Forsiden og dens funktioner

'Forside'-fanen i ForeningsAdministrator giver dig et overblik over generelle funktioner, som ikke er specifikt knyttet til medlemsstyring eller fakturering. I denne guide vil vi udforske de forskellige moduler, du finder på 'Forside'-fanen.

1 Forsiden

Når du logger ind i ForeningsAdministrator, eller når du vælger 'Forside'-fanen, præsenteres du for forsiden i systemet.

Forsiden består af 2 dele, en venstre side med et overblik og højre side med nyheder.

1.1 Overblik

I den venstre kolonne finder du informationer, som ForeningsAdministrator automatisk genererer for dig. Dette afsnit er tilpasset, så du kan vælge præcis de oplysninger, du ønsker at have synlige. Eksempler på information, der kan vises her:

Klik på "Tilpas overblik" for at vælge hvilke informationer der vises på forsiden. Du får en liste over tilgængelige bokse med oplysninger om fx medlemmer og regnskab. Dette giver dig et hurtigt overblik over de områder, du er mest interesseret i. Du kan se alle tilgængelige bokse og gemme dine valg. Derefter opdateres forsiden med netop de informationer, du har valgt.

1.2 Nyheder

I denne kolonne præsenteres nyheder fra os om systemet. Øverst vises den seneste nyhed, mens udsnit af tidligere nyheder findes nedenfor, som du kan klikke på for at læse mere. Indholdet omfatter systemopdateringer, funktionsændringer og generel information, der er relevant for mange brugere, såsom vigtige deadlines.

Vigtige meddelelser, som driftsinformationer eller påmindelser om ubetalte regninger, fremhæves øverst på siden, så du ikke går glip af kritisk information.

2 Kalender

Kalenderfunktionen giver dig overblik over alle vigtige datoer for din forening - fra bestyrelsesmøder og kommunale deadlines til arrangementer. Som standard er kalenderbegivenheder kun synlige for brugere af ForeningsAdministrator og ikke for medlemmer. Du kan dog integrere kalenderen på jeres hjemmeside hvis ønsket.

Arrangementer du opretter i arrangementsmodulet vises automatisk i kalenderen.

Kalenderen har tre visninger: måned, uge og dag, som bestemmer hvor mange dage der vises på én gang. Du kan skifte mellem visningerne ved hjælp af knapperne øverst til højre i kalendermodulet.

Navigation mellem forskellige måneder eller uger er enkel: Brug månedsvælgeren til venstre for at skifte måned og knapperne i den sorte bjælke for at skifte uge eller måned.

2.1 Opret ny begivenhed

For at tilføje en ny begivenhed i kalenderen, klik på "Opret ny"-knappen i kalenderens øverste venstre hjørne eller på "plus"-ikonet ved hver dag.

Indtast detaljerne for begivenheden, herunder navn som "Bestyrelsesmøde", og angiv dato, tidspunkt og sted. Hvis begivenheden er relevant for specifikke grupper eller hold, kan dette også angives.

Når du har udfyldt informationerne, klik på "Opret begivenhed" for at tilføje den til kalenderen, så den bliver synlig for andre brugere.

Bemærk: Ved at markere en begivenhed som "offentlig" gør du den tilgængelig for medlemmer at se i foreningens kalender, såfremt kalenderen deles.

2.2 Udgivelse af kalender

For at integrere kalenderen på en hjemmeside, find linket nederst i kalendermodulet mærket "Udgiv kalender". Ved at klikke på dette link får du adgang til HTML-koden, som kan indsættes på en hjemmeside. Denne kode vil vise en kalender med alle offentligt tilgængelige begivenheder samt arrangementer, der er åbne for offentlig visning. Vær opmærksom på, at arrangementer, der kræver medlemslogin for visning, ikke vil blive vist i den udgivne kalender.

3 Kommunikation

Inden for kommunikationssektionen finder du et internt forum designet til at lette dialogen mellem systemets brugere.

Nye tråde kan oprettes og vises i den højre del af forummet. Ved at klikke på en specifik tråd åbnes en visning af alle indlæg i tråden.

Brugere kan nemt læse eksisterende beskeder og bidrage med nye svar direkte i tråden.

4 Fildeling

Fildelingssiden giver mulighed for at uploade og dele filer mellem systemets brugere. Hver konto har adgang til en vis mængde gratis lagerplads, og yderligere plads kan tilkøbes efter behov.

Denne funktion er særligt nyttig i forbindelse med MedlemsPortalen, hvor filer, der skal offentliggøres, skal uploades. Brugere af MedlemsPortalen vil se flere funktioner end dem, der er præsenteret her.

I toppen af siden kan du se, hvor meget af din lagerplads du har brugt, og hvis nødvendigt, kan du købe mere plads direkte derfra.

På venstre side findes forskellige kategorier til at organisere dine filer, mens filoversigten til højre viser de filer, du har uploadet.

