Rettighedsgrupper

Rettighedsgrupper er en måde at styre adgang på for medlemmer. Oprindeligt har medlemstypen været brugt til dette, men nogle foreninger ønsker også at kunne tildele adgang / muligheder på baggrund af hold, tillægsydelser eller andre kriterier. Derfor har vi lavet specifikke grupper som man kan oprette for at opnå speciel funktionalitet for en udvalgt gruppe medlemmer.

Hvad er en rettighedsgruppe

En rettighedsgruppe er en gruppe med et navn og nogle kriterier for hvilke medlemmer der høre til i gruppen. Det kan fx være medlemstyper, hold, ydelser eller lign. Et medlem kan tilhøre flere rettighedsgrupper og kan ikke tildeles dem specifikt, men vil tilhøre en rettighedsgruppe hvis kriterierne for gruppen matcher medlemmets data. Fx hvis en gruppe kræver at man er tilmeldt et bestemt hold, og medlemmet er tilmeldt det hold, vil medlemmet være i gruppen. Man kan så bruge gruppen til at give adgang til en bestemt side på MedlemsPortalen eller lign, og så er det kun medlemmer på det hold der kan se denne side. Der er 2 typer rettighedsgrupper i ForeningsAdministrator: Standardgrupper og Egne rettighedsgrupper.

Standardgrupper

Standardgrupper oprettes automatisk af systemet så man som standard har nogle grupper at vælge imellem uden at skulle lave grupper for ens medlemstyper, hold og ydelser. Standardgrupper opdateres løbende, dvs. opretter, redigere, sletter man en medlemstype vil den tilsvarende standardgruppe opdateres.

ForeningsAdministrator laver følgende standardgrupper

• Medlemsliste - aktive medlemmer: Der laves en standardgruppe der matcher alle aktive medlemmer uanset type
• Medlemsliste - udmeldte medlemmer: Der laves en standardgruppe der matcher alle udmeldt medlemmer uanset type
• Ekstraliste - aktive: Hver ekstraliste der oprettes får sin egen gruppe med aktive elementer i listen (kun hvis man bruger ekstra liste modulet)
• Ekstraliste - udmeldte: Hver ekstraliste der oprettes får sin egen gruppe med udmeldte / ophørte elementer i listen (kun hvis man bruger ekstra liste modulet)
• Medlemstype - hver medlemstype har en standardgruppe der matcher alle medlemmer tilmeldt medlemstypen
• Hold - hvert hold har en standardgruppe der matcher alle medlemmer tilmeldt holdet
• Tillægsydelse - hver tillægsydelse har en standardgruppe der matcher alle medlemmer tilmeldt tillægsydelsen

Det er ikke muligt at slette standardgrupper, men de kan deaktiveres så de ikke kan vælges i listerne med rettighedsgrupper, når der skal tildeles rettigheder. Dvs. har man hold der ikke skal bruges til at give rettigheder kan man deaktivere standardgrupperne for disse, for at gøre rettighedsgruppe listen mere overskuelig. Som standard er alle standardgrupper aktiveret så man ikke skal aktivere dem manuelt før de kan bruges.

Standardgrupper kan ses under Indstillinger - Rettighedsgrupper, hvor man også kan aktivere og deaktivere dem.

Egne rettighedsgrupper

Egne rettighedsgrupper er de rettighedsgrupper man selv kan oprette og som har specielle og mere avancerede kriterier ift. at matche helt specifikke medlemmer. For en rettighedsgruppe man selv opretter har man mulighed for at matche på følgende data.

• Aktiv (indmeldt / udmeldt)
• Medlemstype
• Hold
• Tillægsydelse
• Profiltype
• Ekstrafelter (alle ekstrafelter der er dropdown, multiliste eller afkrydsningsboks)
• Liste (hvis man benytter ekstraliste modulet kan man vælge hvilke liste/lister der skal matche gruppen)

Rettighedsgruppe opsætning

Rettighedsgrupper kan ses under Indstillinger - Rettighedsgruppe

Siden er inddelt i 3 sektioner

• Egne rettighedsgrupper - de kan redigeres, kopieres og slettes
• Aktive standard grupper - de kan deaktiveres hvis man ikke ønsker at bruge dem
• Inaktive standard grupper - de kan aktiveres igen hvis man vil bruge dem

Opret egne rettighedsgrupper

Klikkes der på "opret ny gruppe" eller redigeres en eksisterende rettighedsgruppe ses følgende formular.

Stamdata
Øverst til venstre angiver man navnet til rettighedsgruppen så man nemt kan finde den i de lister hvor den skal bruges.
Her kan der også gives en beskrivelse (valgfri), hvis man har behov for at notere årsagen eller brugen af rettighedsgruppen.

Til sidst vælges listen som rettighedsgruppen skal omfatte. Den er kun aktuel hvis man bruger ekstra liste modulet. Her er "alle lister" som standard valgt, dvs. der matches på alle lister inkl. medlemslisten. Ellers kan man vælge medlemslisten eller en af de ekstra lister specifikt, hvis man kun skal matche 1 liste. Skal man matche på specifikke udvalgte lister kan man vælge "udvælg lister" og vælge de lister der skal matches på i rettighedsgruppen.

