Nyheder

Der er udgivet 2 nye muligheder i fakturavinduet, som skal hjælpe med at løse forskellige situationer, der kan opstå med en faktura.

Handlinger på faktura indbetalinger

Det har tidligere været nødvendigt at håndtere problemer med indbetalinger manuelt ved at lave nye indbetalinger, der rettede problemer. Der er nu kommet en redigeringsknap på en indbetaling i fakturavinduets indbetalingsfane. Så nu er det hurtigere at rette problemer med en registreret indbetaling.

Med redigeringsknappen er det muligt at:

• Annuller/tilbagebetal: Skal det registreres, at medlemmet har fået pengene tilbage, eller var indbetalingen registreret forkert.
• Flyt til en anden faktura: Er indbetalingen registreret på en forkert faktura, eller er der betalt for meget, og man ønsker det overskydende registreret på en anden faktura.
• Skift konto: kan bruges hvis man har fået registreret indbetalingen på en forkert konto.
• Skift dato: kan bruges hvis man har fået registreret indbetalingen på en forkert dato.

Da en indbetaling, der er lavet, er bogført, vil disse handlinger lave nye indbetalinger, der udfører de valgte rettelser, som også bogføres. Det vil sige, de redigerer ikke i tidligere indbetalinger eller posteringer, men de lægger rettelser ind, der for eksempel annullerer en tidligere indbetaling og så laver en ny korrekt indbetaling.

Der kan læses mere om de enkelte handlinger, når man vælger muligheden under Indbetaling. Se efter det blå redigeringsikon til højre.

Handlinger på fakturaer

Der er også tilføjet en ny fane i fakturavinduet, der hedder "Handlinger". Her kan man foretage sig forskellige handlinger, som man normalt har skullet håndtere selv. Nu kan systemet udføre disse handlinger automatisk ved at man vælger den handling man ønsker og klikker "Gem faktura."

Eksempler på handlinger kunne for eksempel være:

• Der er betalt for meget på en faktura; flyt det overskydende beløb til en anden faktura
• Der er betalt for meget på en faktura; opret en ny faktura til det overskydende beløb og flyt automatisk.
• Der er betalt for lidt; opret en kreditnota på restancen
• Diverse handlinger i forbindelse med kreditkort/mobilepay abonnementer

Systemet vil selv vurdere, hvilke handlinger der passer til en faktura, så det vil være forskelligt, hvilke handlinger man kan se. Men se efter fanen "Handlinger", når I håndterer fakturaer, for at se om systemet kan hjælpe jer nemt med det, der skal gøres på fakturaen.

Bemærk: For avanceret regnskab kræver nogle handlinger kræves at der vælges en konto til Automatiske handlinger under Indstillinger - Posteringsregler. Så sæt den indstilling for at have adgang til alle de mulighed automatiske handlinger.

Er der spørgsmål til de nye muligheder, er I som altid velkomne til at tage fat på supporten.

De bedste hilsner
ForeningsAdministrator.dk

Vigtig opdatering for brugere af betalingsservice.

NemID vil blive lukket den 30. juni i år, og medarbejdersignaturer med en nøglefil vil ikke længere være brugbare. Det er derfor vigtigt, at I skifter til MitID Erhverv for at fortsætte med at have adgang til betalingsservice.

I april opdaterede betalingsservice deres login-side, så det nu er muligt at logge ind med enten NemID eller MitID. Det giver jer mulighed for at afprøve MitID-løsningen og sikre, at I har adgang inden den 30. juni.

Med MitID Erhverv erstattes nøglefilen af MitID-appen, som I måske allerede kender fra personlig brug. For at benytte MitID Erhverv skal I tilknytte en ekstra medarbejderprofil med et unikt brugernavn til appen. Derefter logger I ind med det pågældende brugernavn, som I normalt ville gøre med MitID for at få adgang til fil-portalen hos betalingsservice.

Find hjælp til at komme i gang med MitID Erhverv her: https://www.mitid-erhverv.dk/tilslutning/sadan-far-i-mitid-erhverv/

Har i spørgsmål til skiftet er i velkommen til at kontakte supporten.

De bedste hilsner
ForeningsAdministrator.dk

Der arbejdes pt. på et par større områder indenfor regnskabet, herunder godkendelsen som registreret regnskabssystem ved Erhvervsstyrelsen, men der har været tid til et par mindre opdateringer.

2-faktor login med SMS

For at gøre sikkerheden endnu bedre er det nu muligt at benytte 2-faktor login med koder på sms. Dvs i kan nu vælge om brugeren skal have en e-mail eller sms med sikkerhedskode.

SMS er generelt mere sikkert end e-mail, i det tilfælde at en hacker har adgang til e-mail kontoen og har fået nulstillet adgangskoden kan de ikke få adgang til systemet hvis sikkerhedskoden sendes på sms.

