tilbage til oversigt | print side

Rettighedsgrupper

Rettighedsgrupper er en smart og fleksibel måde at styre adgang for forskellige medlemmer i jeres forening. Tidligere har mange foreninger udelukkende brugt medlemstyper til at styre rettigheder, men nu kan I også tildele adgang baseret på andre faktorer som holdtilmelding, tillægsydelser eller andre kriterier, der er relevante for netop jeres forening.

Hvad er en rettighedsgruppe

En rettighedsgruppe er ganske enkelt en gruppe med et navn og nogle kriterier, der bestemmer, hvilke medlemmer der automatisk bliver en del af gruppen.

Sådan fungerer det i praksis:

• Et medlem kan tilhøre flere rettighedsgrupper samtidig
• Medlemmer tildeles automatisk til grupper, når de opfylder kriterierne
• Medlemskab af en gruppe giver adgang til bestemte funktioner eller områder

Praktisk eksempel:

I en idrætsforening kan I oprette en rettighedsgruppe for "Konkurrencesvømmere", som automatisk inkluderer alle medlemmer tilmeldt konkurrenceholdene. Denne gruppe kan få særlig adgang til stævneinformation på medlemsportalen, som motionssvømmerne ikke har behov for at se.

TIP! Tænk på rettighedsgrupper som automatiske filterregler - når et medlem opfylder kriterierne, får de automatisk adgang til det, gruppen giver adgang til.

Der findes to forskellige typer rettighedsgrupper i systemet:

• Standardgrupper - foruddefinerede grupper med bestemte funktioner
• Egne rettighedsgrupper - grupper I selv kan oprette og tilpasse efter behov

Lad os se nærmere på, hvordan I kan bruge rettighedsgrupper til at organisere jeres forening mere effektivt!

Standardgrupper

Systemet opretter automatisk en række standardgrupper, så I har nogle brugbare grupper at vælge imellem uden først at skulle oprette dem selv. Disse standardgrupper opdateres dynamisk - det betyder, at når I opretter, redigerer eller sletter f.eks. en medlemstype, vil den tilhørende standardgruppe automatisk blive opdateret.

ForeningsAdministrator opretter følgende standardgrupper:

• Medlemsliste - aktive medlemmer: En gruppe der inkluderer alle aktive medlemmer uanset medlemstype

• Medlemsliste - udmeldte medlemmer: En gruppe der inkluderer alle udmeldte medlemmer uanset medlemstype

• Ekstraliste - aktive: Hver ekstraliste får sin egen gruppe med aktive elementer (bemærk: dette kræver ekstralistemodullet)

• Ekstraliste - udmeldte: Hver ekstraliste får sin egen gruppe med udmeldte/ophørte elementer (bemærk: dette kræver ekstralistemodullet)

• Medlemstype: Hver medlemstype får automatisk sin egen standardgruppe, der inkluderer alle medlemmer med denne medlemstype

• Hold: Hvert hold får automatisk sin egen standardgruppe, der inkluderer alle medlemmer tilmeldt holdet

• Tillægsydelse: Hver tillægsydelse får automatisk sin egen standardgruppe, der inkluderer alle medlemmer med denne tillægsydelse

TIP! I en spejderforening kan I f.eks. bruge hold-standardgrupperne til at give adgang til særlige sider på medlemsportalen for hver aldersgruppe (mikrober, minispejdere, etc.), mens medlemstype-grupperne kan bruges til at adskille ledere fra spejdere.

Det er ikke muligt at slette standardgrupper, men I kan deaktivere dem, så de ikke vises i oversigter, når I skal tildele rettigheder. Dette er særligt nyttigt, hvis I har mange hold eller ydelser, der ikke skal bruges til at styre rettigheder, da det gør jeres rettighedsgruppeliste mere overskuelig. Som standard er alle standardgrupper aktiveret, så I skal ikke aktivere dem manuelt, før de kan bruges.

I kan se og administrere standardgrupper under Indstillinger → Rettighedsgrupper, hvor I også kan aktivere og deaktivere dem efter behov.

