tilbage til oversigt | print side

Medlemstyper, hold og tillægsydelser

Velkommen til denne guide om medlemsopsætning i ForeningsAdministrator systemet. Denne vejledning hjælper dig med at forstå og opsætte medlemstyper og kontingentstrukturer i jeres forening.

Guiden gennemgår hele processen fra oprettelse af medlemstyper, opsætning af kontingentbetalinger, tilmeldingsgebyrer og avancerede indstillinger til administration af hold og tillægsydelser. Du vil lære, hvordan du tilpasser systemet til netop jeres forenings behov og struktur, så I kan håndtere medlemskaber og betalinger effektivt.

Uanset om I er en lille forening med en enkel medlemsstruktur eller en større organisation med forskellige medlemskategorier og aktiviteter, giver denne guide dig værktøjerne til at skabe et velfungerende administrativt system.

1 Medlemstyper

Hver person i jeres forening skal have præcis én medlemstype. Et medlem kan hverken være uden medlemstype eller have flere typer samtidig.

I systemet "ForeningsAdministrator" kan I oprette alle de medlemstyper, I har brug for. Hver type kan sættes op med forskellige priser (kontingent), betalingsintervaller (f.eks. årligt eller halvårligt) og aldersgrænser, hvis det er relevant.

Når I opretter nye medlemmer i systemet, skal I altid vælge en medlemstype til dem. Medlemstypen afgør automatisk, hvilket kontingent medlemmet skal betale, og hvor ofte de skal betale det.

Hvis jeres medlemmer også skal betale for andre ting – for eksempel holddeltagelse eller ekstra ydelser – skal dette opsættes et andet sted i systemet. Se i dette tilfælde på opsætning af "Hold" og "Tillægsydelser".

Du finder jeres medlemstyper her i systemet:

Indstillinger > Kontingent > Medlemstyper

1.1 Opret ny medlemstype

For at oprette en ny medlemstype skal du starte med at klikke på knappen "Opret ny medlemstype", som findes lige over listen med de allerede oprettede medlemstyper.

Når du har klikket, åbner der sig et nyt vindue.

Indholdet i dette vindue kan variere, afhængigt af hvilke funktioner og moduler jeres forening benytter. For eksempel ses sektionen "MedlemsPortal – Login" kun, hvis I har aktiveret modulet MedlemsLogin.

Udfyld felterne i formularen efter behov. Når du er færdig, klikker du på "Gem medlemstype" for at oprette den nye medlemstype.

Navn på medlemstype

Navnet er det, du vil kalde medlemstypen i systemet – for eksempel Junior, Senior eller Støttemedlem. Du kan ændre navnet senere, hvis det bliver nødvendigt, ved at redigere medlemstypen.

Du finder flere detaljer og forklaringer til de enkelte felter og indstillinger i formularen nedenfor.

1.2 Kontingent informationer

Der er tre forskellige måder, du kan opkræve kontingent på for en medlemstype:

Opkræv ikke kontingent:

Denne medlemstype er gratis. Medlemmer betaler ikke løbende kontingent for at være med i foreningen. Bemærk dog, at hvis der er knyttet et tilmeldingsgebyr til medlemstypen, vil dette stadig blive opkrævet ved indmeldelse.

Opkræv forudbestemte måneder:

Med denne metode betaler medlemmer kontingent i bestemte måneder, som du vælger på forhånd. Det kan være én gang om året (f.eks. altid i januar) eller flere gange årligt (f.eks. januar, april, juli og oktober). Alle medlemmer med denne medlemstype opkræves på samme tidspunkt i de valgte måneder.

Opkræv med faste mellemrum:

Her opkræves medlemmerne ikke i bestemte måneder, men med regelmæssige intervaller, der starter fra det tidspunkt, de meldte sig ind. Det kan være hvert år, halvårligt, kvartalsvis eller med et andet interval, du vælger.

Den væsentlige forskel mellem metode 2 og 3 er:

Ved forudbestemte måneder opkræves alle medlemmer af samme type samtidig i de fastlagte måneder. Ved faste mellemrum kan opkrævninger ske løbende hen over året, da det afhænger af, hvornår det enkelte medlem blev indmeldt. Vær opmærksom på at vælges der faste mellemrum betyder det også at I skal danne og sende opkrævninger hver måned.

