![]() |
![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() |
![]() ![]() ![]() ![]() |
Medlemslisten udgør hjertet i ForeningsAdministrator og giver dig let adgang til alle informationer om foreningens medlemmer. Systemet er opbygget med tre brugervenlige elementer:
Effektiv søgefunktion
Find hurtigt præcis det medlem, du leder efter, med vores intuitive søgeværktøj.
Handlingsorienterede funktionsknapper
Få direkte adgang til alle administrative værktøjer, der gør medlemshåndteringen nem og effektiv.
Komplet medlemsoversigt
Se alle foreningens medlemmer præsenteret overskueligt med relevante informationer og mulighed for yderligere handling.
ForeningsAdministrator gør det let at få et overblik over klubbens medlemmer, takket være den intuitive søgefunktion placeret øverst i medlemslisten. Med denne funktion kan du hurtigt finde specifikke medlemmer uden at skulle gennemgå hele medlemsdatabasen.
Sådan søger du:
Standard visning:
Når du åbner medlemslisten, vises som standard alle aktive medlemmer – dvs. alle medlemmer der ikke er registreret som udmeldt.
Under personlige søgekriterier kan du effektivt finde et eller flere medlemmer baseret på deres personlige oplysninger:
Medlemsnummer:
Søg direkte på et specifikt medlemsnummer for øjeblikkelig visning af det pågældende medlem. Ønsker du at finde flere specifikke medlemmer samtidig, kan du indtaste flere medlemsnumre adskilt af komma.
Fritekst:
En fleksibel søgefunktion der giver dig mulighed for at søge på navne, telefonnumre, e-mailadresser og postadresser. Systemet matcher din søgetekst med alle relevante medlemsfelter (undtagen medlemsnummer og kommentarer, som har deres egne søgefunktioner). Ved indtastning af flere ord vil kun medlemmer, der matcher samtlige ord, blive vist i resultatet.
Kommentar:
Fungerer ligesom fritekst-søgningen, men søger udelukkende i medlemmernes kommentarfelter.
Intervalsøgning:
Dette søgekriterium anvendes til at søge på alle numeriske felter som medlemsnummer, postnummer og alder (baseret på fødselsdato). Eventuelle tilføjede numeriske felter vil også blive inkluderet i denne søgning.
Under klubinformation søgekriterierne kan du søge efter medlemmer baseret på deres tilknytning til klubben og deres betalingsstatus.
Indmeldt/Udmeldt:
Find medlemmer der er indmeldt eller udmeldt inden for specifikke tidsperioder. Du kan eksempelvis identificere alle nye medlemmer fra januar til marts i år, eller finde medlemmer der er udmeldt før eller efter en bestemt dato.
Medlemsstatus:
Bemærk: Som standard vises kun aktive medlemmer for at undgå utilsigtet kontakt til tidligere medlemmer. Hvis du ikke kan finde et specifikt medlem, husk at markere "Vis udmeldte".
Betalingsstatus:
Du kan også filtrere medlemmer baseret på deres betalingsstatus:
Tip: Mens disse søgekriterier hjælper dig med at identificere medlemmer baseret på betalingsstatus, skal du bruge funktionerne under "Opkrævninger" til at sende påmindelser eller arbejde direkte med fakturaerne.
Du har også mulighed for at søge på medlemstype, hold og tillægsydelser for at få et overblik over, hvor mange medlemmer der tilhører hver kategori. Dette giver dig et hurtigt overblik og mulighed for at gruppere klubbens medlemmer effektivt. For at vælge en specifik medlemstype, tillægsydelse eller hold, skal du blot klikke på dem i oversigten.
Søgelogik ved flere valg:
Når du vælger flere medlemstyper, hold eller tillægsydelser, finder systemet alle medlemmer, der tilhører mindst én af de valgte kategorier.
Eksempel:
Hvis du vælger "Senior" og "Voksen" som medlemstyper, samt "Instruktør" og "Leder" som hold, finder systemet alle medlemmer, der er enten Senior eller Voksen, og som samtidig er tilmeldt holdet som Instruktør eller Leder (eller begge).
Avanceret søgning:
Under "Vis ekstra felter" kan du justere søgningen til at finde medlemmer, der ikke er tilmeldt de valgte hold eller tillægsydelser. Dette giver dig yderligere fleksibilitet til at målrette din søgning efter forskellige kriterier.
For at effektivisere processen med gentagne søgninger, har du mulighed for at gemme dine søgekriterier til fremtidig brug. Dette er særligt nyttigt for søgninger, du udfører regelmæssigt.