Egne rettighedsgrupper

Egne rettighedsgrupper er dem, I selv kan oprette med mere avancerede og specifikke kriterier for præcist at målrette bestemte medlemsgrupper. Med egne rettighedsgrupper kan I kombinere mange forskellige kriterier for at få præcis den medlemsgruppe, I har behov for.

I kan matche på følgende kriterier:

• Aktivitetsstatus: Om medlemmet er aktivt (indmeldt) eller udmeldt
• Medlemstype: Hvilken medlemstype medlemmet har
• Hold: Hvilke hold medlemmet er tilmeldt
• Tillægsydelse: Hvilke tillægsydelser medlemmet har
• Profiltype: Medlemmets profiltype
• Ekstra felter: Værdier i dropdown-felter, multilister eller afkrydsningsfelter
• Liste: Hvis I bruger ekstralistemodullet, kan I vælge, hvilke lister der skal matches i gruppen

Praktisk eksempel:

I en musikforening kan I oprette en rettighedsgruppe for "Koncertberettigede medlemmer" der matcher alle aktive medlemmer, som både er tilmeldt et orkester (hold) og har betalt "Koncertgebyr" (tillægsydelse). Kun medlemmer der opfylder begge kriterier kommer automatisk med i gruppen.

TIP! Brug egne rettighedsgrupper til at løse specifikke udfordringer. I en golfklub kan I f.eks. oprette en gruppe for "Turneringsberettigede" der automatisk inkluderer alle med handicap under 36 (ekstra felt) og som har betalt turneringskontingent (tillægsydelse).

Med disse regler kan I sammensætte præcis de medlemsgrupper, I har behov for i forskellige situationer og dermed give en mere målrettet adgang til information og funktioner.

Rettighedsgruppe opsætning

Rettighedsgrupper finder I under Indstillinger → Rettighedsgruppe

Siden er inddelt i tre overskuelige sektioner:

• Egne rettighedsgrupper - disse kan I redigere, kopiere og slette efter behov
• Aktive standardgrupper - disse kan deaktiveres, hvis I ikke har brug for dem
• Inaktive standardgrupper - disse kan genaktiveres, hvis I får brug for dem senere

Opret egne rettighedsgrupper

Når I klikker på "Opret ny gruppe" eller redigerer en eksisterende rettighedsgruppe, åbnes følgende formular:

Stamdata

Øverst til venstre angiver I et sigende navn til rettighedsgruppen, så I nemt kan identificere den, når den skal bruges forskellige steder i systemet.

Her kan I også tilføje en beskrivelse (valgfri), hvis I har behov for at dokumentere formålet med eller anvendelsen af rettighedsgruppen. Dette er især nyttigt, hvis flere personer administrerer systemet.

Dernæst vælger I, hvilken liste rettighedsgruppen skal omfatte. Dette er kun relevant, hvis I bruger ekstralistemodullet. Som standard er "Alle lister" valgt, hvilket betyder, at der matches på alle lister inklusive medlemslisten.

I kan vælge mellem:

• Alle lister (standardvalg)
• Medlemslisten (kun medlemmer)
• En specifik ekstraliste

Udvælg lister (her kan I markere flere specifikke lister, som rettighedsgruppen skal matche på)

TIP! I en sportsforening med både medlemmer og støttemedlemmer i separate lister kan I oprette en rettighedsgruppe, der kun gælder for jeres aktive udøvere ved at vælge udelukkende medlemslisten.

Matches - optælling

Nederst til venstre vises en løbende optælling af, hvor mange personer/elementer der matcher rettighedsgruppen baseret på jeres valgte kriterier. Dette er et utroligt nyttigt værktøj til at kontrollere, om jeres opsætning fungerer som forventet.

Hvis I for eksempel ved, at der burde være omkring 15 medlemmer i en gruppe, men optællingen viser 0, har I sandsynligvis sat et kriterie forkert op. Optællingen opdateres automatisk, når I ændrer i kriterierne, så I kan straks se effekten af jeres ændringer.