1.2.1 Opsætning af forudbestemte måneder

Når du vælger at opkræve kontingent i forudbestemte måneder, skal du først bestemme, hvilke måneder kontingentet skal opkræves i.

Under punktet "Betalingsmåneder" skal du markere de måneder, hvor du ønsker, at systemet automatisk skal sende opkrævninger ud til medlemmerne.

For eksempel:

• Hvis kontingentet skal betales én gang om året, vælger du kun én måned (f.eks. januar)
• Hvis det skal betales halvårligt, vælger du to måneder (f.eks. januar og juli)
• Hvis det skal betales kvartalsvis, vælger du fire måneder (f.eks. januar, april, juli og oktober)

Når du har markeret de ønskede måneder, vil alle medlemmer med denne medlemstype automatisk få sendt en opkrævning i de valgte måneder.

1.2.2 Opsætning af faste mellemrum

Når du vælger at opkræve kontingent med faste mellemrum, skal du angive, hvor mange måneder der skal gå mellem hver opkrævning for et medlem.

Du kan vælge et interval fra:

• 1 måned (månedlig betaling)
• 2 måneder (hver anden måned)
• 3 måneder (kvartalsvis)
• 6 måneder (halvårligt)
• 12 måneder (årligt)
• Op til 24 måneder (2 år)

Hvis du har behov for længere intervaller, kan du også vælge årsintervaller på op til 10 år.

Ved denne metode beregnes datoen for næste opkrævning individuelt for hvert medlem, baseret på deres indmeldelsesdato eller dato for sidste betaling. Det betyder, at medlemmerne bliver opkrævet på forskellige tidspunkter henover året, afhængigt af hvornår de blev meldt ind.

1.2.3 Andre kontingent informationer

Fakturalinjetekst:

Skriv her den tekst, der skal stå på selve fakturalinjen, når medlemmet modtager en faktura for denne medlemstype. Dette er den tekst, medlemmet ser på sin opkrævning. Bemærk, at systemet kan være indstillet til automatisk at tilføje betalingsperioden (f.eks. "Januar 2023" eller "2023-2024") efter din tekst, afhængigt af de generelle betalingsindstillinger i systemet.

Beløb:

Indtast det beløb, der skal opkræves hver gang, der sendes en faktura for denne medlemstype. Eksempel: Hvis du angiver 200 kr, og du har valgt opkrævning i april og november, vil medlemmet blive opkrævet 200 kr i april og igen 200 kr i november.

Enhed:

Vælg den enhed, der skal vises på fakturaen. Det kan være:

• "år" (hvis kontingentet dækker et helt år)
• "måneder" (hvis kontingentet dækker en kortere periode)
• "stk" (standardenhed, hvis ingen af de andre passer)

Bogfør kontingent til:

Her vælger du, hvilken konto i regnskabet kontingentet skal bogføres på. Når fakturaen oprettes eller betales (afhængigt af jeres regnskabsopsætning), vil beløbet automatisk blive bogført på denne konto. Dette er vigtigt for at holde styr på foreningens indtægter korrekt i regnskabet.

Moms:

Hvis jeres forening er momsregistreret og har momsmodulet aktiveret, skal du her vælge, om der skal beregnes moms af kontingentet. Hvis du vælger en momstype, vil systemet automatisk lægge moms oveni den pris, du har angivet. Det betyder, at den pris, du angiver, er uden moms, og systemet tilføjer momsen ved fakturering.

1.3 Tilmeldingsgebyr

Et tilmeldingsgebyr er et engangsbeløb, som nye medlemmer betaler, når de melder sig ind i foreningen. Dette gebyr opkræves kun én gang - sammen med medlemmets første kontingentopkrævning.

Hvis du ønsker at opkræve et tilmeldingsgebyr for denne medlemstype, skal du markere feltet "Tilmeldingsgebyr". Når du sætter flueben i dette felt, vises en formular med flere indstillinger.

I formularen skal du udfylde følgende oplysninger:

Fakturalinjetekst:

Skriv den tekst, der skal stå på fakturaen vedrørende tilmeldingsgebyret. Denne tekst vil medlemmet se på sin første faktura, f.eks. "Indmeldelsesgebyr" eller "Oprettelse af medlemskab".

