tilbage til oversigt | print side

Kom godt i gang med medlemmer

Denne guide hjælper dig med at komme i gang med at administrere medlemmerne i din forening. Vi guider dig gennem de første vigtige skridt og viser dig de funktioner, du bør kende til for at få mest muligt ud af systemet.

Guiden kan være nyttig, hvis du:

• Er ny som administrator i foreningen
• Skal lære systemet at kende fra bunden
• Har brug for et overblik over de vigtigste funktioner
• Ønsker konkrete eksempler på, hvordan andre foreninger bruger systemet
• Vi starter med det grundlæggende og peger dig derefter i retning af mere detaljerede vejledninger, når du har brug for dem.

TIP! Det kan være en god idé at læse denne guide igennem, før du går i gang. Det kan spare dig for spørgsmål senere og gøre dit arbejde som administrator lettere.

1 Medlemsindstillinger

Før du begynder at registrere medlemmer i systemet, bør du tage et kig på medlemsindstillingerne. Det er her, du tilpasser systemet til netop jeres forenings behov og måde at arbejde på.

Du finder indstillingerne ved at gå til 'Indstillinger' og derefter vælge 'Medlemsindstillinger'.

TIP! Det er klogt at bruge lidt tid på disse indstillinger i starten. Det er meget lettere at få dem på plads nu end at skulle ændre dem senere, når I allerede har mange medlemmer i systemet.

Denne guide tager de vigtigste indstillinger, du kan se en fuld beskrivelse af opsætningen her: Guide til medlemsindstillinger.

1.1 Medlems informationer

Det første, du skal beslutte, er hvilke grundlæggende oplysninger I vil registrere om jeres medlemmer.

Her kan du indstille følgende:

Medlemsnumre

Du kan vælge mellem to muligheder:

• Automatisk tildeling: Systemet giver automatisk det næste ledige nummer til nye medlemmer
• Manuel tildeling: Du bestemmer selv medlemsnummeret, men systemet foreslår det næste ledige

Tildel automatisk by: Der er mulighed for at få byen udfyldt automatisk baseret på postnummeret (kun danske postnumre)

Køn: Du kan vælge at registrere køn på medlemmerne

Fødselsdato: Du kan vælge at registrere fødselsdag og år på medlemmerne

Land: Du kan vælge at registrere medlemmets land (Danmark er standardindstilling)

Profilbillede: Du kan give medlemmerne mulighed for at uploade et profilbillede

TIP! Tænk over, hvilke oplysninger I rent faktisk har brug for i jeres forening. Det er bedre at starte med få felter og tilføje flere senere end at overkomplicere det fra starten.

1.2 Ekstra medlemsfelter

Ud over de almindelige oplysninger som navn, adresse og telefon kan I tilføje jeres egne specialfelter. Dette giver jer mulighed for at registrere de oplysninger, der er vigtige for netop jeres forening.

Sådan opretter du et ekstra felt:

1. Marker afkrydsningsfeltet "Brug 1. ekstra medlemsfelt"
2. Skriv navnet på feltet i "Navn"-feltet (f.eks. "Erfaring med sejlads")
3. Vælg "Type" fra rullemenuen

De forskellige felttyper:

Du følgende muligheder af typer at vælge mellem:

• Tekstboks: Til korte tekster eller tal
• Afkrydsningsfelt: Til ja/nej spørgsmål
• Sekundær e-mailadresse: Til en ekstra e-mailadresse
• Sekundær mobilnr.: Til et ekstra telefonnummer
• Datovælger: Til datoer
• Drop-down liste: Til faste valgmuligheder
• Klippekort: Til registrering af klippekort
• Krypteret tekst: Til følsomme oplysninger
• Fil: Til upload af dokumenter eller billeder
• Stor tekstboks: Til længere tekster og beskrivelser
• Hjemmeside link: Til webadresser
• Heltal: Til hele tal uden decimaler
• Decimaltal: Til tal med decimaler
• Multivalg: Til flere valgmuligheder på samme tid
• Multivalg inkl. tekst/note: Til flere valg med mulighed for noter
• Teksteditor: Til formateret tekst med fed skrift, kursiv osv.
• Medlemsliste valg: Til at vælge andre medlemmer fra listen
• Medlemsliste multi-valg: Til at vælge flere medlemmer fra listen

Felterne kan bruges lige som i ønsker, og det kan være alt fra kompetencer, navn på ægtefælle, allergier, skostørrelser, hvad i nu har brug for i jeres arbejde med medlemmerne.

Har I brug for flere ekstra felter, så marker "Brug 2. ekstra medlemsfelt" og gentag processen. I kan oprette op til 100 ekstra felter.

TIP! Start med de vigtigste felter og tilføj flere efterhånden som behovet opstår. Det er lettere at tilføje nye felter end at fjerne dem igen senere.

1.3 Medlemsliste felter

Her bestemmer du, hvilke informationer der skal vises, når I kigger på jeres medlemsliste. Det er vigtigt at få det rigtigt fra starten, da det er den visning, I kommer til at bruge mest.