Muligheden er pt. kun for ForeningsAdministrator brugere, den vil komme på 2-faktor login på medlemsportalen senere, og den kræver at i angivet et mobilnr på jeres brugere.

I vælger SMS som 2-faktor login under Indstillinger - Brugere, hvor i også kan sætte mobil nr på jeres brugere. Bemærk at hvis i vælger SMS koder men en bruger ikke har mobil nr tilknyttet eller i ikke har flere SMS'er tilbage på jeres konto vil der blive sendt en e-mail i stedet.

Opdateringer til kontoplan

Der er tilføjet nye muligheder til konti på kontoplanen. Man kan nu vælge følgende:

Startår: I kan nu vælge specifikt hvilket regnskabsår en ny konto skal starte så det ikke indgår i regnskabsåret før i ønsker det.

Spærring: I kan nu sætte spærring på en konto hvis der ikke må bogføres på den. Det vil give fejlbesked hvis man forsøger at bogføre til kontoen og bruges som regel hvis man ved at man i perioder ikke bør benytte bestemte konti.

Udeluk fra budget: Det er nu muligt at vælge på en konto at den ikke skal bruges i budgettet så man har mulighed for at lave en budget opsætning kun med de konti som man faktisk har budget tal til.

Ovenstående muligheder aktiveres/vælges på hver konto individuelt når man opretter eller redigere en konto under Indstillinger - Kontoplan

Har i spørgsmål eller problemer ifm. de nye opdateringer, så tag endelig fat på supporten

Der er her til morgen udgivet en opdatering til regnskabet. For foreninger og virksomheder med regnskabspligt er det påkrævet at man beskriver sine regnskabsprocedure og erhvervsstyrelsen har et standarddokument man kan udfylde.

Det dokument kan nu udfyldes direkte i ForeningsAdministrator under Regnskab - Procedure, hvis man benytter avanceret regnskab. Vi anbefaler at det er noget man får set på, både for at overholde kravet om at kunne dokumentere sine procedure, men også fordi det giver andre end kasseren et indblik i hvordan bogføringen i foreningen laves. Det vil også gøre det lettere for en ny kasserer at overtage og give andre i fx bestyrelsen bedre mulighed for at få indblik i bogføringen.

En stor del af beskrivelsen er hvilket regnskabssystem der bruges og hvordan materiale opbevares sikkert. Opbevarer i bilagsmateriale fysisk er det værd at beskrive men alle data der opbevares i ForeningsAdministrator står vi for at opbevare forsvarligt.

Ifm. den nye bogføringslov der bla. kræver at virksomheder og foreninger med regnskabspligt bogfører og opbevare alt regnskabsmateriale digitalt fra 2024, vil man også skulle bruge et godkendt regnskabsprogram. Udbydere af regnskabsprogrammer skal overholde en lang række krav og godkendes af erhvervsstyrelsen.

Der er udgivet en opdateret vejledning til leverandører d. 1. februar 2023 og vi er ved at arbejde den igennem for at sikre at vi kan leve op til de krav der er til regnskabssystemer og udbydere. Så snart vi er klar med opdateringer og dokumentation der er påkrævet vil vi indsende ansøgningen med henblik på at blive optaget som godkendt regnskabssystem.

Vi melder ud så snart vi ved mere omkring tidshorisonten for ansøgning og godkendelse.

Vi er glade for at kunne meddele at vi i dag udgiver MobilePay Subscription modulet til ForeningsAdministrator. Det betyder, at det nu er nemmere end nogensinde før at få medlemmer til at tilmelde sig og betale for deres abonnementer.

Mobilepay Subscriptions er en løsning til abonnementsbetaling, hvor medlemmerne kan betale for deres abonnement ved hjælp af deres MobilePay app. Bemærk at det ud over modulet i ForeningsAdministrator kræver en aftale med MobilePay.

Prisen for at benytte modulet er 1000 kr pr. år, samt 0,5 kr pr. transaktion, prisen er inkl. moms. Der er lavet en guide til modulet, for at gøre det så nemt som muligt for jer at komme i gang. Den kan ses her.

Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp, så kontakt supporten på info@foreningsadministrator.dk

Vi håber, at dette nye modul vil gøre administrationen af foreningen endnu nemmere og effektiv.

Ny side på MedlemsPortalen til abonnementstilmelding

I samme omgang er der lavet en ny side på MedlemsPortalen der hedder "Betalingsabonnementer", hvis i aktivere siden kan man give medlemmer muligheder for at tilmelde sig de abonnementsløsninger man har tilknyttet. Det kan både være MobilePay Subscription, kreditkort abonnementer eller en betalingsservice aftale. Så bruger i en af disse løsninger kan i aktivere siden på medlemsportalen og sende links ud til den.