Sådan gemmer du en søgning:
Efter du har gemt søgningen, vil den være tilgængelig i dropdown-menuen med gemte søgninger. Dette gør det nemt og hurtigt at genanvende specifikke søgninger, uden at skulle konfigurere dem manuelt hver gang.
Ved at klikke på "Vis ekstra felter" under den almindelige søgeboks får du adgang til avancerede søgemuligheder, der giver dig langt større præcision i dine medlemssøgninger.
De tilgængelige ekstra søgemuligheder inkluderer:
Kriterier for Ekstra Medlemsfelter:
Alle dine konfigurerede ekstra medlemsfelter vises her, så du kan målrette din søgning specifikt på disse felter. Selvom mange af disse felter også indgår i fritekstsøgningen, giver denne funktion dig mulighed for præcist at søge i bestemte felter.
Andre Søgekriterier:
Login Kriterier:
Relateret til Medlems Login-modulet. Søg efter medlemmer baseret på deres login-status, adgangskode-opsætning eller login-historik.
Arrangementskriterier:
Hvis du har arrangementsmodulet aktiveret, kan du søge efter medlemmer tilmeldt specifikke arrangementer og filtrere efter deres tilmeldingsstatus.
Rettighedsgrupper:
Søg på medlemmer tilknyttet specifikke rettighedsgrupper - en alternativ måde at segmentere medlemmer på baseret på særlige kriterier.
Tip: De ekstra felter er særligt værdifulde for statistikker, målrettet kommunikation og specialiserede medlemslister.
På medlemslisten finder du en række funktionsknapper, der giver dig adgang til forskellige handlinger. Hvilke knapper der er tilgængelige afhænger af dine brugerrettigheder og de moduler, der er aktiveret i systemet.
Vigtig information om målrettede handlinger:
Når du trykker på en af disse knapper, udføres handlingen på de medlemmer, der er inkluderet i din søgning. Der er to måder at målrette handlingerne på:
Markerede medlemmer: Hvis du markerer specifikke medlemmer i listen (så de fremhæves), vil handlingen kun blive anvendt på disse udvalgte medlemmer
Alle søgeresultater: Hvis ingen medlemmer er markeret, udføres handlingen på alle medlemmer i søgeresultatet, inklusiv eventuelle medlemmer på undersider
Eksempel:
Hvis du klikker på "Send e-mail" uden at have ændret søgekriterierne eller markeret nogen medlemmer, vil e-mailen blive sendt til alle aktive medlemmer
Hvis du først markerer to specifikke medlemmer og derefter klikker på "Send e-mail", vil e-mailen kun blive sendt til disse to medlemmer
De forskellige knapper og deres funktioner beskrives nærmere i de følgende afsnit.
Knappen "Opret medlem" åbner medlemsvinduet med en formular, hvor du kan indtaste oplysninger om et nyt medlem. Denne funktion giver dig mulighed for at tilføje nye medlemmer direkte til systemet.
Minimumskrav ved oprettelse:
Du kan vælge at angive medlemsnummeret manuelt eller lade systemet håndtere det automatisk. Som standard foreslår systemet det højeste eksisterende medlemsnummer plus én.
Tip til masseindmeldelse:
Hvis du har behov for at oprette mange medlemmer på én gang, kan du med fordel benytte importfunktionen under "Indstillinger" → "Importer medlemmer". Denne funktion effektiviserer processen og sparer værdifuld tid ved større medlemsregistreringer.
Funktionen "Rediger mange" giver dig mulighed for at foretage identiske ændringer på flere medlemsprofiler samtidigt. Dette er en tidsbesparende funktion, når du har behov for at opdatere mange medlemmer med samme ændringer.
Sådan fungerer det:
Eksempler på anvendelse:
Gruppeudmeldelse:
Du kan udmelde flere medlemmer samtidigt ved at vælge "Udmeldt" fra dropdown-menuen og indstille udmeldelsesdatoen.
Kombination af flere ændringer:
Det er muligt at ændre flere felter samtidigt. For eksempel kan du både udmelde medlemmer og tilføje en kommentar om årsagen til udmeldelsen.
Hold og tillægsydelser:
I højre side af redigeringsvinduet kan du:
Overblik før gennemførelse:
I bunden af vinduet vises det antal medlemmer, der vil blive påvirket af dine ændringer, så du altid har et klart overblik, før du gennemfører opdateringerne.
