Medlems indstillinger

I området "Medlemsindstillinger" kan du beslutte, hvilke oplysninger om jeres medlemmer I ønsker at gemme, og hvilke detaljer, der skal vises i oversigten over medlemmer.

Denne guide hjælper dig gennem de vigtigste indstillingsvalg. Vi anbefaler stærkt, at du klarer denne opsætning, før du begynder at registrere medlemmer. På den måde sikrer du, at alle nødvendige informationer er på plads helt fra begyndelsen. Du har dog altid mulighed for senere at ændre, tilføje eller slette oplysninger efter behov.

Du finder medlemsindstillingerne ved at gå ind i menuen "Indstillinger" og herefter vælge "Medlemsindstillinger".

1 Medlemmers stamdata

I den første del af medlemsindstillingerne finder du et afsnit, der hedder "Grundlæggende oplysninger om medlemmer". Denne sektion rummer de stamdata, som vores system automatisk kan håndtere for jer. Her kan I vælge, hvilke informationer I ønsker at benytte, og hvordan de skal håndteres. Eksempler på disse oplysninger er navn, adresse, mobilnummer, e-mailadresse, fødselsdato, medlemsnummer, medlemstype med flere.

Medlemsnummer:

Her kan I vælge, om ForeningsAdministrator automatisk skal tildele medlemsnumre til nye medlemmer, eller om I ønsker selv at administrere dette. Ved automatisk nummerering vil systemet altid tildele det næste ledige nummer til nye medlemmer.

By og postnummer:

Systemet kan automatisk hjælpe jer med at udfylde bynavn på baggrund af postnummeret. Når I registrerer medlemmernes stamdata, skal I derfor blot indtaste postnummeret, hvorefter systemet sørger for automatisk at udfylde byen. I denne del kan I også vælge, om I ønsker at registrere medlemmernes køn. Derudover har I mulighed for at uploade billeder af medlemmerne.

Andre felter:

Her kan I vælge, hvilke yderligere oplysninger der skal registreres. Aktiver blot de ønskede felter, og systemet sørger for resten.

1.1 Land

Som standard er "Land" ikke aktiveret i medlemmernes stamdata, men funktionen kan tilføjes, hvis I har behov for at registrere medlemmer fra andre lande. Når funktionen aktiveres, får alle medlemmer automatisk tildelt "Danmark" som land. Dette kan dog nemt ændres individuelt for hvert enkelt medlem.

Vælger I et andet land end Danmark for et medlem, vil felterne "Postnummer" og "By" ikke længere være begrænset til eller valideret i forhold til danske postnumre.

2 Ekstra medlemsfelter

Da hver forening har individuelle behov vedrørende dataregistrering af medlemmer, giver ForeningsAdministrator jer mulighed for at tilføje op til 80 ekstra medlemsfelter udover de grundlæggende stamdata.

For at aktivere et ekstra felt skal du først markere boksen "Brug ekstra medlemsfelt" ud for det ønskede felt. Efter aktivering kan du angive et navn samt vælge hvilken type data, der skal registreres i feltet.

Følgende felttyper er tilgængelige på nuværende tidspunkt:

• Tekstboks: Almindeligt tekstfelt med plads til én linjes tekst.
• Afkrydsningsboks: Bruges til ja/nej-valg eller simple afkrydsninger.
• Sekundær e-mailadresse: Muliggør tilføjelse af ekstra e-mailadresser til medlemmet, f.eks. familie-, faktura- eller arbejdsmail.
• Sekundært mobilnummer: Bruges til angivelse af ekstra mobilnumre på medlemmet.
• Datovælger: Bruges til registrering af datoer via en kalender.
• Drop-down-liste: Bruges når du ønsker en liste med faste valgmuligheder, hvor der kun kan vælges én værdi pr. medlem.
• Skype-brugernavn: Muliggør registrering af et Skype-brugernavn med mulighed for direkte opkald via Skype.
• Klippekort: Tilknytter en bestemt type klippekort til medlemmet, så antallet af klip kan administreres i systemet.
• Krypteret tekst: Anbefales til særligt følsomme oplysninger, der skal opbevares ekstra sikkert og krypteret. Data gemmes dermed ikke i klar tekst og er derfor heller ikke søgbart på medlemslisten.
• Fil: Giver mulighed for at uploade og tilknytte en fil direkte til medlemmet.
• Stor tekstboks: Når du har behov for længere tekstbeskrivelser, som ikke kan være på en enkelt linje.
• Hjemmeside-link: Tekstfelt der er beregnet til webadresser. Feltet håndterer automatisk http/https-formatering og viser adressen som et aktivt link direkte i systemet.
• Heltal: Talfelt, der kun accepterer hele tal som f.eks. 1, 5 eller 100. Tekst kan ikke gemmes i dette felt.
• Decimaltal: Talfelt, der accepterer både hele tal og decimaltal som f.eks. 4; 6,8; 12 eller 176,54.
• Multivalg: Tillader valg af flere muligheder fra en liste over definerede værdier.
• Multivalg inkl. note: Samme som multivalg, men med mulighed for at tilføje en note-tekst til hvert valgt punkt.