Beløb:

Indtast det beløb, der skal opkræves som tilmeldingsgebyr. Dette er et engangsbeløb, der kun opkræves ved indmeldelse.

Enhed:

Vælg den enhed, der skal vises på fakturaen. For tilmeldingsgebyr er "stk" (stykpris) ofte passende.

Bogfør tilmeldingsgebyr til:

Vælg den konto i regnskabet, hvor tilmeldingsgebyret skal bogføres. Dette kan være en anden konto end den, kontingentet bogføres på.

Moms:

Hvis jeres forening er momsregistreret, skal du vælge, om der skal beregnes moms af tilmeldingsgebyret. Ligesom ved kontingent vil systemet automatisk lægge moms oveni prisen, hvis du vælger en momstype.

1.4 Avancerede indstillinger

Under sektionen for medlemstyper findes en række avancerede indstillinger, som du kan udvide ved at klikke på den relevante sektion. Disse indstillinger bruges ikke så ofte, men giver dig mulighed for at tilpasse medlemstypen med særlige funktioner.

Her er en forklaring af de avancerede indstillinger:

Brug rettighedsgruppe:

Her angiver du, om den rettighedsgruppe, der automatisk oprettes til medlemstypen, skal være aktiv og kunne bruges i systemet. Se særskilt guide om rettighedsgrupper for mere information om, hvordan dette fungerer.

Aldersbegrænsning:

Med denne indstilling kan du sætte en aldersbegrænsning på medlemstypen. Når et medlem når den angivne alder, kan systemet automatisk flytte personen til en anden medlemstype.

Systemet kontrollerer hver nat, om nogle medlemmer har overskredet aldersgrænsen. Hvis et medlem f.eks. er fyldt 18 år, og du har sat aldersgrænsen til 18 år, vil medlemmet automatisk blive flyttet til den medlemstype, du har angivet som næste.

Udløb:

Hvis du aktiverer denne funktion, kan du vælge et antal måneder, hvorefter medlemskabet automatisk ophører. Medlemmet bliver altså automatisk udmeldt efter den angivne periode. Dette er nyttigt for medlemstyper med en fast tidsbegrænset varighed, f.eks. prøvemedlemskaber eller sæsonmedlemskaber.

Statistik:

Her kan du vælge, om medlemmer af denne type skal tælles med i foreningens aktive medlemstal i statistikker. Hvis du fravælger dette, vil medlemmer af denne type ikke indgå i det samlede medlemstal. Dette kan være relevant for f.eks. instruktører, passive medlemmer eller støttemedlemmer, som I ikke ønsker at medregne i jeres officielle medlemstal.

Medlemsportal max tilmeldte:

Med denne indstilling kan du begrænse, hvor mange medlemmer der maksimalt kan være tilmeldt denne medlemstype via medlemsportalen. Når grænsen er nået, vil nye medlemmer ikke kunne vælge denne medlemstype, før antallet igen er under det fastsatte maksimum. Hvis du f.eks. sætter grænsen til 20, vil medlemstypen ikke længere være tilgængelig, når der er 20 tilmeldte.

Ekstra note til faktura pdf:

Her kan du skrive en særlig tekst, som automatisk vil blive tilføjet på alle fakturaer, hvor denne medlemstype opkræves. Dette er nyttigt, hvis du har specifikke oplysninger eller bemærkninger, der skal fremgå på fakturaen for netop denne medlemstype.

1.5 MedlemsPortal indstillinger

Disse indstillinger bliver kun tilgængelige, hvis jeres forening bruger MedlemsLogin-modulet. Her kan du styre, hvordan denne medlemstype fungerer på medlemsportalen, hvor medlemmerne selv kan logge ind.

Her er de vigtigste indstillinger.

Login til medlemsportal:

Her bestemmer du, om medlemmer med denne medlemstype som standard har ret til at logge ind på medlemsportalen. Hvis du ikke markerer dette felt, vil medlemmer med denne type ikke kunne logge ind, medmindre du giver dem særlig adgang.

Visning for medlem:

Vælg, om denne medlemstype skal være synlig for medlemmet, når de er logget ind på portalen. Dette påvirker, om medlemmer kan se, hvilken medlemstype de har.

