Velkommen! - Til nye brugere.

Denne guide giver en kort introduktion til ForeningsAdministrator. Efterfølgende kan du selv udforske systemet og benytte hjælpefunktionen øverst på hver side, som forklarer brugen af den pågældende side. Yderligere vejledning findes på vores hjemmeside www.foreningsadministrator.dk under 'Guides', eller direkte i systemet under 'Hjælp og support'.

1 Online system

ForeningsAdministrator er et onlinebaseret system, hvilket betyder, at det er tilgængeligt når som helst og hvor som helst, så længe du har internetforbindelse. Der er ikke behov for installation, og du kan bruge systemet fra enhver computer ved at besøge www.foreningsadministrator.dk. En yderligere fordel er, at programmet automatisk opdateres til den nyeste version, uden at I skal foretage jer noget.

1.1 Sikkerhed

Hos ForeningsAdministrator er jeres data sikret. Al kommunikation mellem dig og systemet er beskyttet af en krypteret SSL-forbindelse, hvilket forhindrer uvedkommende i at opsnuppe informationer. Data opbevares trygt hos vores danske hostingudbyder, og I har selv kontrol over, hvem der får adgang til systemet.

1.2 Backup

Der foretages daglig backup af jeres data, hvilket sikrer, at vi altid kan gendanne data til en version, der maksimalt er 24 timer gammel. Backups gemmes i 30 dage.

1.3 Fortrolige data og GDPR

I ForeningsAdministrator behandles alle data som fortrolige. Oplysningerne, I indtaster i systemet, vil ikke blive delt med tredjeparter, hvilket sikrer, at det udelukkende er jer, der bestemmer over jeres data. For yderligere information om vores overholdelse af GDPR, kan I læse vores retningslinjer her. Ved brug af ForeningsAdministrator skal I underskrive en databehandleraftale, der definerer forholdet mellem jer som dataansvarlige og ForeningsAdministrator som databehandler.

2 Opsætning af ny konto

Når du som den første bruger opretter en ny konto på vores hjemmeside, vil du modtage en e-mail med en adgangskode og et link til login-siden. Ved første login skal du udføre en basisopsætning, der hjælper dig med at komme hurtigt i gang med systemet.

I basisopsætningen vælger du en række indstillinger, som påvirker opsætningen af jeres nye konto. Disse indstillinger kan til enhver tid ændres igen.

Når du har gemt indstillingerne, vil jeres konto blive aktiveret, og du kan begynde at bruge systemet. Hvis du tilføjes som bruger til en eksisterende konto, kan du gå direkte i gang uden at skulle gennemgå basisopsætningen.

3 Kom godt i gang

Når du er logget ind i ForeningsAdministrator, vil du i basispakken have adgang til fire hovedfaner øverst på siden. Der kan være flere faner hvis I har tillægsmoduler ud over grundpakken.

3.1 Forside

"Forside"-fanen indeholder generelle moduler som en kalender, intern kommunikation, fildeling og en historikfunktion, der viser handlinger udført af systemets brugere.

Læs mere om disse moduler her: Forsiden og dens funktioner

3.2 Medlemmer

Under "Medlemmer" finder du alle funktioner til håndtering af medlemmer i jeres forening. Her kan du se medlemslisten, oprette nye medlemmer, sende e-mails med mere.

Find vejledning til at komme i gang med medlemshåndtering her: Kom godt i gang med medlemmer.

3.3 Opkrævning

"Opkrævning"-fanen bruges til at oprette og udsende kontingentopkrævninger samt registrere indbetalinger.

Læs mere om opkrævninger her: Kom godt i gang med opkrævninger

3.4 Regnskab

Under "Regnskab" finder du et komplet regnskabsmodul, hvor I kan føre foreningens regnskab. Der er to forskellige regnskabsmodeller afhængig af jeres behov for bogføringsniveau og regnskabskrav. Det er også muligt at tilvælge vores RegnskabPro pakke som giver jer et professionelt og godkendt standard bogføringssystem.