Matches - optælling
Nederst til venstre vises en optælling over alle de lister som er valgt. Dvs. når man opsætter sine kriterier for sine standardgrupper kan man her følge med i hvor mange medlemmer der matcher rettighedsgruppen. Så laver man et kriterie hvor man ved at der skal være en håndfuld medlemmer men optællingen siger 0, har man nok lavet en forkert opsætning i et af sine kriterier.
Optællingen opdateres løbende som man ændre sine kriterier så man kan følge med.

Generelle regler
Øverst til venstre findes de generelle regler, dvs. kriterier som gælder på tværs af alle lister. Hvert kriterie kan vælges til ved at krydse det af, og der skal så vælges hvordan der skal tjekkes på kriteriet, her har man følgende muligheder.

• Lig med - tjekker at kriteriet er lig med en specifik værdi som vælges
• Ikke lig - tjekker at kriteriet ikke er lig med en specifik værdi som vælges
• Iblandt - tjekker at kriteriet er iblandt en række udvalgte værdier som vælges
• Ikke iblandt - tjekker at kriteriet ikke er iblandt en række udvalgte værdier som vælges

Under de generelle regler kan man vælge mellem følgende kriterier.

• Aktiv: vælg om der skal matches på aktive eller udmeldte medlemmer
• Medlemstype: vælg om der skal matches på en eller flere specifikke medlemstyper
• Hold: vælg om der skal matches på en eller flere specifikke hold som medlemmet skal være tilknyttet
• Tillægsydelser: vælg om der skal matches på en eller flere specifikke tillægsydelser som medlemmet skal være tilknyttet
• Profiltype: vælg om der skal matches på specifikke profiltyper, dvs. person, virksomhed eller offentlig institution

Specifikke regler pr. liste
Under de generelle regler vises specifikke kriterier for de lister der bruges i rettighedsgruppen. Er det fx kun medlemslisten der bruges vises kriterier der kan bruges i medlemslisten, er andre lister også valgt vil de vises derunder. Når der matches på et medlem eller element i en liste tjekkes de generelle regler samt reglerne i medlemmet / elementets egne liste med regler.

De specifikke regler tager udgangspunkt i de ekstra felter der er opsat. Her kan man for hver dropdown, multivalg og afkrydsningsboks, vælge at aktivere et kriterie der matcher på feltet, og vælge hvilke værdier der matches på.

Når man har givet gruppen et navn, sikret sig at de rigtige lister er valg, har valgt sine kriterier og tjekket at antal ser korrekt ud, kan man gemme sin rettighedsgruppe nederst i vinduet.

Man har mulighed for at redigere en gruppe for at opdatere navn eller kriterier, kopiere den hvis man har brug for en lign. opsætning eller slette den helt.

Brug af rettighedsgrupper

Der er forskellige steder man kan bruge sine rettighedsgrupper, og de afhænger lidt af hvilke tillægsmoduler man bruger. Herunder beskrives hvor og hvordan rettighedsgrupperne kan bruges, og der vil løbende blive tilføjet nye muligheder.

Søg i medlemsliste

Rettighedsgrupper kan bruges til at søge i medlemslisten. Under "Vis ekstra felter" i medlemsliste søgningen kan man vælge hvilke rettighedsgrupper man vil søge på. På denne måde kan man undersøge nærmere hvilke medlemmer der specifikt ligger i en gruppe, eller bruger rettighedsgrupperne som en form for standardsøgning.

Rettigheder på MedlemsPortal side

Det er muligt at bruge rettighedsgrupper til at låse sider på MedlemsPortalen til specifikke rettighedsgrupper. Har man fx sider med informationer der kun skal være tilgængelige for bestemte grupper af medlemmer, kan dette være anvendeligt.

For at sætte rettighedsgruppe tjek op på en side skal man gå til MedlemsPortal - Egne sider eller MedlemsPortal - standardsider, og redigere siden der skal begrænses med en eller flere rettighedsgrupper.

Nederst på siden kan der i feltet Adgang vælges: "Vis kun når bruger er logget ind" for at alle brugere der er logget ind kan se siden (er man ikke logget ind kan man ikke se siden), eller vælg "Vis kun for udvalgte rettighedsgrupper", for at vælge rettighedsgrupper. Bemærk at et medlem skal stadig være logget ind, og vælges der flere rettighedsgrupper skal medlemmet blot være i en af dem for at kunne se siden.

Vælg nu en eller flere rettighedsgrupper, medlemmerne i disse rettighedsgrupper vil så kunne se siden, personer der ikke er logget ind eller medlemmer der ikke er i en af de valgte grupper vil ikke kunne se siden.

Har en person ikke adgang til siden vil den ikke vises i menuer. Linkes der til siden fra en side som man kan se, og man ikke har adgang til at se siden vil man få en besked om at siden ikke kan vises.