Ændring af medlemstype:

Her afgør du, om medlemmer med denne type selv må ændre deres medlemstype via portalen. Hvis du markerer dette, kan medlemmerne selv vælge at skifte til en anden type.

Skifte til medlemstype:

Denne indstilling bestemmer, om andre medlemmer kan vælge at skifte til denne medlemstype. Hvis du ikke markerer dette felt, vil denne medlemstype ikke være tilgængelig, når medlemmer forsøger at skifte type på portalen.

Beskrivelse af medlemstype:

I dette felt kan du skrive en forklarende tekst om medlemstypen, som medlemmerne kan se på portalen. Det er en god idé at beskrive, hvad medlemstypen indebærer, f.eks. hvilke fordele, rettigheder eller begrænsninger der følger med. En tydelig beskrivelse hjælper medlemmerne med at forstå forskellen mellem de forskellige medlemstyper, så de kan vælge den type, der passer bedst til deres situation.

2 Sletning af medlemstype

Hvis du har behov for at slette en medlemstype, der ikke længere skal bruges, skal du følge disse trin:

• Find den medlemstype, du ønsker at slette, i listen over medlemstyper.
• Klik på det røde kryds, der findes yderst til højre på linjen med den pågældende medlemstype.

Når du sletter en medlemstype, er det vigtigt at forstå, at medlemmerne, der er tilknyttet denne type, ikke bliver slettet fra systemet. Disse medlemmer skal flyttes til en anden medlemstype, eftersom alle medlemmer skal have en medlemstype.

Derfor vil systemet, inden sletningen gennemføres, bede dig om at vælge en anden medlemstype til de berørte medlemmer. Du vil se en liste over de tilgængelige medlemstyper, som du kan flytte medlemmerne til.

Efter du har valgt, hvilken medlemstype de berørte medlemmer skal flyttes til, kan du gennemføre sletningen ved at bekræfte dit valg. Medlemmerne vil derefter automatisk blive tildelt den nye medlemstype, og den oprindelige medlemstype vil blive fjernet fra systemet.

Bemærk: Sletning af en medlemstype kan ikke fortrydes, så vær sikker på, at du virkelig ønsker at slette den, før du går videre med handlingen.

3 Hold og tillægsydelser

Ud over medlemstyper kan du også opkræve betaling for hold og tillægsydelser. Disse kan bruges, når du har behov for at opkræve ekstra beløb udover det almindelige kontingent, eller hvis jeres foreningsstruktur ikke passer godt til at bruge medlemstyper alene.

Hvad er forskellen på hold og tillægsydelser?

Reelt set er der ingen funktionsmæssig forskel. Hold og tillægsydelser fungerer teknisk set helt ens i systemet. De er opdelt i to kategorier for at gøre det lettere at holde styr på forskellige typer af ydelser, men du kan bruge dem, som det passer bedst til jeres behov.

Her finder du opsætningen:

Du finder opsætningen af hold og tillægsydelser under "Indstillinger > Kontingent". Processen for at oprette og opsætte dem minder meget om den, du bruger til medlemstyper.

Fordele ved hold og tillægsydelser:

Et medlem kan være tilmeldt flere hold og tillægsydelser samtidigt (i modsætning til medlemstyper, hvor medlemmet kun kan have én type)

• Du kan oprette så mange hold og tillægsydelser, som I har behov for
• De kan bruges til at opkræve betaling for ekstra aktiviteter eller ydelser

Andre anvendelsesmuligheder:

Hold og tillægsydelser kan også bruges til at skabe grupper af medlemmer på tværs af medlemstyper. For eksempel kan du oprette hold for:

• Arbejdsgrupper
• Udvalg
• Arrangementshold
• Andre grupperinger i foreningen

Dette gør det nemt at finde disse medlemmer igen på medlemslisten senere. Bemærk, at et hold ikke nødvendigvis behøver at have en kontingentsats tilknyttet - du kan sagtens oprette hold, der er gratis.