Se mere i guiden til MobilePay Subscription hvor det er beskrevet i kapitel 4.4.

Med venlig hilsen,
ForeningsAdministrator

Godt nytår til alle brugere, vi håber i er kommet godt ind i det nye år. Vi lægger året ud med et par regnskabs opdateringer, hvor der er tilføjet et nyt punkt "årsrapport" under fanen regnskab. Det er en side der samler generering af årsrapport og afslutning af regnskabsåret. Herunder er de nye muligheder og ændringer ridset op.

På den nye side med årsrapporten er det muligt at hente en ny årsrapport som indeholder flere informationer end den tidligere årsrapport under Rapporter. I den nye rapport er det muligt at tilføje ledelsespåtegnelse, ledelsesberetning, revisor erklæring samt noter.

Den nye årsrapport er udformet som en årsrapport til en mindre virksomhed som regel vil se ud, og i kan selv på siden indtaste de forskellige tekster og bestemme hvilke sektioner i vil bruge. Det er også muligt at lave forskellige tilpasninger ved at klikke på "tilpas årsrapport" i toppen af siden for at lave særlige udskrifter.

Bemærk at den tidligere årsrapport under Regnskab - Rapporter fortsat kan bruges uden de nye tilføjelser, og vi har derfor omdøbt den til Årsoversigt da den kan give et godt overblik men uden at være en rigtig årsrapport.

Bruger man avanceret regnskab er det også på siden med årsrapporten at man fremadrettet skal lukke regnskabsåret. Det er ikke nødvendigt at gøre alle tekster til årsrapporten klar før man lukker regnskabsåret, det kan gøres efterfølgende.

Selve afslutningen forløber som normalt, årets resultat og balance saldo overføres til næste regnskabsår.

Se også gerne under hjælp på den nye Årsrapport side, hvor vi har lagt en guide med de punkter vi normalt vil anbefale man gennemgår når man skal afstemme og afslutte et regnskabsår.

Det er nu muligt at genåbne et regnskabsår som er afsluttet, så man kan lave efterposteringer eller rettelser. Det sker nederst på den nye side til årsrapporten og det vil her fremgå hvem der har lukket og genåbnet regnskabsåret samt hvornår, for at dokumentere hvornår regnskabsåret er afsluttet og genåbnet.

Man kan fx bruge den nye mulighed til at lukke et regnskabsår så snart banken er afstemt i det gamle regnskabsår, så man kan få overført saldoen til det nye år. Når man så er klar til afstemninger og rettelser til det gamle regnskabsår kan man åbne det igen, lave rettelserne og afslutte året igen.

Hidtil har systemet overført debitorkontoen saldo som en total sum ved årsafslutning. Det er nu muligt at vælge at få overført saldoen for hver enkelt medlem/debitor/kreditor enkeltvis ved årsafslutning. Det betyder at der vil blive lavet en status postering d. 1. dag i det nye regnskabsår for hvert medlem/debitor/kreditor med deres saldo op til den dag og det vil også være bogført på debitor kontoen så kontoens saldo er korrekt.

Den nye mulighed kan aktiveres under Indstillinger - Regnskabs indstillinger.

Vi håber at de nye muligheder bliver taget godt imod, og at det vil gøre bogføring og afslutning af regnskabsåret samt udarbejdelse af en årsrapport bedre og lettere.

D. 2. januar udsendte vi opkrævninger til alle aktive kunder og vi oplever en del der beder om at få skiftet e-mail adresse på kasseren fordi det er skiftet siden sidste år. Husk at i kan opdatere jeres oplysninger under Indstillinger - Generelle indstillinger.

Har i ikke modtaget en faktura så tjek om i har den korrekte e-mail angivet og se også under Indstillinger - Regninger, hvor opkrævningen også vil ligge.

Er der spørgsmål til de nye opdateringer, så tag fat på supporten.

Gode nytårshilsner
ForeningsAdministrator

Kære bruger, du ønskes en glædelig jul af ForeningsAdministrator.

2022 er snart gået, og med det et år hvor tallene viser at vi er ved at have lagt Corona helt bag os, og vi ser de fleste foreninger tilbage i fuld aktivitet igen.

Vi ser frem mod 2023 som bringer en masse opdateringer, specielt ift. regnskab og den nye bogføringslov. Det meldes der mere ud om i det nye år.

Bemærk at supporten holder ferie fra d. 23/12 og frem til d. 2/1, og der vil derfor være længere svartider på e-mails i denne periode.

Husk at CFR indberetningen er åben, frem til 31/1, hvis i indberetter medlemstal til CFR.

God jul og godt nytår
ForeningsAdministrator