E-mails

Denne vejledning hjælper jer med at sende beskeder til jeres medlemmer via e-mail.

1 E-mail indstillinger

Før I sender e-mails ud, bør I tjekke e-mail indstillingerne under Indstillinger - E-mail.

Navn og svaradresse

Her kan I angive afsendernavn og svar-adresse, som skal stå, når e-mailen sendes. Brug jeres forenings officielle navn som afsender - det skaber troværdighed.

Derudover kan I vælge:

• Om forskellige brugere skal bruge forskellige svar-adresser
• Om I vil bruge medlemsnummer i emnefeltet for let at kunne identificere medlemmet, hvis de svarer
• Om medlemmerne skal kunne frabede sig de e-mails, I sender

Vigtigt: Sender I nyhedsbreve eller reklame/markedsføring, skal I have slået til, at man kan frabede sig e-mails fra jer.

Design på e-mails

Derefter er det muligt at opsætte designet af jeres e-mails:

Vælg en skabelon, og I kan så tilpasse farver, skrifttype, størrelse osv. Ønsker I logo på, kan det også tilvælges, men logoet skal uploades under Indstillinger - Jeres oplysninger og konto.

Det er muligt at få sat jeres egen e-mail-skabelon ind i systemet - kontakt os for mere information.

E-mail signatur

Det er muligt at bruge faste e-mail signaturer i programmet. I kan oprette forskellige signaturer, og de kan vælges, når I sender e-mails, eller brugere kan få fast tildelt signaturer.

Opret en signatur her, og vælg eventuelt en standardsignatur, som altid vælges, når der sendes en e-mail. I kan også vælge, om brugere selv skal kunne lave deres egen signatur.

Rapport om problemer med afsendelse

Er der en e-mail, der ikke kan leveres, så kan I se det under sendte e-mails, men I får ikke direkte besked uden om systemet. Vil I det, skal I opsætte en e-mail rapport.

Den kan sendes hver dag, uge eller måned og opsummere problemer med afsendelse i den seneste periode. Angiv frekvens og den e-mail-adresse, der skal have rapporten. I får kun en rapport, hvis der har været problemer med at levere e-mails, og det kan være en fin måde at holde øje med problemer uden at skulle tjekke systemet.

2 Send e-mails

I kan sende e-mails fra medlemslisten ved at klikke på Send e-mail. Der er også links til at sende e-mails andre steder i systemet.

2.1 Modtagere

Øverst kan I se, hvilke medlemmer der vil modtage mailen. I kan tilføje flere e-mail-adresser manuelt, men så kan systemet ikke automatisk indsætte medlemsoplysninger som navn og adresse.

I kan også vælge en standard e-mail øverst, som automatisk fylder formularen ud.

2.2 Indhold

Her skriver I emne og indhold til e-mailen.

Personlige beskeder: Hvis I sender til medlemmer, kan I i højre side indsætte medlemsoplysninger som navn, adresse osv. Klik på et felt for at sætte det ind, hvor markøren står i teksten.

Brug fx [NAVN] eller blot [FORNAVN] til at starte med - så får hver person sin egen personlige hilsen.

2.3 Vedhæftede filer

Under indhold er det muligt at vedhæfte filer.

Klik på Tilføj fil for at uploade filer eller billeder til e-mailen.

2.4 Ekstra indstillinger

De sidste indstillinger gør det muligt at ændre standard afsendernavnet samt svarnavn og e-mail-adresse.

Benytter I sekundære e-mail-adresser i de ekstra medlemsfelter, er det også muligt at vælge, om e-mailen skal sendes ud til de valgte medlemmers sekundære e-mail-adresser.

Der kan desuden vælges at sende en kopi af e-mailen til svar-adressen for at holde styr på, hvad der sendes ud.

Der kan desuden vælges at sende en kopi af e-mailen til svar-adressen, for at holde styr på hvad der sendes ud.