Fleksible opkrævningsmuligheder:

Hold og tillægsydelser har de samme opkrævningsmuligheder som medlemstyper:

• Opkrævning i forudbestemte måneder
• Opkrævning med faste mellemrum
• Mulighed for tilmeldingsgebyr
• Mulighed for ikke at opkræve betaling

Du kan også tilmelde og framelde medlemmer månedsvis, hvilket giver stor fleksibilitet i forhold til, hvordan og hvornår I opkræver betaling.

4 Tildeling af medlemstyper, hold og tillægsydelser

Tildeling af medlemstype:

Når du opretter et nyt medlem eller redigerer et eksisterende medlem, kan du vælge eller ændre medlemstypen under sektionen "Forenings informationer".

Her kan du vælge eller ændre, hvilken medlemstype medlemmet skal have. Det er vigtigt at være opmærksom på, at når du ændrer medlemstype for et eksisterende medlem, vil det ikke påvirke allerede oprettede fakturaer eller opkrævninger. Medlemmet vil først blive opkrævet for den nye medlemstype ved næste planlagte opkrævning.

Tildeling af hold og tillægsydelser:

Hold og tillægsydelser kan først tildeles, efter at medlemmet er oprettet. Dette gøres under fanen "Hold / ydelser" på medlemmets profil.

På denne side kan du se alle tilgængelige hold og tillægsydelser og tilmelde eller framelde medlemmet til disse. Hvis der er aktiveret mulighed for at angive antal eller rabat for et hold eller en ydelse, kan du også angive dette her.

Bemærk, at hold og tillægsydelser tilmeldes og frameldes på månedsbasis. Det betyder, at du skal angive, hvilken måned tilmeldingen starter, og hvilken måned den eventuelt slutter. Dette bestemmer, hvornår opkrævningen starter og slutter for den pågældende ydelse.

Tilmelding af flere medlemmer samtidig:

Hvis du har behov for at tilmelde eller framelde mange medlemmer til et hold eller en tillægsydelse på én gang, kan dette gøres direkte fra medlemslisten ved hjælp af funktionen "Rediger mange".

1. Markér først de medlemmer på medlemslisten, som du ønsker at tilmelde eller framelde.
2. Klik derefter på knappen "Rediger mange".
3. Vælg det ønskede hold eller den ønskede tillægsydelse.
4. Angiv start- og eventuelt slutdato for tilmeldingen.

Denne funktion er særligt nyttig, når du for eksempel skal tilmelde en større gruppe medlemmer til et nyt hold eller en ny aktivitet, eller når en sæson slutter, og du skal framelde mange medlemmer fra et hold på én gang.

5 Afslutning

Denne guide har givet dig en grundig gennemgang af, hvordan du opsætter og administrerer medlemstyper, tilmeldingsgebyrer, avancerede indstillinger samt hold og tillægsydelser i ForeningsAdministrator. Disse elementer er afgørende for at kunne administrere jeres forening effektivt, særligt når det kommer til opkrævning af kontingenter og håndtering af forskellige medlemsgrupper.

Anbefalede næste skridt:

• Gennemgå jeres medlemsliste:

Start med at sikre, at alle medlemmer er tildelt den rigtige medlemstype. Dette er

grundlæggende for, at kontingentopkrævningen fungerer korrekt, og at

medlemmerne får adgang til de relevante hold og ydelser.

• Test jeres opkrævningssystem:

Før I sætter systemet i drift med rigtige opkrævninger, er det en god idé at lave en test. Under fanen "Opkrævning" kan I danne en testperiode, som I kan gennemgå for at sikre, at alle beløb, datoer og tekster er korrekte. Denne testperiode kan I slette igen, når I har kontrolleret, at alt ser rigtigt ud.

• Planlæg jeres opkrævningsstruktur:

Overvej nøje, hvilken opkrævningsstruktur der passer bedst til jeres forening. Skal alle betale samtidig? Eller skal betalingen fordeles over året? Vælg den løsning, der er lettest at administrere for jer og mest forståelig for jeres medlemmer.

• Kommunikér tydeligt til medlemmerne:

Sørg for at informere jeres medlemmer om, hvilke medlemstyper der findes, og hvad der er inkluderet i hver type. God kommunikation om kontingenter og opkrævninger kan forebygge mange misforståelser.

Hvis I støder på problemer eller har spørgsmål til opsætningen af systemet, er I altid velkomne til at kontakte supporten.

tilbage til oversigt | print side