Generelle regler

Øverst til højre finder I de generelle regler, som er kriterier gældende på tværs af alle valgte lister. For hvert kriterium kan I vælge, hvordan det skal evalueres:

• Lig med - tjekker om en værdi præcis matcher det valgte
• Ikke lig med - tjekker om en værdi er forskellig fra det valgte
• Iblandt - tjekker om en værdi findes blandt flere udvalgte muligheder
• Ikke iblandt - tjekker om en værdi ikke findes blandt flere udvalgte muligheder

Under de generelle regler kan I vælge mellem følgende kriterier:

• Aktiv: Vælg om der skal matches på aktive eller udmeldte medlemmer
• Medlemstype: Match på en eller flere specifikke medlemstyper
• Hold: Match på et eller flere specifikke hold, som medlemmet skal være tilknyttet
• Tillægsydelser: Match på en eller flere specifikke tillægsydelser, som medlemmet skal have
• Profiltype: Match på bestemte profiltyper (person, virksomhed eller offentlig institution)

Specifikke regler pr. liste

Under de generelle regler vises specifikke kriterier for de lister, I har valgt at bruge i rettighedsgruppen. Hvis I kun har valgt medlemslisten, vises kun kriterier relevante for denne. Har I valgt flere lister, vil kriterier for hver liste blive vist separat.

De specifikke regler er baseret på de ekstra felter, I har oprettet i systemet. For hvert dropdown-felt, multivalg-felt eller afkrydsningsfelt kan I aktivere et kriterium og vælge, hvilke værdier der skal matches på.

TIP! I en kunstforening kan I f.eks. bruge ekstra felter til at registrere interesseområder (maleri, skulptur, keramik osv.) og så oprette rettighedsgrupper, der matcher på disse interesser for at sende målrettede invitationer til relevante udstillinger.

Når I har:

• Givet gruppen et sigende navn
• Sikret at de rigtige lister er valgt
• Defineret jeres kriterier
• Kontrolleret at antallet af matches ser korrekt ud

...kan I gemme jeres rettighedsgruppe ved at klikke på knappen nederst i vinduet.

Efter oprettelsen har I mulighed for at:

• Redigere gruppen for at opdatere navn eller kriterier
• Kopiere den, hvis I har brug for en lignende opsætning
• Slette den helt, hvis den ikke længere er relevant

Brug af rettighedsgrupper

Rettighedsgrupper kan bruges forskellige steder i systemet afhængigt af, hvilke moduler I anvender. Herunder beskrives de vigtigste anvendelsesmuligheder - og nye funktioner vil løbende blive tilføjet.

Søg i medlemsliste

En praktisk anvendelse af rettighedsgrupper er at bruge dem som søgefiltre i medlemslisten. Under "Vis ekstra felter" i medlemsliste-søgningen kan I vælge, hvilke rettighedsgrupper I vil søge på.

Dette giver jer to værdifulde muligheder:

1. Undersøg medlemssammensætning: Se præcis hvilke medlemmer der befinder sig i en bestemt rettighedsgruppe
2. Gem komplekse søgninger: Brug rettighedsgrupper som en form for gemte standardsøgninger, I kan genbruge
   

TIP! I en håndboldsforening kan I oprette en rettighedsgruppe for "Ungdomstrænere med førstehjælpskursus" og bruge denne i medlemssøgningen, når I skal planlægge opdateringskurser eller tjekke bemanding til ungdomsstævner.

Rettigheder på MedlemsPortal-sider

En af de mest anvendelige funktioner ved rettighedsgrupper er muligheden for at begrænse adgangen til bestemte sider på MedlemsPortalen. Dette er særligt nyttigt, når I har informationer, der kun skal være tilgængelige for udvalgte medlemmer.

