Nyheder

I dag har vi udgivet en opdatering, der forbedrer muligheden for at sende e-mail kvitteringer ved betalinger.

Systemet fungerer som før, hvor det hver morgen automatisk tjekker, hvilke indbetalinger der er registreret dagen før. Hvis en opkrævning er markeret til at sende en e-mail kvittering, vil der blive sendt en e-mail med detaljer om fakturanummer, beløb og eventuelle resterende betalinger.

Det nye er, at du nu selv kan bestemme teksten, der sendes ud i e-mail kvitteringerne. Tilføj yderligere informationer eller en personlig hilsen øverst i e-mailen for at give dine medlemmer en ekstra god oplevelse.

En anden ny funktion er, at du nu kan vælge at slå e-mail kvitteringer helt fra eller angive, at de ikke skal sendes for indbetalinger foretaget med kreditkort eller MobilePay Subscription, da medlemmerne normalt vil modtage en ordrebekræftelse på disse betalinger.

Se og tilpas de nye muligheder under Indstillinger -> Opkrævningsindstillinger under overskriften Betalings-kvittering.

Har du ikke set det endnu, så læs også nyheden om opdateringen af BetalingsService-modulet fra sidste uge.

Har I spørgsmål eller problemer i forhold til ovenstående, så kontakt supporten.

Opdateret BetalingsService modul

BetalingsService-modulet har i dag fået en opdatering. De tre punkter under opkrævning er nu lagt sammen til ét, som blot hedder BetalingsService. På den nye side kan man i faner se og danne filer til BetalingsService, indlæse filer fra BetalingsService, se alle detaljer i/fra filerne og se alle BetalingsService-aftaler.

Der er flere informationer om filerne i listerne, og man kan nu f.eks. se både, hvornår en fil er dannet ved BetalingsService, og hvornår den er indlæst.

Derudover er der udgivet en opdateret guide til BetalingsService-modulet, den kan læses her.

Bilagsvælger, betalingsoversigt og rykkere

Se evt. nyheden fra sidste uge omkring den nye bilagsvælger og designopdateringer til betalingsoversigt og rykkermodul, hvis du ikke har set det endnu.

Som en tilføjelse er der også i dagens opdatering kommet understøttelse til at trække filer ind i bilagsvælgeren for at uploade dem. Så nu kan du trække filer fra computeren ind i bilagsvinduet for at uploade og vælge dem.

Det er planen for efteråret at komme i mål med at give alle moduler et løft ift. design og implementere mange af de mindre forslag, vi har modtaget.

Har I spørgsmål eller problemer i forhold til ovenstående, så kontakt supporten.

Vi har i dag opdateret design og funktionalitet på 3 forskellige sider.

Ny bilagsvælger til at vedhæfte bilagsdokumenter
Vi har ændret i bilagsvælgeren så det nu er lettere at se dokumenterne man uploader og vælger direkte i vælgeren. Den er simplificeret så man nu både har søgemulighed og de valgte dokumenter i samme vindue, samtidig med at man har en stor visning af bilagsdokumentet hvor man kan tjekke at det er det korrekte dokument og se detaljer uden at skulle hente og åbne det.

Betalingsoversigten opdateret
Betalingsoversigten har fået et design-løft og der er flyttet lidt rundt på mulighederne for at gøre søgning, valg af opkrævninger og handlinger mere overskuelige. Bemærk at der er ændret i farvekoder og forklaringen i bunden af siden er opdateret så den viser de nye farvekoder.

Rykkermodulet opdateret
Under Opkrævning - Rykkere er der ud over et opdateret design lagt flere informationer ind omkring rykkere og de opkrævninger som er på vej til at kunne rykkes for. Den største ændring her er at de rykkerkørsler man laver nu er flyttet ind som en fane under Opkrævninger, så i kan finde jeres tidligere rykkerkørsler her, kun den seneste periode vises direkte på rykkersiden.

Har I spørgsmål eller problemer ift. ovenstående, så kontakt supporten.

Siden under fanen "Opkrævning", hvor der dannes opkrævninger direkte, er blevet opdateret.