Medlemsliste sortering

I toppen kan du indstille standardsorteringen for medlemslisten. Du kan vælge hvilket felt listen skal sorteres efter, og om det skal være stigende eller faldende rækkefølge.

Medlemsliste felter

Her kan du vælge, hvilke data der vises på medlemslisten. Du kan maksimalt vælge 20 felter.

Systemet viser alle de felter, du kan vælge mellem - både de grundlæggende medlemsoplysninger og eventuelle ekstra felter, I har oprettet. For hvert felt kan du markere afkrydsningsfeltet for at få det vist i medlemslisten.

Som du kan se på billedet, er der mulighed for at vise felter som profilbillede, medlemsnummer, fulde navn, fornavn, efternavn, adresse, postnummer, by og postnummer og by kombineret. Listen fortsætter med alle de andre tilgængelige felter.

Overvej disse spørgsmål:

• Hvilke oplysninger bruger I oftest, når I skal finde et medlem?
• Hvad skal I kunne se med det samme uden at klikke ind på medlemmet?
• Hvilke oplysninger hjælper jer med at identificere den rigtige person?

2 Medlemstyper, hold og tillægsydelser

Før du begynder at tilføje medlemmer, skal du oprette de medlemstyper, hold og tillægsydelser, som I vil bruge i jeres forening. Det er især vigtigt at få medlemstyperne på plads fra starten.

Medlemstyper er de kategorier, du opdeler dine medlemmer i - for eksempel "voksne", "juniorer", "passive" og så videre. Hvert medlem tilhører én specifik medlemstype.

Hold og tillægsydelser kan medlemmerne tilmelde sig udover deres medlemstype. Et medlem kan være tilmeldt flere hold eller tillægsydelser, og de bruges både til kontingentopkrævning og til at gruppere medlemmer på tværs af medlemstyper.

Medlemstypen bestemmer kontingentbeløbet for det enkelte medlem. Både hold og tillægsydelser kan også bruges til at opkræve ekstra kontingent eller blot for at holde styr på, hvilke aktiviteter medlemmerne er tilmeldt.

For en grundig introduktion, se guiden om medlemstyper, hold og tillægsydelser.

TIP! Du kan altid tilføje flere medlemstyper senere, men det er lettere at starte med de vigtigste fra begyndelsen.

3 Importer medlemmer

Nu hvor indstillingerne er på plads, er det tid til at få jeres medlemmer ind i systemet. Mange foreninger har allerede en medlemsliste i Excel eller et andet system, som kan eksporteres til Excel.

Vi har lavet en funktion, der gør det muligt at overføre medlemsdata direkte fra et Excel-ark til jeres medlemsliste.

Sådan gør du:

1. Gå til 'Indstillinger' og vælg 'Importer medlemmer'.
2. Følg anvisningerne på siden, eller se guiden herunder.

TIP! Hvis I er i gang med at teste systemet, kan det være en god idé først at oprette nogle få medlemmer manuelt for at prøve systemet af. Vi kan hjælpe med at slette disse prøvemedlemmer senere, så I kan importere jeres komplette medlemsliste, når I er klar.

For en detaljeret gennemgang af importprocessen, se guiden: Importer medlemmer.

4 Medlemslisten

Når indstillingerne er konfigureret, og I eventuelt har importeret medlemmer, er det tid til at arbejde med medlemslisten. Denne finder I under fanen 'Medlemmer'.

Søgefunktioner

Øverst på siden kan I filtrere medlemmer baseret på forskellige kriterier:

Stamdata: Søg på medlemsnummer, fritekst eller kommentarer

Klubinformationer: Filtrer på indmeldelses- og udmeldelsesdatoer, betalingsstatus og aktive/udmeldte medlemmer

Medlemstyper: Vælg specifikke medlemstyper

Hold og tillægsydelser: Filtrer på specifikke hold eller ydelser

Tryk på 'Opdater liste' for at vise de medlemmer, der matcher jeres søgekriterier.

Handlingsknapper

Under søgefunktionerne finder I knapper til forskellige handlinger som at oprette medlemmer, redigere mange på én gang, eksportere lister, sende e-mails/SMS/breve samt oprette fakturaer.

Medlemslisten

I bunden vises de fundne medlemmer. Klik på et medlem for at vælge det - handlinger udføres kun for valgte medlemmer. Dobbeltklik for at åbne medlemmets detaljer.

For mere detaljeret information, se guiden til medlemslisten.

5 Nyt medlem

For at tilføje et nyt medlem skal du gå til undermenuen 'Medlemmer' og klikke på 'Opret medlem'.

Udfyld medlemsoplysningerne

Du får åbnet et vindue, hvor du kan indtaste det nye medlems oplysninger:

Stamdata: Udfyld de personlige oplysninger øverst - fornavn, mellemnavn, efternavn, adresse, postnummer (byen udfyldes automatisk), e-mail, mobilnummer og telefonnummer.

Foreningsinformationer: Her angiver du medlemmets forhold til foreningen - medlemsnummer, medlemstype og indmeldelsesdato.