Sådan gør I:

1. Gå til MedlemsPortal → Egne sider eller MedlemsPortal → Standardsider
2. Vælg den side, I vil begrænse adgangen til
3. Klik på "Rediger"
4. Scroll ned til bunden af siden, hvor I finder sektionen "Adgang"

Her har I forskellige muligheder:

• Vis for alle - Alle kan se den både logget ind eller ej
• Vis kun når bruger ikke er logget ind - Hvis siden skal skjules når man er logget ind
• "Vis kun når bruger er logget ind" - Alle indloggede medlemmer kan se siden
• "Vis kun for udvalgte rettighedsgrupper" - Kun medlemmer i de valgte rettighedsgrupper kan se siden
  

Hvis I vælger den sidste mulighed, skal I derefter vælge en eller flere rettighedsgrupper fra listen. Et medlem skal kun være i én af de valgte grupper for at få adgang til siden.

TIP! I en bridgeklub kan I oprette særlige sider med turneringsresultater, der kun er synlige for medlemmer, som har betalt turneringskontingent (en tillægsydelse), ved at oprette en rettighedsgruppe for dette og tildele denne gruppe adgang til resultatsiderne.

Sådan påvirker det medlemmernes oplevelse:

• Har et medlem ikke adgang til en side, vil den slet ikke være synlig i menuer
• Hvis der linkes til en begrænset side fra en tilgængelig side, og medlemmet ikke har adgang, vil de få en besked om, at siden ikke kan vises
• Alle disse begrænsninger gælder kun, når medlemmet er logget ind - er personen ikke logget ind, kan de ikke se indhold, der kræver login

Praktisk eksempel:

I en sportsforening har I oprettet særlige sider med trænerressourcer, bestyrelsesdokumenter og konkurrenceinformation. Ved at tildele forskellige rettighedsgrupper til disse sider sikrer I, at:

• Trænere kun ser trænermaterialer
• Bestyrelsesmedlemmer har adgang til fortrolige dokumenter
• Konkurrenceudøvere får information om kommende stævner

Dette giver en mere målrettet og relevant brugeroplevelse for alle medlemmer.

Rettigheder på MedlemsPortal-filer

En særligt nyttig funktion er muligheden for at begrænse adgangen til specifikke filer på MedlemsPortalen. Dette giver jer kontrol over, hvilke medlemmer der kan downloade eller se bestemte dokumenter.

Sådan styrer I adgangen til filer:

1. Gå til Forside → Filer eller MedlemsPortal → Filer
2. Find den fil, I ønsker at begrænse adgangen til
3. Klik på rediger-ikonet (blyant) ved filen
4. Ved "Adgang" vælges nu "Brugere og udvalgte medlemmer: kræver login"
5. Herefter vises en liste med rettighedsgrupper
6. Vælg de rettighedsgrupper, der skal have adgang til at se og hente filen
7. Klik på "Gem" for at gemme ændringerne

TIP! I en musikforening kan I uploade noder til forskellige orkestergrupper og begrænse adgangen til hver fil, så kun de relevante musikere kan se deres stemmer. Dette er også nyttigt for bestyrelsespapirer, der kun skal være tilgængelige for bestyrelsesmedlemmer.

Ved at kombinere fil-adgangsstyring med sidestyring, kan I skabe en meget målrettet informationsstruktur, der giver hver medlemsgruppe præcis den information, de har brug for - hverken mere eller mindre.

Rettighedsgrupper og arrangementer

I kan bruge rettighedsgrupper til at styre hvem der kan se og tilmelde sig til arrangementer. Det giver jer mulighed for at målrette arrangementer til bestemte medlemsgrupper.

Med rettighedsgrupper kan I kontrollere:

• Hvem der kan se et arrangement
• Hvem der kan tilmelde sig generelt
• Hvem der kan tilmelde sig specifikke deltagertyper
• Hvem der kan vælge bestemte tilkøb

For alle disse muligheder gælder, at I aktivt skal tilvælge begrænsningen og derefter vælge de rettighedsgrupper, der skal have adgang. Kun medlemmer der er identificerede (enten ved login eller ved at indtaste medlemsnummer) og som matcher mindst én af de valgte rettighedsgrupper vil få adgang.