Udover et nyt design, er der lavet nogle ændringer for at gøre det lettere at danne opkrævninger og få overblik, samt undgå de mest almindelige problemer ifm. opkrævning.

Siden er nu opdelt i tre faner:
1. Periodiske opkrævninger
2. Nye medlemmer
3. Salgsfaktura grupper

Periodiske opkrævninger dækker over de kontingentperioder, der løbende dannes. Nye medlemmer er de nye medlemmer, som kan opkræves manuelt, hvis der fx ikke bruges indmeldelsesformular med opkrævning. Salgsfaktura grupper er de grupper, der manuelt laves ud fra salgsfakturaer, hvor opkrævninger kan samles. Disse områder blev også vist før, men er nu opdelt i faner.

Der er tilføjet flere informationer til hver opkrævning, så det fra oversigten kan ses, om der er sendt, betalt og annullerede opkrævninger i perioden. Ellers foregår processen som normalt ift. at danne, tjekke og sende opkrævninger.

Nye muligheder ved dannelse af kontingent

Der er tilføjet to nye muligheder, når en kontingentperiode dannes. Der kommer derfor et vindue op, hvor der kan krydses af:

1. Vælg om der skal kunne opkræves tilbage i tiden:
Systemet kan som standard danne kontingent for ydelser tilbage i tiden. Hvis der fx dannes kontingent for juli 2024 men et medlem er tilføjet til et hold pr. januar 2024, vil systemet forsøge at opkræve medlemmet fra januar og ikke juli.
Dette kan nu selv bestemmes via en afkrydsningsboks: "Opkræv ikke medlemmer tidligere end periodens start".
Denne mulighed er valgt som standard, da de fleste ikke ønsker at opkræve tilbage i tiden. Dette hjælper med at undgå fejl som fx dobbelt opkrævninger.

2. Opkræv nye medlemmer sammen med almindeligt kontingent:
Før skulle opkrævninger for nye medlemmer dannes separat. Nu vil systemet spørge, om de nye medlemmer skal inkluderes i den nye kontingentperiode.
Vælges ja, kan både eksisterende og nye medlemmers opkrævning dannes i samme kørsel.
Der skal dog svares på, om de nye medlemmer skal opkræves fra deres indmeldelsesdato inkl. evt. indmeldelsesgebyrer, eller om de skal opkræves fra den aktuelle periode og frem. Prøv begge muligheder og se, hvad der fungerer bedst.

Har I spørgsmål eller problemer ift. ovenstående, så kontakt supporten.

Vi ser frem til et spændende efterår, hvor de sidste designændringer rulles ud til resten af systemet og der er et par ekstra nye tilføjelser undervejs.

Vi er glade for at kunne præsentere det nye design i ForeningsAdministrator! Systemet har fået et friskere udseende og et par nye muligheder som vi håber at i bliver glade for.

Nyt design og forbedret søgning
Menuerne ser nu anderledes ud, og vi har tilføjet en ny søgemulighed øverst til højre. Denne globale søgefunktion gør det nemt at finde alt fra medlemmer til bilag ved at søge direkte på siden.

Opdateringer i medlemsdelen
Medlemsdelen, medlemsvinduet og medlemslisten har fået nyt design, og fanerne under medlemmer er opdateret. Specielt faktura- og posteringslisten er ændret og har fået ny funktionalitet baseret på jeres feedback. Nu er det muligt at få både fakturaer og posteringer vist pr. år eller få vist linjerne på en faktura direkte i fakturalisten.

Feedback velkommen
Oplever du nogle problemer eller har du blot ris eller ros til de nye ændringer hører vi meget gerne fra dig, så vi kan få tilpasset de nye muligheder, hvor vi ikke ramte helt plet i første omgang.

Der er stadig et par sektioner under Opkrævninger og Regnskab der fortsat mangler en opdatering, det kommer i tiden efter sommerferien.

Husk "Modtag Bilag"
Hvis I har RegnskabPro, så husk den nye "Modtag Bilag" funktion. Læs evt. den tidligere nyhed om denne mulighed, hvis I ikke har prøvet det endnu.