2.5 Gem som standard e-mail

Ønsker I, at e-mailen skal kunne sendes ud igen, kan I sætte kryds ved Gem som standard e-mail. Her kan I angive et navn til den nye standard e-mail eller vælge at overskrive en eksisterende. Når I sender e-mailen, bliver den også gemt som en standard e-mail, som kan sendes ud igen senere.

2.6 Send e-mail

Inden e-mailen sendes, kan I klikke på Vis eksempel og se, hvordan e-mailen vil se ud, før den sendes.

Når I er klar til at sende, klikkes der på Send e-mail, og e-mailen sendes ud til alle valgte modtagere.

3 Standard e-mails

Under Medlemmer - E-mails kan I se en liste over de standard e-mails, der er gemt, og som I har mulighed for at sende ud.

Opret ny standard e-mail

Øverst kan I oprette en ny standard e-mail. Den åbner e-mail vinduet, som hvis I skulle sende en almindelig e-mail. Her er der dog ikke nogen modtagere, og I skal i stedet give standard e-mailen et navn. Når standard e-mailen gemmes, kan den senere bruges, når der sendes en e-mail.

TIP! Opret standard e-mails til de beskeder, I sender ofte - f.eks. "Velkommen til nye medlemmer", "Påmindelse om kontingent" eller "Invitation til generalforsamling".

Oversigt over standard e-mails

I listen med standard e-mails kan I se, hvilke standard e-mails I kan sende ud.

Bemærk, at det er muligt at vælge, at en standard e-mail er privat, så det kun er brugeren, der har oprettet den, der kan se og bruge standard e-mailen. Dette er praktisk, hvis forskellige personer i bestyrelsen har deres egne skabeloner.

4 Sendte e-mails

Under Medlemmer - E-mails kan I i fanen Sendte e-mails se de e-mails, der er sendt ud fra systemet.

I kan både bruge listen til at se, hvad der er sendt ud, men også til at holde øje med, om der er e-mails, der ikke kan leveres.

Find e-mails med fejl

Vil I se e-mails med fejl, kan I vælge Alle fejl under status. Klik Opdater og se i listen, om der er nogle e-mails, der f.eks. har problemer med e-mail-adressen.

TIP! Tjek jævnligt for fejlede e-mails - det hjælper jer med at opdage forkerte e-mail-adresser i medlemsregistret.

Se detaljer om fejlede e-mails

Klik på ikonet til højre for at åbne og se detaljer på e-mailen.

Her kan I f.eks. se årsagen til, at den ikke kunne sendes. Hvis e-mail-adressen ikke findes, bør I tjekke, om medlemmet har opgivet en forkert e-mail-adresse.

Klik på ikonet til højre for at åbne og se detaljer på e-mailen. Fejlbeskeder kan ses i detaljerne under fanen “E-mail status”.

Har du brug for at genudsende e-mailen, så kan det også gøres fra dette vindue.

Se e-mails sendt til et bestemt medlem

Det er også muligt at se, hvilke e-mails der er sendt til et bestemt medlem. Åbnes medlemmet, kan I under funktioner vælge Sendte e-mails.

Eksempel: Hvis et medlem siger, at de ikke har modtaget jeres nyhedsbrev, kan I hurtigt tjekke, om e-mailen blev sendt korrekt, eller om der var problemer med leveringen.

Afrunding

Nu har I styr på, hvordan I sender e-mails til jeres medlemmer på en professionel og effektiv måde. I kan oprette og bruge standard e-mails til de beskeder, I sender ofte, personalisere beskederne med medlemsoplysninger og holde øje med, om alle e-mails bliver leveret korrekt.

Husk altid at tjekke jeres e-mail-indstillinger først, så afsendernavnet og designet passer til jeres forening. Brug Vis eksempel før I sender, og hold løbende øje med fejlede e-mails i oversigten.

I næste afsnit gennemgår vi, hvordan I også kan sende SMS'er og breve til jeres medlemmer.