Eksportfunktionen giver dig mulighed for at udtrække medlemsinformationer fra systemet i forskellige formater. Når du åbner eksportvinduet, vises antallet af valgte medlemmer, og du kan vælge mellem flere forskellige rapporttyper.
Grundlæggende eksportformater:
Specialiserede rapporttyper:
Tilpasning af eksport:
I eksportvinduet kan du vælge præcist hvilke informationer du ønsker at inkludere i din eksport:
For at spare tid ved fremtidige eksporter, kan du gemme dine feltvalg ved at bruge "Gem valg" funktionen nederst på siden. Du kan også genvælge tidligere gemte opsætninger.
Ved at klikke på "Send e-mail" knappen åbnes et vindue, der giver dig mulighed for at sende e-mails til de valgte medlemmer direkte fra medlemslisten.
Vinduesopbygning:
Personliggørelse med flettefelter:
Systemet giver dig mulighed for at indsætte medlemsspecifikke informationer direkte i e-mail-teksten. Dette gør det muligt at skabe personlige henvendelser, selvom du sender til flere medlemmer samtidigt.
Vedhæftning af filer:
Du kan vedhæfte filer eller grafisk materiale til din e-mail. For at sikre optimal levering anbefales det at:
Yderligere information:
For mere detaljeret vejledning om e-mailfunktionerne, brug af skabeloner, og andre avancerede funktioner, henvises til den dedikerede guide for e-mailmodulet.
Knappen "Send brev" giver dig mulighed for at generere personlige breve til udskrivning for de medlemmer, du har valgt fra medlemslisten.
Sådan fungerer brevfunktionen:
Brevene personliggøres automatisk:
Systemet indsætter relevante medlemsoplysninger i hvert enkelt brev, hvilket sikrer personlig kommunikation selv ved masseudsendelser.
Knappen "Grafisk materiale" giver dig mulighed for at generere og hente personliggjorte grafiske materialer til de medlemmer, du har valgt fra medlemslisten.
Eksempler på typer af grafisk materiale du kan generere:
Sådan anvender du funktionen:
Materialet tilpasses automatisk:
Systemet indsætter relevante medlemsoplysninger i hvert enkelt materiale, hvilket sikrer personliggjort indhold til hvert medlem.
Knappen "Opret faktura" giver dig mulighed for at oprette regninger til de medlemmer, du har valgt fra medlemslisten.
Sådan opretter du fakturaer:
Når du klikker på "Opret faktura", åbnes et nyt vindue. Her kan du se de medlemmer, du har valgt, og øverst til venstre vises antallet af disse medlemmer.
I dette vindue kan du tilføje de varer eller ydelser, som du ønsker at opkræve betaling for. Du udfylder beskrivelse, pris og eventuelle rabatter.
Når du opretter en faktura til flere medlemmer på én gang, vil hver enkelt medlem modtage deres egen personlige faktura, men med præcis samme indhold. Systemet laver altså automatisk kopier af fakturaen - én til hvert valgt medlem.
Fakturagrupper
En fakturagruppe er en samling af fakturaer, der hører sammen. Tænk på det som en mappe, hvor du samler relaterede regninger.
Når du opretter fakturaer til mange medlemmer på én gang (for eksempel kontingentopkrævninger eller betaling for klubtrøjer), er det en god idé at give dem et fælles navn. Dette gør det meget nemmere at finde dem igen senere.
For at oprette en fakturagruppe:
Nu vil alle fakturaerne blive samlet under dette navn i systemet. Senere kan du finde hele gruppen på én gang under fanen "Opkrævning", hvilket sparer dig for meget tid, når du skal følge op på betalinger.
Efter du har oprettet fakturaerne:
Når du klikker på "Gem ny ordre", bekræfter systemet at fakturaerne er oprettet. Herefter kan du enten sende fakturaerne med det samme ved at klikke på "Gå til opkrævning af faktura", eller vende tilbage til medlemslisten og send dem senere.
Knappen "MedlemsLogin" giver dig mulighed for at administrere medlemmernes adgang til MedlemsPortalen. Denne funktion er kun synlig og tilgængelig, hvis jeres forening bruger MedlemsPortalen og MedlemsLogin-modulet.
Når du klikker på knappen, får du adgang til to vigtige funktioner:
Send adgangskode:
Denne funktion lader dig sende login-oplysninger til de medlemmer, du har valgt fra medlemslisten. Når du klikker på "Send adgangskode", åbnes et nyt vindue, hvor du kan:
Dette er særligt nyttigt, når nye medlemmer skal have adgang til portalen, eller når medlemmer har glemt deres adgangskode.