TIP! Brug rettighedsgrupper til at skabe eksklusive arrangementer for bestemte medlemsgrupper, f.eks. træningslejre kun for konkurrencehold eller lukket generalforsamling kun for stemmeberettigede medlemmer.

Se nedenfor hvordan I konkret opsætter disse begrænsninger.

Arrangement - hvem kan se arrangement

I kan begrænse hvilke medlemmer der kan se et specifikt arrangement. Dette er nyttigt hvis:

• Arrangementet kun er relevant for en del af jeres medlemmer
• I ønsker at teste opsætningen internt før det offentliggøres
• I har eksklusive arrangementer for bestemte grupper

Sådan begrænser I visningen af et arrangement:

1. Find arrangementet under fanen "Arrangementer"
2. Vælg "MedlemsPortal og tilmeldinger"
3. Øverst på indstillingssiden finder I muligheden "Vis arrangement for"
4. Vælg "Vis kun for udvalgte medlemmer (kræver login)"
5. Vælg derefter de rettighedsgrupper, der skal kunne se arrangementet, ved at flytte de relevante grupper over i listen til højre
6. Gem indstillingerne

Arrangement - hvem kan tilmelde sig

I kan begrænse hvilke medlemmer der kan tilmelde sig et arrangement, selvom de kan se det. Dette giver jer mulighed for at vise information om et arrangement til alle, men kun lade udvalgte medlemsgrupper tilmelde sig.

Sådan begrænser I tilmelding til et arrangement:

1. Find arrangementet under fanen "Arrangementer"
2. Vælg "MedlemsPortal og tilmeldinger"
3. På indstillingssiden finder I overskriften "Tilmelding"
4. Under denne findes punktet "Begræns medlemmer"
5. Vælg de rettighedsgrupper, der skal kunne tilmelde sig arrangementet, ved at flytte de relevante grupper over i listen til højre
6. Gem indstillingerne

TIP! Denne funktion er særligt nyttig ved arrangementer med begrænset kapacitet, hvor I ønsker at give fortrinsret til bestemte medlemsgrupper, f.eks. kan I give seniormedlemmer først adgang til tilmelding til en klubfest.

Arrangement - hvem kan tilmelde sig deltagertype

I kan oprette forskellige deltagertyper til samme arrangement og styre, hvilke medlemmer der kan vælge hvilke deltagertyper. Dette er praktisk når I har forskellige roller ved et arrangement, som f.eks. bestyrelse, instruktører eller særlige gæster.

Sådan begrænser I adgang til bestemte deltagertyper:

1. Find arrangementet under fanen "Arrangementer"
2. Vælg "Opsæt deltagertyper og tilkøb"
3. Find den eller de deltagertyper, der skal begrænses
4. Vælg "Begræns tilmelding"
5. I listen med rettighedsgrupper flytter I de grupper, der skal kunne vælge denne deltagertype, over i listen til højre
6. Gem indstillingerne

TIP! Ved større arrangementer kan I have deltagertyper som "Frivillig hjælper", "Bestyrelse" og "Almindelig deltager", hvor kun medlemmer i de relevante rettighedsgrupper kan vælge de særlige deltagertyper.

Arrangement - hvem kan tilkøbe en vare

I kan også styre hvilke medlemmer der kan se og vælge bestemte tilkøb eller varer ved et arrangement. Dette er nyttigt, hvis nogle varer eller ydelser kun er relevante for specifikke medlemsgrupper.

Sådan begrænser I adgang til bestemte tilkøb:

1. Find arrangementet under fanen "Arrangementer"
2. Vælg "Opsæt deltagertyper og tilkøb"
3. Find det eller de tilkøb, der skal begrænses
4. Vælg "Begræns tilmelding"
5. I listen med rettighedsgrupper flytter I de grupper, der skal kunne vælge dette tilkøb, over i listen til højre
6. Gem indstillingerne

TIP! Ved sportsarrangementer kan I oprette tilkøb som "Trænervest" eller "Dommerfløjte", som kun er synlige for medlemmer i træner- eller dommergrupperne.

tilbage til oversigt | print side