelter, da CVR/EAN-nr. i ekstra felter ikke kan benyttes. Oplysningerne skal være angivet i standardfelterne, før de kan bruges til elektronisk fakturering.

For at komme i gang med elektronisk fakturering skal du sørge for at oprette/opdatere medlemmer med den korrekte profiltype. Du skal eventuelt gennemgå din eksisterende medlemsliste og ændre profiltype fra medlem til virksomhed eller offentlig institution for at kunne aktivere elektronisk fakturering. Bemærk, at det er CVR/EAN-nr., der benyttes til at identificere modtageren, så det skal udfyldes for at kunne sende en elektronisk faktura til medlemmet.

Bemærk også, at når du angiver et CVR- eller EAN-nr., tjekkes det automatisk på medlemmet, selvom e-fakturering ikke er aktiveret. På den måde kan du se direkte i vinduet, om medlemmet kan modtage e-faktura.

På denne måde kan du også tjekke, om du har skrevet et forkert nummer, eller om der kan være andre problemer, hvis du forsøger at aktivere det på et CVR-nr., der ikke kan modtage.

Muligheder med profiltyper

Du kan søge på profiltyper samt på, om der benyttes elektronisk opkrævning i medlemslisten. Du skal blot vælge "Vis ekstra felter" og angive mulighederne under "Andre søgekriterier".

Debitorer

Du kan også bruge elektronisk fakturering for debitorer. Her skal du blot åbne en debitor, sørge for at CVR- og EAN-nr. er udfyldt, og afkrydse boksen "Benyt elektronisk fakturering via EAN-nr.".

Afsendelse af E-faktura

Selve oprettelsen af opkrævninger fungerer som normalt med E-faktura, det er udelukkende afsendelsesmetoden, der er anderledes. Det vil sige, at opkrævninger dannes som normalt under fanen 'Opkrævning', eller du kan lave manuelle fakturaer. Når de er oprettet og tjekket som normalt, klikker du på "Gå til opkrævning.." for at frembringe det normale opkrævningsvindue, som også bruges til at sende e-mails.

I vinduet, hvor du afsender opkrævninger, kan du se, at medlemmet, der har e-fakturering aktiveret, placeres under sin egen overskrift, og ikke sammen med normale medlemmer, der f.eks. opkræves via e-mail. Bemærk, at et medlem kun kan opkræves med e-faktura, hvis det står under denne overskrift. Hvis medlemmet ikke gør det, er der enten ikke valgt en korrekt profiltype, eller der er ikke afkrydset for, at de skal bruge e-fakturering.

For at sende en elektronisk faktura klikker du på overskriften "Elektronisk fakturering" for at folde listen med modtagere ud, og se, at det er dem, du ønsker at sende til. Herefter klikker du på "Vælg" ud for overskriften, og herefter "Alle". Så er alle e-faktura modtagere valgt.

Herefter vælger du punktet "Handlinger" i menuen, og klikker på "Send elektronisk faktura".

Det vil åbne vinduet til afsendelse af E-faktura. Fakturaerne bliver nu tjekket for, om de kan dannes korrekt. Hvis der er problemer med fakturaen eller medlemmets informationer, vil det fremgå her før afsendelse, og du må lukke vinduet og redigere informationerne, før du kan prøve at sende igen.

Hvis der ikke er nogen problemer, kan du blot klikke på "Send faktura", og så vil fakturaen blive sendt.

Når en E-faktura er afsendt, vil der gå nogle minutter, før afsendelsen er udført. Du kan følge med i det ved at se på den status, der står ud for fakturaen i afsendelsesvinduet, eller du kan se det i fanen 'Elektronisk fakturering', som der vises i næste kapitel.

Fanen Elektronisk fakturering

Du finder fanen 'Elektronisk fakturering' under fanen 'Opkrævning':

Modulet består af en forside med en række underfaner.