Læs mere om regnskabshåndtering her: Kom godt i gang med regnskabet.

3.5 Indstillinger

Den sidste fane, "Indstillinger", indeholder alle systemets indstillinger. Nogle indstillinger er måske ikke relevante for jer, andre skal kun sættes én gang. Det er under "Indstillinger", at I kan tilpasse systemets funktionalitet efter behov. Vores guides vil henvise til de relevante indstillinger, som I kan tilgå efter behov eller gennemgå for at udforske tilpasningsmulighederne.

Vi anbefaler, at I starter med at konfigurere systemet ved at tage fanerne fra venstre mod højre, begyndende med medlemshåndtering, opkrævninger og til sidst regnskabet. Se de nævnte 'Kom godt i gang'-guider for en introduktion til hvert område.

3.6 Andre faner

Yderligere faner kan være tilgængelige for tillægsmoduler. Læs mere om disse i vores guides for tillægsmoduler på hjemmesiden.

4 Hjælp

Systemet tilbyder flere hjælpefunktioner, som du kan benytte dig af. Her følger en oversigt over dine hjælpemuligheder.

4.1 Hjælp til siden

Øverst på hver side i systemet finder du et hjælpeikon i menuen. Ved at klikke på dette ikon åbnes en hjælpeboks, der giver en beskrivelse af den aktuelle side og et overblik over de muligheder, der er tilgængelige.

4.2 Hjælp i formularer

I mange af systemets formularer er der direkte hjælp tilknyttet de enkelte indtastningsfelter. Disse hjælpetekster forklarer kort, hvad hvert felt betyder, så hvis du er i tvivl, kan du hurtigt få information om det specifikke felt.

4.3 Guides

Vores samling af guides, som denne guide er en del af, indeholder detaljerede beskrivelser af systemets forskellige dele. Mens de andre hjælpetyper er meget specifikke for den side eller det felt, du befinder dig på, så forklarer guiderne de større sammenhænge og hjælper dig med at komme i gang med specifikke dele af systemet.

4.4 Support

Hvis du ikke har fundet hjælp gennem de øvrige muligheder, er du altid velkommen til at kontakte vores support. Dette kan gøres via supportformularen i systemet eller ved at sende en e-mail til info@foreningsadministrator.dk

Supportformularen findes på: http://www.foreningsadministrator.dk/kontakt

Eller direkte i systemet øverst under Hjælp og support ved at klikke på din profil.

5 Profil og søgninger

Klikker du på din profil øverst til højre, kommer der en menu frem med forskellige muligheder.

Her kan du:

• - Se dine informationer
• - Skifte konto, hvis du har brugere på flere forskellige konti
• - Gå til din profil, hvor der f.eks. kan skiftes adgangskode
• - Gå til kontooplysninger som er foreningens basis oplysninger
• - Se hvem der er online på kontoen
• - Gå til hjælp og support
• - Logge ud

Derudover kan du under profil ikonet se vores universelle søgning. Det er et godt værktøj til at søge og navigere rundt på hele kontoen. Her kan du søge efter alt indhold på jeres konto, f.eks. medlemmer, faktura, menupunkter osv., hvorefter systemet finder de relevante matches frem og viser dem for hurtig navigation.

Der kan både søges på menupunkter og specifikke handlinger

Der kan også søges på navne, medlemsnr osv.

6 De første trin

Nu hvor du har oprettet en ny konto, er det tid til at udforske systemet. Vi anbefaler, at du starter med at eksperimentere med de forskellige funktioner. Du kan gøre dette med eller uden at følge vores guides og konsultere dem efter behov.

Hvis du ønsker at rydde op efter testfasen, før du tilføjer medlemmer, kan du kontakte os for at få nulstillet de dele af systemet, du ønsker.

I kan oprette så mange brugere, som er nødvendige for at få adgang til kontoen. Læs mere om brugeradministration her: Bruger administration