Sæt tilladelser:
Med denne funktion kan du styre, hvilken adgang de valgte medlemmer skal have til medlemsportalen. Du kan:
Denne funktion er særligt praktisk, når du skal administrere adgang for flere medlemmer på én gang, for eksempel når et helt hold eller en gruppe skal have adgang til medlemsportalen.
Knappen "Arrangement" giver dig en nem måde at tilmelde flere medlemmer samtidig til arrangementer i foreningen. Denne funktion er især nyttig, når du skal registrere en gruppe medlemmer til et arrangement på én gang.
Bemærk: Denne knap er kun synlig, hvis jeres forening bruger arrangementsmodulet.
Sådan fungerer det:
Når du har valgt de medlemmer i medlemslisten, som du ønsker at tilmelde, klikker du på "Arrangement" knappen. Herefter sker følgende:
Et nyt vindue åbnes, hvor du kan:
Når du har udfyldt de nødvendige oplysninger og bekræfter, bliver alle de valgte medlemmer automatisk tilføjet til deltagerlisten for arrangementet.
Dette er en tidsbesparende funktion, når du for eksempel skal tilmelde:
Medlemslisten er hjertet af ForeningsAdministrator, hvor du får det komplette overblik over alle jeres medlemmer. Listen er designet til at give dig hurtig adgang til de mest relevante medlemsoplysninger.
Standardvisning:
I den grundlæggende opsætning viser medlemslisten følgende oplysninger fra venstre mod højre:
Har I behov for at se andre oplysninger direkte i oversigten, kan I nemt tilpasse medlemslistens kolonner. Gå til [Indstillinger] – [Medlemsindstillinger] for at vælge præcis hvilke informationer, der skal vises på jeres medlemsliste.
Import af medlemmer:
Har I allerede medlemsdata i et Excel-ark eller andet system, behøver I ikke at indtaste alle oplysninger manuelt. ForeningsAdministrator tilbyder en nem importfunktion under [Indstillinger] - [Importer medlemmer]. Hvis jeres data er i et andet format end Excel, kan I få assistance til importprocessen.
Aktive og udmeldte medlemmer:
Medlemslisten indeholder information om både aktive og tidligere medlemmer. Som standard vises kun de aktive medlemmer for at give det bedste overblik. Ønsker du at se udmeldte medlemmer, skal du markere "Vis udmeldte medlemmer" i søgekriterierne øverst på siden.
Åbning af medlemsprofil:
Der er to måder at åbne et medlems fulde profil:
Ved at åbne medlemsprofilen får du adgang til alle detaljer om medlemmet og kan foretage ændringer i medlemsoplysningerne.
Medlemslisten er som standard sorteret efter medlemsnumre, hvilket giver et logisk og velorganiseret overblik. Du kan dog nemt tilpasse sorteringen for at gøre listen mere hensigtsmæssig for dine aktuelle behov.
Sådan ændrer du sorteringen:
Du kan hurtigt og enkelt sortere medlemslisten ved at klikke på en hvilken som helst kolonneoverskrift. Dette er særligt nyttigt, når du skal finde bestemte medlemmer eller danne dig et overblik ud fra specifikke kriterier.
To-vejs sortering:
Klikker du på samme kolonneoverskrift én gang til, vendes sorteringsrækkefølgen om. Det betyder at:
Eksempler på praktisk anvendelse:
Permanent ændring af standard-sorteringen:
Hvis du ønsker at ændre den faste standardsortering, så medlemslisten altid åbner med en bestemt sortering, kan dette indstilles under "Indstillinger" - "Medlemsindstillinger".
Denne simple sorteringsfunktion gør det nemt at tilpasse medlemslisten til netop den opgave, du står med, og er med til at sikre et godt overblik over jeres medlemmer.
Medlemslisten i ForeningsAdministrator er et kraftfuldt værktøj, der giver jer det komplette overblik over jeres forening. Med de funktioner, vi har gennemgået i denne guide, har I nu et solidt grundlag for at administrere jeres medlemmer effektivt.
Husk, at I altid kan tilpasse medlemslisten efter jeres forenings behov - hvad enten det er søgefunktioner, sortering eller eksport af data. Medlemslisten er designet til at gøre jeres administrative arbejde nemmere, så I kan fokusere på det, der virkelig betyder noget.
Hvis I har spørgsmål eller brug for yderligere hjælp, er supporten klar til at hjælpe.