Disse faner er:

  • 'Modtag faktura': Her kan du se de dokumenter, du modtager fra andre virksomheder på dit CVR-nr. Du kan kun se denne fane, hvis du har valgt at kunne modtage dokumenter i opsætningen.
  • 'Sendte dokumenter': Her kan du se en liste over de dokumenter, du har sendt ud fra ForeningsAdministrator, eller som er under afsendelse.
  • 'Send dokumenter': Her kan du se alle ikke-afsendte ordre eller fakturaer til e-faktura modtagere, som kan sendes ud via e-faktura modulet.
  • 'Modtagere': Her kan du se alle modtagere i din medlems-/debitorliste, som har aktiveret e-fakturering.
  • 'Nye modtagere': Vi tjekker løbende e-faktura status på medlemmer og debitorer med CVR-nr. for at se, om der kan sendes e-fakturaer til dem. Listen "nye modtagere" viser medlemmer eller debitorer, der ikke har e-fakturering aktiveret, men som kan modtage.

Fanen: Modtag faktura

I fanen 'Modtag faktura' kan du se alle de dokumenter, du har modtaget fra andre virksomheder via NemHandel eller Peppol. Du kan se dokumenttype og -nummer, afsenderinformationer, status, modtagelsesdato, betalingsfrist og beløb.

Det er muligt at søge i listen via en tekst-søgning i toppen eller en dato-søgning i bunden af listen.

På de to ikoner yderst til højre kan du enten downloade dokumentet som PDF eller åbne og vise detaljer om dokumentet.

Detaljevinduet ser ud som følger:

Det indeholder informationer om dokumentet i venstre side, og selve faktura/kreditnota-dokumentet i højre side.

I detaljerne kan du se afsender, modtager og dato på dokumentet, samt hvornår det er modtaget.

Under overskriften 'Status' kan du se dokumentets nuværende status, og om det er oprettet som dokument i regnskabsdokumenter, så det kan bruges som bilag i bogføringen. Kryds af i "Opret bilagsdokument" og klik 'Opdater' for at sende dokumentet til dokumentsektionen.

Feltet "Jeres noter" kan bruges til at angive kommentarer eller forklaringer til dokumentet fra din side.

Derudover kan du sende/sætte en respons på fakturaen samt en note.

Følgende responser kan sættes på en modtaget faktura:

Bemærk, at vi ikke kan garantere, at en modtager får den respons, du sætter. Det afhænger af, hvilke responstyper de er tilmeldt.

Som udgangspunkt bør det være kvittering for modtagelse, afvisning og accept, der bør kunne ses af modtageren.

Når du vælger en respons og klikker 'Opdater', sendes responsen med det samme. Bemærk, at en accepteret faktura ikke efterfølgende kan ændres til afvist og omvendt, så dine muligheder vil ændre sig, når du sætter en ny status/respons.

Nederst i detaljerne er overskrifterne 'Relationer' og 'Historik'.

'Relationer' viser medlemmer, debitorer eller kreditorer, som er fundet ud fra det modtagne dokument. Det vil sige, hvis adresse, e-mail, CVR, EAN eller lignende matcher en profil på din konto, vises de her, så du kan åbne dem direkte.

'Historik' viser de hændelser, der er udført for dokumentet, lige fra modtagelse, opdateringer, statusændringer osv.

I højre side kan selve dokumentet ses. Vi gengiver dokumenter efter standardopsætningen på danske NemHandelsfakturaer, og der er også en "Hent som PDF"-knap i toppen, så du kan downloade dokumentet.

Bemærk, at du ikke i øjeblikket kan betale regninger, du modtager, direkte fra systemet. Det skal fortsat gøres via netbank.

Fanen: Sendte faktura

I fanen 'Sendte faktura' kan du se alle de fakturaer, du har sendt ud fra systemet. Du kan se fakturanummer, modtager, beløb, dato, status for afsendelse, om du har modtaget respons, og hvad betalingsstatus er.