4.1 Kategorier

På fildelingssiden kan du oprette kategorier, som fungerer ligesom mapper på en computer, til at organisere dine filer. Bemærk dog at det ikke er muligt at have underkategorier (kategorier inden i andre kategorier).

4.1.1 Prædefinerede kategorier

Vi har oprettet en række prædefinerede kategorier for at gøre det nemt at finde forskellige filtyper:

• Alle filer: Viser alle uploadede filer.
• Billeder: Viser alle uploadede billeder.
• Dokumenter: Viser alle uploadede PDF'er og Word-dokumenter.
• Uploadet af mig: Viser alle filer, du personligt har uploadet.
• Ikke i nogen kategorier: Viser filer, der endnu ikke er tildelt en kategori.
• Tilgængelige for alle: Viser filer, som alle brugere kan tilgå (anvendes med MedlemsLogin).
• Tilgængelige ved login: Viser filer, som kræver MedlemsLogin for adgang.

4.1.2 Egne kategorier

For at oprette din egen kategori, klik på "Opret kategori" nederst til højre. Indtast et navn for kategorien og klik på "Gem". Dine egne kategorier vil blive vist, og du kan vælge en hvilken som helst for at se de filer, der er placeret i kategorien.

4.2 Filvisning

I højre side af skærmen vises filerne i den aktuelt valgte kategori, normalt i form af ikoner.

Brug søgefunktionen øverst for at finde en specifik fil, eller benyt "Upload ny fil"-knappen for at tilføje filer til kategorien.

Når du holder musen over et ikon, vises der valgmuligheder i øverste højre hjørne af ikonet. Her kan du downloade, redigere eller slette filen. Et hængelåsikon i venstre hjørne indikerer, at filen kun er tilgængelig for brugere, der er logget ind.

Ved at klikke på "Rediger" åbnes filens detaljer, hvor du kan ændre navnet, bestemme offentlig adgang og vælge kategorier for filen.

I bunden af filoversigten finder du yderligere muligheder:

Til højre kan du vælge, hvordan filerne skal sorteres.

Hvis der er flere filer end der kan vises på én side, kan du navigere mellem siderne.

Du kan også skifte mellem at vise filerne som ikoner eller i en liste.

4.3 Upload fil

For at tilføje nye filer, klik på "Upload fil". Du kan enten trække filer direkte ind i det vindue, der åbner, eller klikke på "Upload en eller flere filer" for at vælge filer fra din computer.

Når filerne er valgt, tryk på "Færdig".

Et nyt vindue viser de uploadede filer og giver dig mulighed for at konfigurere indstillinger for hver fil.

• Adgangsniveau: Vælg først, hvem der skal have adgang til filerne. Standardindstillingen er privat, så kun brugere på jeres konto kan tilgå dem.
  
• Kategoritildeling: Vælg, hvilke eksisterende kategorier de uploadede filer skal tilknyttes. Du kan også oprette en ny kategori og navngive den; de uploadede filer vil derefter blive placeret i denne kategori.
  
• Billedeoptimering til web: Hvis du har uploadet store billeder, f.eks. fra et digitalkamera, kan du benytte funktionen til at optimere billederne for bedre og hurtigere visning på hjemmesider. Dette anbefales, især hvis billederne skal bruges på MedlemsPortalen.

4.4 Opdatering af fil

Skal et dokument eller en fil opdateres, kan du gøre dette i filsektionen. Vælg den fil, der skal opdateres, og upload den nye version. Den tidligere version af filen vil automatisk blive erstattet af den opdaterede fil.

5 Historik

ForeningsAdministrator opbevarer en log over alle handlinger, der ændrer eller gemmer data i systemet. Dette er nyttigt for at spore ændringer og identificere, hvem der har foretaget dem. Disse oplysninger er tilgængelige under 'Historik'.

Du finder en liste over udførte handlinger samt søgefunktioner til at filtrere efter specifikke handlinger.

I søgefeltet kan du indtaste fritekst, vælge specifikke moduler eller brugere for at indsnævre søgningen, og et dato-interval skal angives. Standardindstillingen er de sidste 14 dage, men dette kan tilpasses efter behov.

Efter at have justeret søgekriterierne, klik på "Vis hændelser" for at opdatere listen.

Listen viser handlinger, der matcher dine kriterier, med en kort beskrivelse, det relevante modul, den ansvarlige bruger og tidspunktet for handlingen.

For visse handlinger findes et '+'-ikon til højre; klik på dette for at se en detaljeret beskrivelse af hændelsen, herunder specifikke indtastede informationer.

6 Afrunding

Dette afslutter gennemgangen af mulighederne under fanen 'Forside' i ForeningsAdministrator. Her har du fået et overblik over de vigtigste funktioner, der hjælper dig med at administrere din forening effektivt - fra kalender og fildeling til kommunikation og historik. Disse værktøjer er designet til at give dig nem adgang til centrale informationer og lette den daglige drift af din forening.