3 Profiltyper

Ved hjælp af funktionen "Profiltyper" kan I registrere andet end blot enkeltpersoner i jeres medlemsliste. Når funktionen er aktiveret, har I mulighed for at definere, om det enkelte medlem er en privatperson, en virksomhed eller en offentlig institution.

Ved valg af "Virksomhed" eller "Offentlig institution" benyttes feltet "Fornavn" til selve navnet på virksomheden eller institutionen, mens feltet "Efternavn" benyttes til navnet på en eventuel kontaktperson. Feltet "Mellemnavn" vil derfor ikke vises for disse profiltyper. For virksomheder og offentlige institutioner kan I også vælge at registrere CVR- og EAN-numre. Disse oplysninger kan efterfølgende nemt anvendes som søgekriterier i medlemslisten.

Profiltyper er desuden relevante, hvis I ønsker at håndtere EAN-opkrævninger. Læs mere om EAN opkrævning her.

4 CFR / Medlemstal indberetning

Hvis jeres forening skal indberette medlemstal til CFR eller Medlemstal.dk, kan ForeningsAdministrator gøre processen lettere for jer. For at bruge indberetningsfunktionen skal I i første omgang aktivere CFR-indberetning og angive jeres CFR-nummer. Når nummeret er angivet, gennemgår og godkender vi jeres CFR-nummer. Personen, der har aktiveret CFR-indberetningen, vil modtage en bekræftelsesmail, så snart foreningen er godkendt.

Når jeres CFR-nummer er godkendt, får I adgang til selve indberetningsfunktionen via menuen: "Medlemmer" → "CFR-indberetning". Her finder I samtidig vejledning og hjælp til brug af modulet.

5 Medlemsliste opsætning

Under afsnittene "Medlemsliste felter" og "Medlemsliste ikoner" har I mulighed for selv at vælge, hvordan jeres medlemsliste skal se ud. I kan tilpasse, hvad der skal vises af oplysninger og ikoner, så listen er overskuelig og tilpasset netop jeres forenings behov.

5.1 Medlemsliste felter

Alle foreninger har forskellige ønsker til, hvilke medlemsoplysninger der skal kunne ses hurtigt og nemt. Medlemslisten giver jer et samlet og overskueligt overblik over jeres medlemmer, og her bestemmer I selv, præcis hvilke oplysninger der skal fremgå:

Vær opmærksom på, at det maksimalt er muligt at vise op til 20 felter på medlemslisten. Udvælg derfor de felter, der bedst matcher jeres praktiske behov og som I ønsker direkte adgang til.

5.2 Medlemsliste ikoner

Til højre på medlemslisten vises en række ikoner ud for hvert medlem. Disse ikoner giver jer mulighed for hurtigt at få vigtig information om medlemmet.

I kan vælge at vise følgende informationer som ikoner på medlemslisten:

• Om medlemmet ønsker at modtage e-mails
• Om medlemmet ønsker at modtage SMS'er
• Om der er skrevet en kommentar om medlemmet
• Om medlemmet er markeret med flag

(Et flag indikerer, at medlemmet i sine stamdata er markeret med et rødt flag. Denne funktion kan benyttes, hvis der er særlige forhold omkring medlemmet, som brugere skal være ekstra opmærksomme på.)

Derudover kan I vælge at tilføje ekstra ikoner, som giver direkte genvej til at sende en e-mail til medlemmet, samt et ikon der viser, om medlemmet har adgang til medlemsportalen.

6 Afslutning

Vi håber, at denne guide har givet jer et godt overblik over de grundlæggende medlemsindstillinger i ForeningsAdministrator. Ved at følge guiden og tage stilling til de enkelte trin, sikrer I jer, at jeres forening opsamler alle nødvendige oplysninger om medlemmerne, samt at medlemslisten fremstår forståelig og er godt tilpasset netop jeres behov.

Husk, at det er en god idé løbende at gennemgå og justere, hvilke oplysninger og funktioner der er vigtigst og mest relevante for jeres forening. Vi opfordrer jer derfor også til at udforske de øvrige afsnit om medlemstyper, hold og ydelser, så I nemmere kan håndtere medlemsinddeling og opkrævninger. Det er også vigtigt jævnligt at tjekke, at medlemsprofilerne ser ud som ønsket, og at alle relevante informationer er tilgængelige.

Hvis I oplever problemer, eller har spørgsmål til opsætningen, er I altid velkomne til at kontakte vores support.