Listen er designet til at give dig et overblik over det, du har sendt ud via e-faktureringsmodulet. Det er muligt at sortere, søge efter dokumenter eller søge i specifikke perioder på det, der er sendt.

For at se, om dokumentet er sendt korrekt, kan du se under 'Status'. Hvis der står 'Afsendt', har vi sendt den igennem Sproom og ikke fået fejl tilbage.

Under 'Respons' kan modtageren have lavet et respons, som du selv kan under 'Modtagne faktura', og du kan se det her. Hvis der ikke er modtaget et respons, vil teksten blot være "Modtager har ikke sendt respons".

'Betalingsstatus' trækker data fra indbetalinger, så når du har registreret en indbetaling, vil den stå som betalt her.

Hvis du klikker på ikonet yderst til højre, åbnes fakturaen, og du kan se afsendelsesstatus og respons her:

Fanen: Send dokumenter

I fanen 'Send dokumenter' kan du se de fakturaer og kreditnotaer, der ligger i systemet og endnu ikke er sendt ud. Det er kun de dokumenter, der har en modtager, hvor e-fakturering er aktiveret, der vises. Du kan altså her få et overblik over de dokumenter, der i øjeblikket kan sendes afsted.

Her kan du både klikke på ordre-/faktura-/kreditnota-nummeret for at åbne dokumentet, eller på modtageren for at se profilen.

Ude til venstre er der en afkrydsningsboks, hvor du kan vælge de dokumenter, du vil sende, og derefter klikke på "Gå til afsendelse af valgte". Herefter åbnes vinduet, der vises i kapitlet "Afsendelse af E-faktura", hvor du kan sende dokumenterne.

Efter afsendelse vil de være fjernet fra denne fane og kan ses under "Sendte dokumenter".

Fanen: Modtagere

I fanen 'Modtagere' kan du se alle medlemmer og debitorer, som har fået e-fakturering aktiveret på deres profil.

Her kan du få et overblik over, hvem og hvor mange der har det, og se om deres CVR-/EAN-nr. er gyldigt.

Når du opdaterer et CVR-nr., kan status være blåt, indtil vi har tjekket, om det er en gyldig modtager.

Hvis du har angivet et forkert nummer, eller hvis de ikke længere er tilmeldt elektronisk fakturering, vil der være en fejl.

På ikonet længst til højre kan du åbne profilen på medlemmet eller debitoren.

Fanen: Nye modtagere

I fanen 'Nye modtagere' finder du de medlemmer og debitorer, der ikke har e-fakturering aktiveret, men som har et CVR- eller EAN-nummer, der er tilmeldt e-fakturering. Det betyder, at du kan aktivere det på profilen og sende dokumenter til dem via e-faktura modulet.

 

Vi tjekker dagligt CVR- og EAN-numre på konti for at opdage, om der er kommet nye numre til, som vi ikke har set før, og de numre, vi har set før, tjekker vi med jævne mellemrum for at se, om de fortsat understøtter modtagelse af dokumenter, eller om de er tilmeldt modtagelse siden sidste tjek.

Hvis du vil aktivere e-fakturering på profiler, kan det gøres direkte her på listen ved at krydse af ude til venstre og derefter klikke på knappen "Aktiver E-fakturering på valgte" i bunden af siden. Derefter bekræfter du, og det opdateres automatisk på de valgte profiler. De forsvinder så fra denne liste og kan nu ses under fanen 'Modtagere'.

Afrunding

Vi håber, at den har givet dig en god forståelse for, hvordan du bruger e-fakturering i vores system. Husk, at det er en god ide at tjekke status for dine fakturaer og holde øje med nye modtagere, der kan tilmeldes e-fakturering. Og husk, at du altid kan finde dine sendte og modtagne dokumenter under de respektive faner.

Hvis du støder på problemer, eller hvis du har spørgsmål til nogle af de funktioner, vi har gennemgået, er du altid velkommen til at kontakte vores support. Vi står klar til at hjælpe dig, så du kan få mest muligt ud af vores system.