Support i sommerferien
Supporten går i ferietilstand fra d. 6/7 til og med d. 28/7. Der er mulighed for support i denne periode, men svartiden vil være længere end normalt. Så hvis I har brug for hjælp i denne periode, bedes I kontakte os i god tid.

De bedste hilsner,
ForeningsAdministrator

Vi er glade for at kunne præsentere en ny feature i vores RegnskabPro-pakke: ModtagBilag. Med denne funktion kan I nemt sende bilag og regninger direkte til ForeningsAdministrator via e-mail. Dette gør det endnu lettere at holde styr på jeres digitale bilagsdokumenter og bruge dem aktivt i bogføringen.

Det virker ved, at I vælger en e-mailadresse, der hedder xxxxx@modtagbilag.dk, og her kan I sende jeres bilag til, og så indlæses de automatisk. ModtagBilag kan bruges på flere måder, alt efter hvad der passer bedst til jeres forening. Kasseren kan sende bilag direkte til systemet, eller I kan have en intern aftale om, at alle i bestyrelsen og andre tilknyttede sender bilag til modtagbilag.dk. Endvidere kan I bruge ModtagBilag som faktura e-mail ved jeres leverandører, så regninger automatisk bliver indlæst og klar til behandling.

For at optimere jeres workflow yderligere, kan I opsætte regler i jeres e-mailprogram til automatisk at videresende relevante e-mails til modtagbilag.dk. Hvis I har jeres eget domæne, kan I også oprette en separat e-mailadresse til bilag og fakturaer, som videresender til ModtagBilag. Dette sikrer, at I både har en kopi af alle e-mails og får dem indlæst i ForeningsAdministrator.

I kommer i gang under Indstillinger - Regnskabsindstillinger, hvis i har RegnskabPro pakken.

Vi håber, at denne nye feature vil gøre jeres regnskabshåndtering endnu mere effektiv og overskuelig.

Husk at vi 1. juli lægger nyt overordnet design på login og systemet.
Vi har stadig lidt vej med at få alle undersider opdateret, men fra denne dato vil menuerne se lidt anderledes ud, men vil ellers fungere som det plejer. Der vil være en ny global søgefunktion, der gør det lettere at finde det, man leder efter.

Support i juli
Supporten går i ferietilstand fra d. 6/7 til og med d. 28/7. Der er mulighed for support i denne periode, men svartiden er længere end normalt. Så ved I, at I har brug for hjælp i denne periode, så sig til i god tid.

De bedste hilsner
ForeningsAdministrator

Vi har tilføjet en ny funktion til jer, der benytter RegnskabStandard eller RegnskabPro, som gør det muligt for jer at aktivere automatiske udligninger. Denne funktion findes under 'Indstillinger' > 'Posteringsregler', hvor I kan slå 'Udligninger' til. Dette gør, at systemet kan registrere en faktura som betalt på baggrund af posteringer direkte på faktura-modtageren eller ved andre ændringer, såsom en kreditnota til fakturaen. Denne funktion er som standard ikke aktiveret.

Funktionen giver jer tre muligheder:
Deaktiveret: Systemet udligner ikke og foreslår ikke udligninger.
Manuel indstilling: Systemet foreslår mulige matches og i vælger selv hvilke der skal køres for et medlem eller en faktura.
Autopilot: Systemet administrerer automatisk udligninger ved bogføring.

De fleste vil fint kunne undvære den nye funktion, men vi har fået ønsker om at kunne bogføre indbetalingerne direkte fra kassekladden, og det kan nu gøres ved at aktivere udligninger og derefter bogføre direkte på faktura-modtageren.

Vores anbefaling:
Start med manuel udligning for at evaluere systemets forslag, især hvis I har mange posteringer og fakturaer, for at undgå utilsigtede udligninger. Kontakt vores supportteam for assistance.

Ekstra tip:
Vælg en konto til "Automatiske handlinger" under 'Posteringsregler' for yderligere automatiseringsmuligheder.

Designopdatering:
Arbejdet med at opdatere systemets design fortsætter, senest er hele Arrangementsmodulet blevet opdateret, og I vil se ændringer i de forskellige sektioner i den kommende tid.