Eksisterende medlem: Marker dette felt, hvis medlemmet ikke er helt nyt, men har været medlem før. Dette påvirker, hvordan kontingentopkrævning håndteres.

Når du har udfyldt de relevante informationer, klik på 'Opret medlem' for at gemme det nye medlem i medlemslisten.

6 Medlemsformularen

Når du åbner et medlem fra medlemslisten, får du adgang til alle medlemmets oplysninger og funktioner.

Grundlæggende oplysninger

I toppen finder du de samme felter som ved oprettelse af nye medlemmer - stamdata og foreningsinformationer. Disse kan redigeres direkte og gemmes med 'Gem ændringer'.

Kontingentopkrævning

Du kan vælge, hvordan medlemmet skal opkræves første gang - enten som nyt medlem eller fra en bestemt måned og år. Denne del forsvinder efter første opkrævning.

Funktioner i venstre side

Systemet viser en menu med forskellige funktioner for medlemmet:

Kommentar: Tilføj noter om medlemmet

Historik: Se ændringer og handlinger på medlemmet

Filer: Upload dokumenter

Tilmeldinger: Administrer tilmeldinger

Hold/ydelser: Tilmeld til hold og tillægsydelser

Arrangementer: Se deltagelse i arrangementer

Faktura: Se alle opkrævninger på medlemmet

Posteringer: Se medlemmets kontokort med

Fremtidige opkrævninger: se kommende opkrævninger på medlemmet

Sendte e-mails/SMS: se alle e-mails og sms’er sendt til medlemmet

Breve/materialer: Hent breve og grafisk materiale til medlemmet

TIP! Brug kommentarfeltet til vigtige noter om medlemmet - det hjælper andre administratorer med at forstå særlige forhold.

7 Medlemsstatistik

For at få et overblik over jeres medlemmers aktivitet og udvikling, kan I gå til 'Medlemmer' og derefter vælge 'Medlemsstatistik'.

Tallet for aktive medlemmer viser antallet ved månedens start. Hertil kommer indmeldelser og udmeldelser i løbet af måneden, hvilket giver antallet af aktive medlemmer ved næste måneds start.

For medlemstyper, hold og tillægsydelser viser tallene antallet, der har været aktive i måneden - også dem der er startet eller sluttet i den måned.

Sådan bruges statistikken

Vælg det år, I vil se statistik for, og klik 'Opdater statistik'. I får derefter et detaljeret overblik over:

• Aktive medlemmer måned for måned
• Indmeldelser og udmeldelser fordelt på måneder
• Medlemstyper: Hvor mange medlemmer der har været i hver kategori
• Hold: Tilmeldinger til jeres forskellige hold
• Tillægsydelser: Deltagelse i ekstra aktiviteter
• Visuel oversigt

I bunden vises to grafer:

• Medlemsudvikling: Viser antal aktive medlemmer gennem året
• Ind- og udmeldelser: Sammenligner indmeldelser og udmeldelser måned for måned

Statistikken kan downloades ved at klikke på download-knappen i øverste højre hjørne.

8 Slet medlemmer

For at holde jeres medlemsdatabase aktuel og præcis, kan det være nødvendigt at slette medlemmer, der er blevet udmeldt og ikke længere skal være en del af foreningen.

Sådan sletter I medlemmer

Gå til 'Indstillinger' og vælg 'Slet medlemmer'. Herfra kan I gennemføre sletningen på en sikker og kontrolleret måde.

Systemet giver jer mulighed for at slette udmeldte medlemmer efter jeres forenings slettepolitik, så I altid har en opdateret medlemsliste med kun aktive medlemmer.

TIP! Overvej at implementere en fast procedure for, hvornår og hvordan I sletter medlemmer - for eksempel en gang om året efter generalforsamlingen.

9 Afslutning og gode råd

Vi er nu kommet igennem de grundlæggende elementer i medlemsadministrationen. Her er nogle afsluttende råd, der kan hjælpe dig godt på vej:

Start med det rigtige fundament

Sørg for, at alle dine indstillinger er korrekte og tilpasset til din forenings behov. Det gør resten af processen meget lettere.

Få styr på strukturen

Tænk over, hvordan jeres medlemmer passer ind i medlemstyper, hold og tillægsydelser. De er fundamentale for korrekt medlemsadministration og kontingentopkrævning.

Spar tid med import

Overvej at importere dine medlemmer via Excel for at spare tid og sikre ensartet dataoverførsel.

Bliv tryg ved medlemslisten

Øv dig i at bruge medlemslistens mange funktioner - søgning, filtrering og handlinger på flere medlemmer ad gangen.

Hold data opdaterede

Vedligehold dine medlemsdata løbende for at sikre en præcis medlemsdatabase.

Implementer faste rutiner

Lav klare procedurer for sletning af udmeldte medlemmer og andre administrative opgaver.

Med disse råd er du godt rustet til at administrere din forenings medlemmer effektivt!

tilbage til oversigt | print side