Rettigheder på MedlemsPortal fil

Det er muligt at bruge rettighedsgrupper til at låse filer, så det kun er bestemte medlemmer der kan hente bestemte filer via MedlemsPortalen. Dvs. det er kun medlemmer i specifikke rettighedsgrupper der kan hente filen, andre medlemmer eller personer der ikke er logget ind vil ikke kunne hente filen.

For at sætte det op skal man gå til Forside - Filer eller MedlemsPortal - Filer.

Find filen der skal have tilknyttet rettighedsgrupper, og klik på rediger ikonet.

Ud for "Adgang" vælges nu "Brugere og udvalgte medlemmer: kræver login", nu vises listen med rettighedsgrupper og de grupper der skal kunne se filen vælges. Herefter gemmes filen.

Er et medlem ikke logget ind eller med i en af de valgte rettighedsgrupper vises filen nu ikke. Kan personen se en side hvor der linkes til filen og man klikker på linket vil man få besked om at man ikke har adgang til at hente filen.

Rettighedsgrupper og arrangementer

Det er muligt at opsætte specifikke rettighedsgrupper på arrangementer, så det kun er specifikke medlemmer der kan se et arrangement, tilmelde sig generelt, tilmelde sig specifikke deltagertyper eller tilkøbe specifikke tilkøb.

Ens for alle disse muligheder er at det er noget der kan tilvælges, og så vælger man de rettighedsgrupper der skal have adgang til visning / tilmeldingen, og kun medlemmer der er identificerede (ved login eller ved at give medlemsnr.) og matcher mindst 1 valgt rettighedsgruppe, vil få adgang til visning / tilmelding.

Se mere om hvordan det sættes op hvert enkelt sted herunder.

Arrangement - hvem kan se arrangement

Man kan vælge at et arrangement kun skal være synligt for udvalgte medlemmer, hvis arrangementet fx kun er relevant for et udvalg af foreningens medlemmer. Det kan også bruges til fx kun at vise det for interne brugere så man kan tjekke opsætningen af arrangementet før det udgives til alle medlemmer. Herunder vises det hvordan det sættes op:

Find arrangementet under fanen "Arrangementer" og vælg "MedlemsPortal og tilmeldinger".

Øverst på indstillingssiden findes muligheden "Vis arrangement for" og her vælges "Vis kun for udvalgte medlemmer (kræver login)".

Herefter udvælges de rettighedsgrupper der skal kunne se arrangementet i listen med rettighedsgrupper, ved at flytte de grupper der skal anvendes over i listen til højre.

Gem indstillingerne.

Bemærk: når dette er sat op skal et medlem være logget ind for at matche en rettighedsgruppe og kunne se arrangementet, dvs. det vil ikke kunne ses af personer der ikke er logget ind.

Arrangement - hvem kan tilmelde sig

Man kan vælge at det kun er specifikke rettighedsgrupper der skal have adgang til tilmelding til et arrangement. Dvs. er man ikke i en af de valgte rettighedsgrupper vil man ikke kunne tilmelde sig. Herunder vises hvordan det sættes op.

Find arrangementet under fanen "Arrangementer" og vælg "MedlemsPortal og tilmeldinger".

På indstillingssiden findes overskriften "Tilmelding". Herunder findes "Begræns medlemmer".

Herefter udvælges de rettighedsgrupper der skal kunne tilmelde sig arrangementet i listen med rettighedsgrupper, ved at flytte de grupper der skal anvendes over i listen til højre.

Gem indstillingerne.

Arrangement - hvem kan tilmelde sig deltagertype

Ønsker man at have deltagertyper som kun specifikke medlemmer kan se, fx hvis der er specielle deltagertyper til bestyrelsen, instruktører eller lign, så kan der laves et rettighedsgruppe tjek på hver deltagertype. Herunder vises hvordan det sættes op.

Find arrangementet under fanen "Arrangementer" og vælg "Opsæt deltagertyper og tilkøb".

På hver deltagertype der oprettes kan der vælges om de skal begrænses til specifikke rettighedsgrupper, find den/de deltagertyper der skal begrænses og vælg "Begræns tilmelding".

Nu vises en liste med rettighedsgrupper, og de grupper der skal kunne tilmelde sig flyttes til listen til højre over aktive rettighedsgrupper.

Arrangement - hvem kan tilkøbe en vare

Ønsker man at have varer / tilkøb som kun specifikke medlemmer kan se, så kan der laves et rettighedsgruppe tjek på hvert tilkøb. Herunder vises hvordan det sættes op.

Find arrangementet under fanen "Arrangementer" og vælg "Opsæt deltagertyper og tilkøb".

På hvert tilkøb der oprettes kan der vælges om de skal begrænses til specifikke rettighedsgrupper, find den/de tilkøb der skal begrænses og vælg "Begræns tilmelding".

Nu vises en liste med rettighedsgrupper, og de grupper der skal kunne tilmelde sig flyttes til listen til højre over aktive rettighedsgrupper.